スカウト代行 / スカウト代行
過去の応募者への再アプローチ
過去に応募や面談があったが、採用に至らなかった候補者がいる。この人たちに、もう一度声をかけられないか。新しく探すより速く、相手も自社を知っています。この記事では、進め方と確認すべきことを整理します。個人情報の取り扱いと連絡の可否については、自社の規程と照らして専門家にご確認ください。
まず連絡の可否を確認する
応募時に取得した情報を、後の連絡に使えるか。
確認する論点
取得の目的として、どう説明していたか。
保管の期間をどう定めていたか。
応募時に、今後の連絡についての同意を得ていたか。
この三つを確認してください。
そして、自社の個人情報の取り扱いに関する規程と照らして判断が要ります。
個別の判断は専門家にご確認ください。
この確認を飛ばして連絡すると、後で問題になります。
そして、確認の結果、連絡できない場合もあります。
その場合、媒体で見つけて通常のスカウトとして送る形があります。
ただし、この場合も、過去の応募に触れるかは判断が要ります。
対象を分ける
過去の候補者は、状況で分かれます。
一.書類で見送った候補者。会っていない。
二.面談したが、見送った候補者。
三.面談したが、候補者から辞退された。
四.内定を出したが、辞退された。
五.選考の途中で、連絡が途絶えた。
この五つで、扱いが違います。
そして、四番目が最も可能性があります。
内定まで進んだということは、自社が評価し、候補者も選考を続けていたということです。
辞退の理由が解消されていれば、戻ってくることがあります。
そして、二番目。
見送った理由が、要件の変化で解消されていることがあります。
当時は経験が足りなかったが、その後の年数で満たしている。
この確認をしてください。
見送った理由を確認する
再アプローチの前に、記録を見てください。
確認すること
なぜ見送ったか。
その理由は、今も当てはまるか。
要件が変わっていないか。
候補者の状況が変わっている可能性。
四番目です。
時間が経てば、経験も状況も変わります。
当時の判断が、今も正しいとは限りません。
そして、記録がない場合
判断ができません。
この場合、記録を残す運用を今から始めてください。
残す内容
候補者の経歴の要点。
どの段階まで進んだか。
見送った、または辞退された理由。
次に可能性がある時期。
エラベルの見解
再アプローチで最も効くのは、辞退された候補者への連絡です。
そして、辞退の理由によって、可能性が分かれます。
戻ってくる可能性がある理由
条件が合わなかった。その後、条件を見直していれば可能性があります。
時期が合わなかった。時期が来ていれば可能性があります。
他社と比べて決め手がなかった。自社の状況が変わっていれば可能性があります。
業務の内容が想像と違った。募集の内容が変われば可能性があります。
戻ってくる可能性が低い理由
他社に入社し、そこで定着している。
選考の過程で不信を持たれた。
働き方の希望が根本的に合わない。
この分け方をしてから、連絡してください。
そして、伝え方が重要です
「前回はご縁がありませんでしたが」から入らないでください。
候補者にとって、断った、または断られた記憶を思い出させます。
代わりに、何が変わったかから伝えてください
「募集の内容が変わりました」
「当時ご指摘いただいた点について、こう変わりました」
この形だと、前回とは別の話として受け取られます。
そして、二番目です。
辞退の理由を聞いていた場合、それに応える形で伝えられます。
「リモートでの勤務ができないことがネックとお聞きしていました。現在は週の半分が在宅です」
この連絡は、候補者にとって意味があります。
だから、辞退の理由は欠かさず聞いて記録してください。
記録がないと、この連絡ができません。
伝え方
連絡の内容
なぜ今、連絡したか。
何が変わったか。募集の内容、条件、組織。
期待する役割。
前回との違い。
この四つです。
そして、二番目を具体的に書いてください。
変わっていないなら、連絡する理由が弱い。
そして、候補者から見ると「また同じ話か」となります。
変わった点があるから連絡する。
この形にしてください。
期間を空ける
辞退や不採用から、どれくらい空けるか。
判断の材料
候補者の状況が変わる時間。
要件や条件が変わったか。
辞退の理由。
そして、三番目です。
他社に入社した候補者は、そこでの状況が固まるまで動きません。
時期が合わなかった候補者は、その時期が来れば可能性があります。
理由によって、適切な間隔が変わります。
そして、記録に「次に可能性がある時期」を書いておいてください。
その時期に、こちらから連絡できます。
記録の仕組み
再アプローチができるかは、記録の有無で決まります。
残す項目
- 候補者の経歴の要点
- 応募または接触の経路
- 進んだ段階
- 見送った、または辞退された理由
- 次に可能性がある時期
- 連絡の可否。同意の状況
六番目です。
連絡してよいかを、記録の時点で整理しておいてください。
後から確認すると、時間がかかります。
そして、保管の期間も定めてください。
個人情報を無期限に保管することについては、規程と法令に関わります。
個別の判断は専門家にご確認ください。
代行会社との進め方
再アプローチを代行会社に任せる場合。
決めること
対象のリストを誰が作るか。
連絡の可否を誰が確認するか。
文面を誰が作るか。
候補者情報をどう渡すか。
二番目です。
連絡してよいかの判断は、自社が行ってください。
代行会社は、自社の規程や同意の状況を知りません。
そして、四番目。
過去の候補者の情報を代行会社に渡すことは、第三者への提供にあたる場合があります。
個別の判断は専門家にご確認ください。
この確認をしてから、進めてください。
エラベルの見解
再アプローチを可能にするのは、選考のときの対応です。
見送るとき、辞退されるとき。その対応が、後の可能性を決めます。
見送るときにできること
理由を伝える。伝えられる範囲で。
丁寧に連絡する。
そして、今後の可能性に触れる。「別の募集が出た際に、ご連絡してもよいでしょうか」
三番目です。
この一文を入れておくと、後の連絡がしやすくなります。
そして、同意の記録にもなります。
表現や記録の方法については、専門家にご確認ください。
辞退されたときにできること
理由を聞く。答えられる範囲で。
記録する。
そして、丁寧に対応する。
三番目です。
辞退の連絡に、どう返すか。
素っ気ない対応をすると、後の可能性がなくなります。
「またご縁がありましたら」という定型ではなく、具体的に返す。
「今回いただいたご指摘は、社内で共有します」
この対応が、後につながります。
そして、候補者は他の人に話します。
選考の対応は、その候補者だけでなく、その周りにも伝わります。
再アプローチができる会社は、選考の対応が丁寧な会社です。
まとめ
- 連絡の可否を先に確認する。取得の目的、保管期間、同意の状況
- 対象を五つの状況に分ける。可能性が高いのは内定辞退と要件の変化で解消した見送り
- 見送った理由が、今も当てはまるかを確認する
- 辞退の理由を戻る可能性がある／低いで分ける
- 「前回はご縁がありませんでしたが」から入らない。何が変わったかから伝える
- 辞退の理由を記録していれば、それに応える連絡ができる
- 記録には次に可能性がある時期と連絡の可否を残す
- 保管の期間を定める。個別の判断は専門家に
- 代行会社に渡す場合、第三者提供の論点を確認する
- 見送るとき・辞退されたときの対応が、後の可能性を決める
よくある質問
過去の応募者に連絡してよいですか
応募時の取得の目的、保管の期間、同意の状況によります。自社の個人情報の取り扱いに関する規程と照らして判断してください。個別の判断は専門家にご確認ください。連絡できない場合、媒体で見つけて通常のスカウトとして送る形があります。
どのくらい期間を空けるべきですか
辞退の理由によります。他社に入社した候補者は、そこでの状況が固まるまで動きません。時期が合わなかった候補者は、その時期が来れば可能性があります。記録に「次に可能性がある時期」を書いておいてください。
記録が残っていません
今から記録を始めてください。候補者の経歴の要点、進んだ段階、見送った理由、次に可能性がある時期、連絡の可否。この五つがあると、後で判断できます。そして、保管の期間も定めてください。