大企業の採用代行｜最初に外注すべき業務はどれか

大企業の人事チームで、人数はいるのに部門との調整に時間が使えず、代行を使いたい。ただ、人事チームがいる中で、何から出せば人事チームの反発なく回るかが分からない。この記事は、その順番を決めるためのものです。結論を先に書くと、大企業が最初に出すべきは「部門をまたいで同じ形で回る運用」で、具体的には候補者への連絡、面接の日程調整、面接の記録、進捗の一覧です。次が「繁忙期に集中する量の工程」（新卒の選考の運営、媒体の運用とスカウト）、最後が「部門ごとの専門の工程」（一次面接、部門に特化した探索）です。順番の理由は、大企業の人事チームの時間を最も食っているのは、部門をまたいで発生する運用で、それは部門担当の誰がやっても同じ形になる工程だからです。同じ形の工程を先に一つの代行に出すと、人事チームの全員の時間が同時に空き、部門ごとの違いを吸収する工程は人事チームに残ります。社内に残す役割は大企業の採用体制の作り方に、失敗の形は大企業が採用代行で失敗するパターンに、大企業に向く代行の条件は大企業に向く採用代行の条件にまとめています。

大企業で、代行に出す工程を人事チームの時間の構造で並べる

順番を決めるには、各工程が人事チームの時間をどう食っているかを先に見ます。大企業では、次のように並びます。

この表で、部門をまたいで同じ形で回り、人事チームの時間を細切れに食い、しかも人事チームの反発が少ない工程が「連絡、日程調整、記録、進捗の一覧」です。ここから出すと、人事チームの全員の細切れが同時に減り、代行が「線の中で回せる」実績を人事チームに見せられます。

最初に出す工程：部門をまたいで同じ形で回る運用

なぜ最初か。大企業の人事チームの時間を最も食い、部門担当の誰がやっても同じ形で、人事チームが「渡してもよい」と感じやすい工程だからです。一つの代行が標準の形で全部門を回す形にすると、人事チームの管理は一つで済み、部門担当の全員の時間が同時に空きます。

代行に頼む内容。応募者と候補者への連絡（選考の結果、次の段階の案内）、面接の日程調整（部門の面接官と代行が直接組む）、面接の記録の型の作成と記入、部門ごとの進捗の一覧の更新、ATSへの入力、部門担当への週次のまとめ。

社内に残す判断。「この候補者を進めるか」は部門担当が決め、代行は決まったことを伝えます。面接官の予定は部門担当が出し、日程は代行が面接官と直接組みます。記録の形は人事の責任者が決め、部門担当と責任者が読みます。

費用の見方。候補者の件数と部門の数で稼働が決まります。部門ごとに代行を分けず、一つの代行が標準の形で回すと、人事チームの管理の時間が一つで済みます。「部門担当が部門との調整に使えた時間」が増えたかで効果を見ます。日程調整は面接の日程調整は代行に出せるかに、採用管理の運用はATS（採用管理システム）の運用は代行に出せるかに書いています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「大企業は人事チームがいるから、代行に出すのは人事チームが手薄な専門の工程（一次面接、部門特化の探索）だ」というものです。実際には、専門の工程から出すと、人事チームは「面接は人事の仕事」「その部門は自分が見ている」と警戒し、渡さないか、渡しても手を出します。大企業で代行が最も速く効くのは、部門をまたいで同じ形で回る運用で、そこは人事チームの誰もが細切れに時間を奪われていて、渡すことへの抵抗が少ない工程です。同じ形の工程を先に出して人事チームの全員の時間を空け、代行が線の中で回せる実績を見せてから、専門の工程を人事チームが選んで渡す、という順番が、反発なく広がります。

この順番で代行を選ぶと、見るべき点が決まります。契約の前の面談で「部門をまたいで同じ形で回っている工程はどれですか」と聞いてくる担当者は、大企業の人事チームの時間の構造を知っています。「一次面接から代行しましょう」から入る担当者は、人事チームの警戒で止まります。エラベルでは、依頼側が担当者の経歴を見て選ぶ仕組みなので、大企業の人事チームと並走してきた担当者に、同じ形の運用から入る形で頼めます。

次に出す工程：繁忙期に集中する量の工程

なぜ次か。同じ形の運用が回り、人事チームの時間が空くと、次に「時期に集中して人事チームの全員が駆り出される工程」が見えてきます。新卒の選考の運営（説明会、大量の応募の処理、面接の運営）と、媒体の運用とスカウトの送信です。量が変動する工程は、社内の人数で持つより、代行で繁忙期だけ稼働を増やす形が合います。

代行に頼む内容。新卒の選考の運営（説明会の運営、応募の取り込みと処理、段階ごとの連絡と日程、面接の運営の補助）、媒体の運用（原稿の更新、掲載の管理、応募の取り込み）、スカウトの送信と追客（「誰に送るか」の基準は部門担当が決める）、繁忙期の稼働の増減。

社内に残す判断。新卒の選考の基準と面接は社内が持ちます。「誰に送るか」の基準と要件は部門担当が決めます。媒体の契約は人事チームの名義で、代行は運用だけを持ちます。

費用の見方。繁忙期と閑散期で稼働を変えられる契約の形にします。年間で一定の月額より、時期で稼働を変える形のほうが、大企業の量の変動には合います。媒体の運用は求人媒体の運用は代行に出せるかに、スカウトはスカウトの送信は代行に出せるかに、採用計画は採用計画の設計は代行に出せるかに整理しています。

最後に出す工程：部門ごとの専門の工程

なぜ最後か。一次面接と部門に特化した探索は、部門ごとの要件と見る点が言葉になっていないと出せず、人事チームの「面接は人事の仕事」という意識が最も強い工程だからです。前の二つの工程で人事チームの時間が空き、部門担当が要件と見る点を言葉にでき、代行が線の中で回せる実績があると、部門担当が「この部門のこの工程なら」と自分から選んで渡せます。

代行に頼む内容。部門ごとに見る点を決めた一次面接、面接の記録、部門に特化した探索（技術職、専門職など、経路が特殊な職種）、部門の面接官向けの手引きの作成。部門ごとに代行の担当者を分けるか、部門担当が要件を出して代行が回すかを決めます。

社内に残す判断。見る点と通過の基準は部門担当と部門の面接官が決め、最終の面接は部門が持ちます。部門に特化した探索は、要件と経路の選択を部門担当が持ちます。

費用の見方。一次面接は回数で、部門特化の探索は職種ごとの稼働で見ます。全部門に一度に出さず、部門担当が選んだ部門から出します。一次面接は一次面接は代行に出せるかに、面接官の育て方は面接官トレーニングは代行に出せるかに、要件の決め方は採用要件の定義を代行に出すに書いています。

エラベルの見解

外に出してよいのは、連絡・日程・記録・進捗の一覧・ATSへの入力・新卒の選考の運営・媒体の運用・スカウト・一次面接・部門特化の探索・面接官の手引きまでで、「進めるか」「要件と見る点と誰に送るか」「新卒の選考の基準」「媒体の契約」「最終の面接」「部門の責任者との調整」は人事チームに残します。大企業は人事チームの人数が多いので、専門の工程を出さなくても回りますが、部門担当が同じ形の運用に細切れに時間を奪われて部門との調整に使えていない構造は、人数では解けません。出すのは、人事チームの全員の時間を同時に空ける運用です。

担当する側から見ると、大企業でこの三つの工程を「一度に全部」で受けると、専門の工程で人事チームの警戒が上がり、同じ形の運用まで渡してもらえず、最初の月に何も動きません。同じ形の運用を先に一つの代行が標準の形で回し、人事チームの全員の時間が空いたことを見せてから、繁忙期の工程と専門の工程を部門担当が選んで渡す、と一つずつ進める形だと、人事チームが体制の設計者として代行を使う形になります。エラベルでは、依頼側が担当者を選べるので、契約の前の面談で「まず部門をまたぐ運用から、一つの標準の形で回しましょう」と順番を提案してくる担当者を選べば、この形になります。

まとめ

• 大企業が代行に出す順番は、一に部門をまたいで同じ形で回る運用（連絡・日程・記録・進捗）、二に繁忙期に集中する量の工程（新卒の運営・媒体・スカウト）、三に部門ごとの専門の工程（一次面接・部門特化の探索）
• 順番の理由は、人事チームの時間を最も食っているのは部門をまたいで発生する同じ形の運用で、そこは人事チームの反発が少なく、全員の時間が同時に空くから
• 最初の工程は、一つの代行が標準の形で全部門を回す。部門ごとに代行を分けず、人事チームの管理を一つに
• 繁忙期の工程は、時期で稼働を変えられる契約の形にする。年間一定の月額より量の変動に合う
• 専門の工程は、部門担当が要件と見る点を言葉にでき、代行の実績を見てから、部門担当が選んで渡す
• 費用は、工程ごとに「候補者の件数と部門の数、繁忙期の稼働、一次面接の回数と職種ごとの稼働」で見る

よくある質問

人事チームの中で、代行に出すことに賛成の人と反対の人がいます

反対の人が持っている工程からは出さず、賛成の人が持っている「部門をまたいで同じ形で回る運用」から出します。同じ形の運用は、部門担当の全員に共通する工程なので、賛成の人の部門で代行が回った実績を、反対の人も見ることになります。実績を見てから、反対の人が「自分の部門のこの工程なら」と選べる形にします。人事の責任者が、代行に渡した後に人事チームが何に時間を使うかと、評価の軸を先に伝えることが前提です。体制の作り方は大企業の採用体制の作り方に、社内の担当者を育てる考え方は社内の採用担当を育てるに整理しています。

新卒の選考の運営だけを繁忙期に代行に出したいです

新卒の運営だけを出す形は取れますが、連絡と日程と記録の運用を先に一つの代行が回していると、新卒の繁忙期に同じ代行が稼働を増やす形で対応でき、新しい代行に手順を教える時間が要りません。新卒だけを別の代行に出すと、繁忙期のたびに手順を教え直し、記録の形もばらつきます。通年の運用を持つ代行に、繁忙期の稼働の増減を契約に入れておく形が、大企業の量の変動には合います。採用計画は採用計画の設計は代行に出せるかに、複数社の考え方は採用代行を複数社に同時発注してよいかに書いています。

部門ごとに代行の担当者を分けると、費用が上がりませんか

同じ形の運用は一つの担当者が全部門を回すので、部門の数で費用が増える工程は「部門ごとの専門の工程」だけです。専門の工程も、全部門に一度に出さず、部門担当が選んだ部門から出すと、費用は段階的に増えます。担当者を分けるかどうかは、部門ごとの要件と経路がどれだけ違うかで決め、違いが小さい部門はまとめます。費用の構造は採用代行は月額型と成果報酬型のどちらが得かに、会社の規模と代行の相性は会社規模と代行会社の相性に整理しています。