過去の応募者への再アプローチ｜「前に見送った人」が、いま最も近い候補者になる理由

新しい候補者を探す前に、手元にある一覧を見てください。以前に応募してきた人、面談まで進んで見送った人、内定を出して辞退された人。この人たちは、経歴も、面談での様子も、当時の温度も分かっています。結論を先に書くと、過去の応募者は、ゼロから探す候補者より「近い」候補者です。前回の経緯で送ってよい相手を選び、経緯を踏まえた一段落目で、適切な期間を空けて送ってください。退職者への声かけは退職者へのスカウトに、候補者の一覧の持ち方はタレントプールの作り方にまとめています。過去の応募者の個人情報の扱いは、自社の方針と法令に沿って、専門家にご確認ください。

過去の応募者が「近い」理由

過去に接点のあった候補者は、通常のスカウトの対象と比べて、次の点で近い候補者です。

経歴の中身が分かっている。 書類と面談で、経歴に書かれた経験の深さと範囲を確認済みです。書類だけで見えないずれが、最初からありません。

自社への関心があった。 応募した、面談に来た、という事実は、当時に自社への関心があったことを示します。ゼロから関心を作る必要がありません。

見送りの理由が分かっている。 なぜ見送ったか、なぜ辞退されたかを、記録があれば知っています。その理由がいま解消されているなら、再アプローチの根拠になります。

温度が読める。 面談での様子、辞退のときの言葉。前回の温度が分かれば、いまの温度を推測できます。

一方で、前回の経緯があるので、送り方を間違えると「前に断ったのに、また来た」と受け取られます。経緯に沿った送り方が要ります。

再アプローチで効く相手

過去の応募者のうち、再アプローチで効くのは、次の人たちです。

タイミングで見送った人。 当時は募集が埋まった、条件が合わなかった、時期が合わなかった。人としては合っていたが、状況で見送った。状況が変われば、最も近い候補者です。

経験の深さで見送った人。 当時は経験が一歩足りなかったが、それから時間が経ち、経験を積んでいる可能性がある。「あれから〇年、経験を積まれたなら」という声かけが自然です。

他社に決めて辞退した人。 他社に入ったが、その後どうなっているかは分かりません。一年から二年経てば、次を考えている可能性があります。

内定を出して辞退した人。 自社を良いと思っていたが、条件や他社との比較で辞退した。条件が変わったなら、再度話せます。

募集が終わって連絡できなかった人。 応募があったが、募集が埋まって面談に至らなかった人。自社への関心があった状態で止まっています。

これらの人は、「前回の経緯を踏まえた一段落目」で、通常のスカウトより高い確率で返信が来ます。

送ってはいけない相手

一方で、再アプローチしてはいけない人もいます。

明確に「合わない」と判断した人。 経験ではなく、役割の認識や働き方や価値観で合わないと判断した人。時間が経っても、合わないものは合わないことが多い。送ると、前回の判断を否定することになります。

候補者側から「もう連絡しないでほしい」と言われた人。 明示的な意思表示があれば、それに従います。

前回の対応で不快な思いをさせた人。 連絡が遅れた、面談で失礼があった、内定を出した後に取り消した。この人たちには、再アプローチの前に、前回の謝罪が要ります。謝罪なしに送ると、印象がさらに悪くなります。

個人情報の保持期間を過ぎている人。 自社の方針で、応募者の情報の保持期間を決めている場合、期間を過ぎた人の情報は使えません。方針と法令に沿って、専門家にご確認ください。

短期間に何度も送っている人。 前回の接触から間が無い、あるいはすでに何度か送っている。しつこい会社になります。

送ってよい人と、いけない人を分けるには、前回の経緯の記録が要ります。記録が無ければ、分けられません。

前回の経緯を踏まえた送り方

再アプローチの文面は、通常のスカウトと一段落目が違います。

前回の接点に触れる。 「以前、〇〇の募集でご応募いただき」「以前、面談でお話しさせていただき」。触れないと、通常のスカウトと同じに見え、「前のことを忘れている会社」と受け取られます。

前回の経緯を、率直に短く。 「当時は募集が埋まってしまい」「当時は経験の面で一歩及ばず」「当時は条件が合わず」。曖昧にすると、「なぜまた来たのか」が分かりません。

変わったことを伝える。 「今回は〇〇の役割で、当時とは範囲が違います」「条件を見直しました」「新しいポジションができました」。前回と同じなら、再アプローチの理由になりません。

相手の変化を尊重する。 「あれから経験を積まれたなら」「状況が変わっていらっしゃれば」。相手も変わっている前提で書きます。

圧をかけない。 「ぜひ」「今度こそ」は避けます。「もし関心があれば、近況をお聞かせいただければ」程度に。前回断った、断られた経緯があるので、圧は逆効果です。

社内の人が面談で会っている場合は、その人の名前で送るほうが、担当者からの文面より自然です。担当者は、その後の日程調整を担います。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「一度見送った人に、また声をかけるのは失礼」というものです。実際には、タイミングや経験の深さで見送った人は、「見送られた理由が解消されたなら、また話したい」と思っていることが多い。声をかけないほうが、「あの会社は自分に関心が無かった」で終わります。

見ていて差がつくのは、担当者が「過去の応募者の一覧はありますか」と最初に聞くかどうかです。新規の候補者を探す前に、手元の一覧を見る担当者は、最も近い候補者から始めます。一覧を見ずに媒体で抽出する担当者は、近い候補者を素通りします。

発注側にできるのは、過去の応募者の一覧を、前回の経緯（見送りの理由、辞退の理由、当時の温度）とともに担当者に渡すことです。経緯が無い一覧は、送ってよい人といけない人を分けられず、使えません。

期間の空け方

再アプローチは、前回の接点からの期間で、送り方が変わります。

半年未満。 状況が変わっていない可能性が高く、再アプローチは早い。ただし、募集が埋まって連絡できなかった人、タイミングで見送った人で、新しい募集が出た場合は、半年未満でも送れます。

半年から一年。 経験の深さで見送った人には、まだ早いことが多い。他社に決めた人は、入社直後で動きません。タイミングで見送った人には、新しい募集があれば送れます。

一年から二年。 多くの人に再アプローチできる期間です。経験を積んでいる、他社での状況が見えている、条件の考え方が変わっている。「あれから〇年」の一段落目が自然に書けます。

二年以上。 経歴も状況も大きく変わっている可能性があります。前回の経緯より、いまの経歴を改めて確認する形で送ります。個人情報の保持期間との関係も確認します。

期間は目安で、前回の経緯によって変わります。「募集が埋まった」なら短く、「経験が足りなかった」なら長く。

担当者に渡す記録

再アプローチを担当者に頼むなら、次の記録を渡します。

この記録があれば、担当者は前回の経緯を踏まえた文面を書け、送ってはいけない人を避けられます。記録が無ければ、通常のスカウトと同じ文面になり、再アプローチの価値が消えます。

記録は、応募や面談のたびに一行ずつ残しておけば、再アプローチのときに改めて作る必要はありません。レポートに入れてもらう項目で書いた辞退理由の記録が、そのまま使えます。

エラベルの見解

担当する側から見ると、過去の応募者への再アプローチで最も困るのは「一覧はあるが、経緯が無い」ことです。氏名と経歴だけの一覧を渡され、「この人たちに送ってほしい」と言われる。前回なぜ見送ったのか、辞退の理由は何か、送ってよい人かどうかが分からない。仕方なく通常の文面で送ると、「前のことを覚えていない会社」と受け取られます。

経緯の記録は、応募や面談のたびに一行残せば済みます。「タイミングで見送り。経験は合う」「条件で辞退。年収の希望が〇〇」。この一行があれば、一年後の再アプローチで、担当者は前回の経緯を踏まえた文面を書けます。

発注側にできるのは、見送りや辞退のたびに、担当者と一緒に経緯を一行残すことです。そのときは使わなくても、一年後に最も近い候補者の一覧になります。

まとめ

• 過去の応募者は経歴の中身・関心・見送りの理由・温度が分かっている、最も近い候補者
• 効くのはタイミングで見送った・経験の深さで見送った・他社に決めた・内定辞退・募集が埋まって連絡できなかった人
• 送ってはいけないのは合わないと判断した・連絡不要と言われた・不快な思いをさせた・保持期間を過ぎた・短期間に何度も送った人
• 文面は前回の接点に触れ・経緯を率直に短く・変わったことを伝え・相手の変化を尊重し・圧をかけない
• 期間は経緯で変わる。募集が埋まったなら短く、経験不足なら長く。一〜二年が多くの人に合う
• 担当者に前回の接点・理由・温度・送ってよいか・誰が会ったか・変わったこと・個人情報の扱いを渡す
• 見送りや辞退のたびに経緯を一行残す。個人情報の扱いは専門家に確認

よくある質問

内定を辞退した人に、また声をかけてよいですか

辞退の理由によります。条件や他社との比較で辞退した人は、条件が変わったり、他社での状況が変わったりすれば、再度話せます。一年ほど空けて、「当時は条件が合わず」と率直に触れたうえで、変わったことを伝えてください。辞退のときに不快な思いをさせていたなら、先に謝罪が要ります。

過去の応募者の情報を、どのくらいの期間使ってよいですか

自社の個人情報の方針と、法令に沿います。応募時に「一定期間保持し、今後の募集でご連絡する場合がある」と明示していれば、その範囲で使えます。明示していない場合や、保持期間を過ぎている場合は、使えないことがあります。この点は、自社の担当部門か専門家にご確認ください。

過去の応募者の記録が、ほとんど残っていません

いまから残し始めてください。応募や面談のたびに、担当者と一緒に経緯を一行残します。過去の分は、社内の人の記憶で補える範囲で、「送ってよい人」だけを選びます。記憶が無い人には、経緯に触れず、いまの経歴を改めて確認する形で送るか、送らないかを判断します。