送信枠が足りないときの優先順位｜枠を増やす前に、誰に送らないかを決める

月の半ばで、送信枠を使い切った。まだ送りたい人がいるのに、送れない。プランを上げるべきか。結論を先に書くと、枠が足りないときは、枠を増やす前に、「誰に送らないか」を決めてください。対象を優先順位で並べ、枠の中で上から送る。それでも足りず、返信率と面談設定率が安定しているなら、プランを上げます。枠が足りないのは、多くの場合、対象が広すぎることの表れです。プランの選び方は媒体のプラン選びに、余るときは送信枠が余るときの使い方にまとめています。媒体の名前や料金、枠の数には触れません。

枠が足りなくなる理由

枠が足りなくなる理由は、次のどれかです。

一.対象が広すぎる。 条件が緩く、該当者が多い。職種名だけで抽出していると、枠はすぐに尽きます。この場合、枠を増やしても、合わない人に送る数が増えるだけです。

二.型で大量に送っている。 個別化せず、同じ文面を多くの人に送る運用。送れる数は多いが、返信率は低い。枠が尽きるのは、数を追っているからです。

三.本当に母数が多く、必要な送信数が枠を超えている。 対象を絞り、個別化していて、それでも送りたい人が枠を超えている。この場合は、枠が制約です。

四.複数の職種や拠点で一つの枠を分けている。 それぞれの必要数の合計が、枠を超えている。

三だけが、プランを上げる理由になります。一と二は、運用の問題です。四は、枠の分け方の問題です。

誰に送らないかを決める

枠が足りないときに最初にやるのは、送る相手の優先順位をつけることです。枠の中で、上から順に送り、下は送りません。

優先順位の軸は、次のとおりです。

担う範囲との近さ。 求人票の役割の記述に、経歴がどれだけ近いか。「自分で設計した」記述がある人は上、「関わった」だけの人は下。スカウトのターゲットペルソナの作り方で書いた「経歴の手がかり」に照らします。

動く可能性。 転職活動中の表示がある、経歴の更新が最近、在籍期間が節目に来ている。動く可能性が高い人は上。

条件との合致。 職位、年収の水準、勤務地、働き方が、自社の条件と合う人は上。合わない人は、返信が来ても条件で離れます。

取り合いの少なさ。 まだ動いていない人、隣の職種の人は、他社からの声が少なく、返信が来れば進みやすい。

四つを組み合わせて、送る相手を並べます。枠が月に百通なら、上から百人。それ以下は、翌月に回すか、送りません。

優先順位をつけると起きること

優先順位をつけて上から送ると、次のことが起きます。

送信数は枠に収まります。送る相手の質が上がるので、返信率が上がります。返信をくれた人が条件に合っている割合が上がり、面談への進み方も上がります。結果として、同じ枠で面談数が増えます。

「送れない人がいる」ことへの不安は残りますが、下のほうの人は、送っても返信率が低く、面談に進みにくい人です。送らないことの損失は、思うより小さいです。

翌月に回した人は、翌月の優先順位の中で、また上から並べます。新しく抽出された人と比べて、上に来れば送ります。来なければ、また回します。数か月回っても上に来ない人は、対象から外します。

枠を増やす前に確認すること

優先順位をつけても枠が足りないなら、プランを上げる検討に入ります。ただし、その前に次を確認します。

返信率と面談設定率が安定しているか。 安定していない段階で枠を増やしても、増えた分は返信に結びつきません。先に対象と文面を整えます。

担当者の稼働に余裕があるか。 枠を増やしても、送る稼働が無ければ送れません。個別化を保ったまま、増えた枠を送れる稼働があるか。無ければ、枠より稼働を増やします。

返信対応が追いついているか。 送信を増やせば返信も増えます。返信対応が薄くなれば、面談に進みません。返信対応の体制が、増えた返信を当日中にさばけるか。

母数が本当に残っているか。 上位の対象を送り切った後、残っているのが下位の対象だけなら、枠を増やしても面談は増えません。

面談を増やす必要があるか。 採用人数に対して、いまの面談数で足りているなら、枠を増やす必要はありません。

五つが揃っていれば、枠が制約です。上げれば面談が増える見込みがあります。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「枠が足りない＝順調に運用できている」というものです。実際には、枠が尽きるのは対象が広すぎるからであることが多く、返信率を見ると低い。数は送っているが、合わない人に送っている状態です。枠を増やせば、合わない人に送る数が増えるだけです。

見ていて差がつくのは、担当者が「枠が足りないので、対象を絞ります」と言えるかどうかです。「枠が足りないので、プランを上げてください」と言う担当者は、数で運用しています。「優先順位をつけて、上から送ります」と言う担当者は、質で運用しています。後者のほうが、同じ枠で面談は増えます。

発注側にできるのは、枠が足りないと聞いたときに「返信率はどうか」を聞くことです。返信率が低いなら、枠ではなく対象の問題です。高くて枠が足りないなら、プランを上げる検討に入ります。

プランを上げる判断

確認の五つが揃ったら、プランを上げます。

上げるときは、次の枠の大きさを、必要な送信数から逆算します。「足りないから一つ上」ではなく、「必要な送信数がこれだけなので、それを少し上回る枠」です。大きく上げすぎると、今度は余ります。

上げた後、三か月で数字を見ます。送信数が増え、返信率が保たれ、面談設定数が増えていれば、上げた判断は正しかったということです。送信数は増えたが面談設定数が変わらないなら、増えた分は下位の対象に送っていた可能性があり、プランを戻します。

契約の条件（途中で上げられるか、下げるときの条件）は、媒体のプラン選びで挙げたとおり、事前に確認しておきます。

複数職種で枠を分けるとき

一つの枠を複数の職種で分けている場合、枠の取り合いが起きます。

分け方は、職種の優先順位で決めます。複数職種があるときの優先順位で書いた基準（緊急度・母数・相性・体制）で職種を並べ、上の職種に枠の大半を割り当てます。均等に分けると、どの職種も中途半端になります。

上の職種で枠が足りないなら、下の職種の枠を一時的に回します。下の職種は、準備（求人票、対象の条件）に回し、上の職種が落ち着いてから枠を戻します。

それでも足りないなら、職種ごとに別の媒体を使うか、プランを上げるかです。媒体によっては、枠を職種や拠点で分けて契約できる場合があるので、公式の案内で確認します。

枠の使い方を記録する

月ごとに、枠の使用率と、送った相手の優先順位の内訳（上位にどれだけ送ったか）を記録します。

枠が足りない月が続くなら、優先順位の上位だけで枠を使い切っているのか、下位まで送って足りないのかが分かります。前者ならプランを上げる根拠、後者なら対象を絞る根拠になります。

記録があれば、プランの判断に根拠を持てます。無ければ、「足りない」という感覚だけで上のプランを契約し、余ります。

エラベルの見解

担当する側から見ると、枠が足りないときに最も困るのは「全員に送ってほしい」と言われることです。条件に合う人が枠の倍いるなら、全員には送れません。送れないことを伝えると「プランを上げるから全員に」となり、上げた枠で下位の対象にも送ることになり、返信率が落ちます。

枠は、送る相手を選ぶための制約でもあります。制約があるから、優先順位をつけ、上から送る。制約を外せば、選ばなくなり、質が落ちます。

発注側にできるのは、「全員に送る」ではなく「上から送る」に、考え方を切り替えることです。上から送って、それでも足りない、返信率も高い、というときに初めて、枠を増やす。この順番を守れば、枠の費用は最小で、面談は最大になります。

まとめ

• 枠が足りない理由は対象が広い・型で大量送信・本当に母数が多い・複数職種で分けている。プランを上げる理由になるのは三番目だけ
• 最初にやるのは誰に送らないかを決めること。範囲との近さ・動く可能性・条件との合致・取り合いの少なさで優先順位をつけ、上から送る
• 優先順位をつけると同じ枠で面談が増える。送らない人の損失は小さい
• 上げる前に返信率の安定・稼働の余裕・返信対応・母数・面談を増やす必要の五つを確認する
• 上げるときは必要な送信数から逆算し、三か月で面談設定数を見る
• 複数職種なら優先順位の上の職種に枠の大半を割り当てる
• 枠の使用率と優先順位の内訳を記録する

よくある質問

条件に合う人が枠の倍います。全員に送りたいのですが

全員には送れないので、優先順位をつけて上から送ってください。担う範囲との近さ、動く可能性、条件との合致、取り合いの少なさで並べます。下位の人は、送っても返信率が低く、面談に進みにくい人です。上位に集中したほうが、同じ枠で面談は増えます。翌月、また上から並べ直します。

枠が足りなくて、月の後半は何も送れません

月初に枠を使い切る運用は、返信対応が月初に集中し、月末に手が空く形になります。枠を月の四週に分け、毎週一定数を送るほうが、返信対応が平準化され、面談の日程も分散します。担当者に、週ごとの配分を頼んでください。

プランを上げたのに、また足りなくなりました

対象が広すぎる可能性があります。返信率を確認してください。低いなら、枠ではなく対象の問題で、絞ります。高くてなお足りないなら、母数が本当に多い職種です。その場合は、さらに上げるか、複数の媒体に分けるか、担当者の稼働を増やすかを、必要な面談数から逆算して決めます。「足りないから上げる」を繰り返すと、費用だけが増えます。