スカウト代行 / スカウト代行
ノウハウを社内に残す
スカウトを代行に任せていると、運用のノウハウは代行側に溜まります。どの条件が効いたか、どの文面に反応があったか、どの層は反応が薄かったか。この記録が自社にないと、代行を替えたときも内製に戻したときも、ゼロから始めることになります。この記事では、残すものと、その仕組みを整理します。採用代行全般の設計は採用ノウハウを社内に残す契約の作り方にまとめています。
残すもの
条件に関するもの
- 使っている検索条件（条件の内容を文書で）
- 設計意図（なぜその条件か、どの層を外したか）
- 試したが母数が足りなかった条件
- 母数の推移
文面に関するもの
- 職種ごとの型
- 書き分けの範囲と例
- 反応が良かった文面、悪かった文面
- なぜその訴求にしたかの理由
反応に関するもの
- 返信の内容の分類と推移
- よく出る質問
- 辞退や見送りの理由
運用に関するもの
- 送信の時間帯やタイミングの傾向
- 媒体ごとの違い
- うまくいかなかった試み
この四つのうち、二番目と三番目がスカウト特有です。そして、記録されていないことが多い。
条件の設計意図が最も重要
条件そのものは、管理画面を見れば分かります。ところが、なぜその条件にしたかは記録されません。
なぜこの経験年数にしたのか。なぜこの業界を外したのか。なぜこの規模の会社に絞ったのか。
この理由が分からないと、次の担い手は条件を触れません。触れない条件は、そのまま使われ続けます。
そして、要件が変わったときにも調整できません。
だから、条件を作ったとき、変えたときに理由を記録してもらってください。
箇条書きで数行あれば十分です。
文面の反応の記録
どの文面が、どのくらい反応があったか。
記録すること
- 文面の版（内容そのもの）
- 使った期間
- 送信数と返信数
- 返信の内容の傾向
この記録があると、次の担い手が判断できます。「この型は反応が良かった」「この訴求は響かなかった」。
そして、同じことを繰り返さずに済みます。
逆に、記録がないと、次の担い手はゼロから試すことになります。そして、過去に効かなかった訴求を、また試すことになる。
エラベルの見解
スカウトで残すべき記録のうち、最も価値があるのに最も残らないのが「うまくいかなかったこと」です。
反応が薄かった文面。母数が少なすぎた条件。効かなかった訴求。外して迷った層。これらは、成功の記録より役に立つことがあります。
理由は、次の担い手が同じことを繰り返さずに済むからです。
そして、スカウトでは特に効きます。送れる候補者には限りがあります。効かない文面で送ってしまうと、その候補者にはもう送れません。
過去に何を試して効かなかったかが分かっていれば、限られた母数を無駄にしません。
ところが、この記録は依頼しないと作られません。レポートは普通、やったことの記録として作られます。
だから、報告の項目に欄を作ってください。「今月うまくいかなかったこと」。数行で足ります。
そして、この記録は数年分たまると、最も参照される部分になります。新しい施策を検討するときに、過去に試したかを確認できる。
成功の記録より、失敗の記録のほうが長く価値を持ちます。
契約で決めること
成果物の帰属。文面、検索条件、テンプレート。編集できる形式で受け取れるか。
報告に含める項目。判断の理由、うまくいかなかったこと、担当者名。
引き渡しの時期。都度か、契約終了時か。都度のほうが確実です。
接触の記録の置き場所。自社の環境に集約する形にする。
この四つを契約か別紙に書いておいてください。扱いは作った文面の権利にまとめています。
運用で言語化する
契約に書いても、日々の運用で記録されなければ残りません。
定例会で「なぜそうしたか」を聞く。条件を変えた理由、文面を直した理由。答えを議事に残せば、記録になります。
四半期に一度、文書を更新する。条件の設計意図、文面の型、失敗の記録。溜まった知見を反映します。
担当者が替わる前に回収する。交代の連絡を受けたら、引き継ぎ資料に加えて失敗の記録を求めます。
数字の横に出来事を書く。文面を変えた、条件を広げた、担当者が替わった。変化の原因が特定できます。
この四つを運用に組み込んでください。
置き場所
接触の記録は採用管理システムに。誰に、いつ、どの媒体で送ったか。返信の内容。
条件と文面は共有の場所に。編集できる形式で、版が分かる形で。
判断の理由は文書に。条件の設計意図、訴求の理由。
失敗の記録は一箇所に。試したが効かなかったこと。
この四つの場所を決めておくと、更新も引き継ぎも単純になります。
そして、代行会社の環境に溜まる形は避けてください。契約が終わると失われます。
内製化との関係
ノウハウの記録は、内製化の前提条件です。
条件の設計意図が分からなければ、社内の担当者は条件を触れません。文面の反応が記録されていなければ、どの訴求が効くか分かりません。
だから、内製化を考えるなら、記録の整備を先に始めてください。
そして、移管の期間中に作るのが最も効率的です。代行が実務を担っている間に、判断の理由を言語化してもらう。社内が読んで、質問し、補足する。
この往復で、記録も移管も進みます。
手順は内製へ戻すときの手順にまとめています。
記録が続かないとき
項目が多すぎる。判断の理由と失敗の記録に絞ってください。
更新の担当が決まっていない。誰が、いつ更新するか。
使われていない。記録しても誰も見ないなら、続けるのは難しい。定例会で参照する場面を作ってください。
作成が稼働を圧迫している。報告の項目を絞り、画面で見られるものは書かない形にします。
この四つのうち、三番目が最も多い。引く場面があると、更新も続きます。
エラベルの見解
ノウハウを残す作業を、「契約が終わるときのため」だけに考えないでください。日々の運用でも効きます。
条件の設計意図が記録されていれば、要件が変わったときに調整できます。どこを緩めてよいか、どこが外せないかが分かる。
文面の反応が記録されていれば、次の職種でも使えます。似た層に響いた訴求は、別の職種でも効くことがあります。
失敗の記録があれば、同じ試行を避けられます。限られた母数を無駄にしません。
そして、担当者が替わったときにも効きます。契約は続いていても、人は替わります。そのときに、記録があれば引き継げます。
だから、記録は「終わるため」ではなく「続けるため」の作業です。
この捉え方だと、代行会社にも伝えやすくなります。「契約が終わったときに使えるように」ではなく、「運用を続けるために記録を残してほしい」。
そして、実際に日々の運用で使ってください。定例会で参照する、条件を変えるときに見る。使われている記録は、更新も続きます。
まとめ
- 残すのは、条件・文面・反応・運用の四つ
- スカウト特有なのは、文面の反応の記録とうまくいかなかったこと
- 条件の設計意図が最も重要。理由が分からないと次の担い手が触れない
- 最も価値があるのに最も残らないのが「うまくいかなかったこと」
- 契約では、成果物の帰属・報告の項目・引き渡しの時期・記録の置き場所を決める
- 運用では、定例で理由を聞き、四半期に一度文書を更新する
- 接触の記録は採用管理システムに集約する
- 記録は「終わるため」ではなく「続けるため」の作業
よくある質問
何から記録すればよいですか
条件の設計意図と、うまくいかなかったことの二つから始めてください。条件そのものは管理画面で見られますが、なぜその条件かは記録しないと残りません。失敗の記録は、依頼しないと出てきません。
記録の作成が稼働を圧迫します
項目を絞ってください。判断の理由と失敗の記録に限れば、箇条書きで数行です。あわせて、画面で確認できる数字は報告に書かない形にすると、負担が下がります。
代行が記録に協力してくれません
報告の項目として契約や運用のルールに入れてください。稼働に含まれる形にしておくと、作業として位置づけられます。あわせて、記録を定例会で参照する場面を作ると、書く意味が伝わります。