スカウト代行 / スカウト代行
採用期限から逆算した送信計画
いつまでに採用したいかは決まっている。そこから、いつ何件送るかを決めます。この逆算をしないまま始めると、間に合わないことが後から分かります。この記事では、計画の立て方と、成り立たないときの選択肢を整理します。
逆算する工程
採用したい時期から、順に遡ります。
遡る工程
入社。
内定から入社まで。現職の退職手続きの期間。
選考から内定まで。面接の回数と間隔。
面談から選考へ。
返信から面談設定まで。
送信から返信まで。
立ち上げ。条件と文面の作成。
この七つを遡ると、いつ契約すべきかが出ます。
そして、二番目が長くなることがあります。
在職中の候補者は、退職の手続きに時間が要ります。
この期間を織り込まないと、入社の時期がずれます。
各工程の日数を出す
自社の実績から出してください。
出す方法
過去に採用した人の記録を見る。
各工程に何日かかったか。
平均ではなく、幅で見る。最短と最長。
そして、記録がない場合
選考の段階数から見積もる。
そして、代行会社に聞く。返信から面談設定までの目安。
この二つで、おおよその数字が出ます。
そして、運用しながら実績で置き換えてください。
母数と突き合わせる
逆算した計画が、母数で成り立つかを確認します。
確認の手順
必要な採用人数から、必要な面談件数を出す。通過率を使う。
その面談件数に必要な返信件数を出す。
その返信件数に必要な送信件数を出す。
その送信件数が、母数の中に収まるか。
四番目です。
母数が足りなければ、計画は成り立ちません。
そして、この確認は契約の前にやってください。
運用を始めてから足りないと分かると、時間を失います。
エラベルの見解
逆算の計画で、「辞退を織り込む」ことを忘れないでください。
計画を立てるとき、面談から内定まで一直線に進む前提で計算しがちです。
実際には、各段階で離脱があります。
離脱が起きる場所
面談の設定後、実施前。
面談の後。
次の選考の案内後。
内定後。
この四つで、候補者は減ります。
そして、内定後の辞退が最も痛い。
期限が近い段階で、振り出しに戻るからです。
対応
複数の候補者を並行させる。
一名の採用でも、面談は複数名と進める。
そして、内定を出す時期に、次の候補者が選考の途中にいる状態を作る。
計算の仕方
必要な採用人数に対して、面談件数を多めに設計する。
どれだけ多めにするかは、自社の過去の実績から出してください。
面談から内定までの通過率、内定から入社までの通過率。
この二つが分かれば、必要な面談件数が出ます。
記録がない場合、最初の期間で測ってください。
そして、次の計画に使う。
辞退を織り込まない計画は、期限の直前で破綻します。
そのとき、できることは限られています。
最初から織り込んでおけば、途中で調整できます。
送信の配分
期間内に、いつ何件送るか。
配分の考え方
立ち上げの期間は送らない。条件と文面を作る。
最初は少数を送り、返信率を見る。
条件と文面を調整する。
固まってから、件数を増やす。
期限の手前で送信を止める。選考の期間が要ります。
五番目です。
期限の直前まで送っても、選考が間に合いません。
送信から入社までの日数を引いた時点が、送信の締め切りです。
そして、その日を計画に書いてください。
「この日以降に送った候補者は、期限に間に合わない」
この線を引いておくと、判断が変わります。
計画が成り立たない場合
逆算した結果、間に合わないと分かった場合。
選択肢
期限を延ばす。
採用人数を減らす。
条件を広げる。母数を増やす。
媒体を足す。
他の手段を併用する。紹介、リファラル。
選考の段階を減らす。期間を短くする。
要件を分解する。一人分の要件を二人に分ける。
この七つのうち、六番目が最も早く効きます。
選考の段階を一つ減らすと、期間が短くなります。
そして、日程調整の往復も減ります。
確認すること
その段階で、何を見ているか。
他の段階と重複していないか。
そして、七番目。
要件が複合的で母数がない場合、分解すると母数が生まれます。
この判断は、期限が厳しいときほど検討する価値があります。
計画を代行会社と共有する
逆算した計画を、渡してください。
渡す内容
採用したい時期と人数。
各工程の想定日数。
送信の締め切り。
月ごとの送信件数の目安。
自社側の対応の約束。合否の日数、日程の提示。
五番目です。
計画は、自社の対応速度が前提になっています。
書類の合否に時間がかかれば、計画はずれます。
だから、自社の約束も一緒に渡してください。
そして、守れなかった場合に計画がどうずれるかも共有しておく。
進捗を見る
計画に対して、どこまで来ているか。
見る項目
送信件数の進捗。
返信件数と面談設定件数。
選考が進んでいる候補者の数と段階。
送信の締め切りまでの残り。
四番目を毎月確認してください。
締め切りが近づいたら、判断が要ります。
間に合いそうなら続ける。
間に合わないなら、上の七つの選択肢を検討する。
そして、この判断は早いほどよい。
締め切りの直前だと、選択肢が減ります。
エラベルの見解
計画を立てるとき、自社側の工程にかかる日数を正直に見積もってください。
計画がずれる原因の多くは、代行会社ではなく自社側にあります。
ずれる場所
書類の合否。「三日で返す」と決めても、実際は一週間かかる。
面談の日程。面接官の予定が出るまでの日数。
条件の提示。社内の承認。
内定の決裁。
この四つで、想定より日数がかかります。
そして、計画では短く見積もりがちです。
「うちは速いから」
実際の記録を見ると、違うことがあります。
確認の仕方
過去に採用した人の記録から、実際の日数を出す。
平均ではなく、最長も見る。
そして、その日数で計画を立てる。
理想の日数ではなく、実績の日数で立ててください。
そのうえで、短縮する取り組みを別に進める。
短縮する方法
面談の枠を先に押さえる。
書類の合否の期限を決める。
決裁の経路を短くする。
選考の段階を減らす。
この四つは、費用をかけずにできます。
そして、効果が大きい。
計画の日数のうち、自社が持つ工程が占める割合を計算してみてください。
思っているより大きいことがあります。
代行会社に速さを求める前に、自社の工程を測ってください。
まとめ
- 採用したい時期から七つの工程を遡る
- 内定から入社までの期間を織り込む
- 各工程の日数は、自社の実績から幅で出す
- 逆算した計画が母数で成り立つかを契約前に確認する
- 辞退を織り込む。面談件数を多めに設計する
- 送信の締め切りを決め、計画に書く
- 成り立たないなら、選考の段階を減らすか要件を分解する
- 計画を代行会社に渡す。自社側の対応の約束も一緒に
- 締め切りまでの残りを毎月確認する
- 自社側の工程は、理想ではなく実績の日数で見積もる
よくある質問
各工程の日数が分かりません
過去に採用した人の記録から出してください。記録がない場合、選考の段階数から見積もり、返信から面談設定までの目安を代行会社に聞いてください。そして、運用しながら実績で置き換えてください。
計画が母数で成り立たない場合はどうしますか
条件を広げる、媒体を足す、他の手段を併用する、要件を分解する、期限を延ばす、人数を減らす。この六つのうちどれかを選ぶことになります。要件が複合的な場合、分解すると母数が生まれることがあります。
送信はいつまで続けてよいですか
送信から入社までにかかる日数を、期限から引いた時点が締め切りです。その日を計画に書いておいてください。それ以降に送った候補者は、期限に間に合いません。締め切りが近づいたら、続けるかどうかの判断が要ります。