同族・オーナー企業の採用代行｜最初に外注すべき業務はどれか

同族・オーナー企業で、社長が採用を全部見ていて手が回らず、代行に頼りたい。ただ、何から出せばよいか。代行の会社は「探すところからお任せください」と言うが、社長は「うちに合う人は自分にしか分からない」と思っている。この記事は、その順番を決めるためのものです。結論を先に書くと、同族・オーナー企業が最初に出すべきは「社長の基準を聞き取って一枚にする工程」で、次が「一枚の基準で探して絞る工程」、最後が「社長の時間に合わせた判断の材料づくりと内定の後の連絡」です。順番の理由は、オーナー企業の採用は社長の基準で決まり、その基準が社長の頭の中にしかないからです。基準を一枚にせずに探す工程を出すと、代行は書かれた要件で探し、社長の「なんか違う」が繰り返されます。社内に残す役割は同族・オーナー企業の採用体制の作り方に、失敗の形は同族・オーナー企業が採用代行で失敗するパターンに、経営者への説明は経営者に採用代行を説明するにまとめています。

同族・オーナー企業で、採用のどこが詰まるか

順番を決めるには、オーナー企業で採用のどこが詰まっているかを先に見ます。社長が全部を決める会社では、次のように詰まります。

この表で、オーナー企業の損失が最も大きく、繰り返されるのは「要件が社長の頭の中にある」ことです。探しても、絞っても、社長の基準に合わなければ決まらず、代行への信頼が下がります。最初に出すのは、探す工程ではなく、社長の基準を一枚にする工程です。

最初に出す工程：社長の基準を聞き取って一枚にする

なぜ最初か。この一枚がないと、後の全部の工程が社長の「なんか違う」で止まるからです。社長は基準を持っていますが、言葉にしたことがなく、自分で書くことはできません。代行が聞き取って書き、社長に確認してもらう形でしか作れません。これは社長の時間を一度だけ使う工程で、後の社長の時間を守ります。

代行に頼む内容。社長に「これまで採って良かった人」「採って失敗した人」を思い出してもらい、「何が良かったか」「何がだめだったか」を聞き取る。人柄や雰囲気の言葉を、「こういう場面でこう動く人」という行動の言葉に直し、一枚の基準にする。社長に「これで合っていますか」と確認し、社長が「違う」と言った部分を直す。「候補者に入る前に知っておいてほしいこと」（家族の役割、古参との関係、社長の決め方）も、同じ場で聞き取る。

社内に残す判断。基準の中身は社長が決めます。代行は聞き取って書く側で、決める側ではありません。一枚ができた後、変えるときは書き直す手順を通す、と社長自身に決めてもらいます。

費用の見方。聞き取りと一枚の作成は、成果物で受けられます。社長の時間を一度、まとまった枠で取ることが条件で、それが取れないなら、後の工程を出しても効きません。要件の決め方は採用要件の定義を代行に出すに、聞き取りの型は採用要件の定義の進め方に、経営者に状況が伝わらないときは経営者に採用の状況が伝わらないに書いています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「うちに合う人は社長にしか分からないから、代行には探すことだけ頼んで、判断は社長がする」というものです。実際には、その形で代行を使ったオーナー企業のほとんどが、代行が出す候補者に社長が「なんか違う」と言い続け、数か月で終わっています。社長にしか分からない基準を、社長の頭の中に置いたまま探しても、合う人は来ません。代行に最初に頼むべきは、探すことではなく、社長にしか分からない基準を、社長から引き出して一枚にすることです。この一枚があると、代行は探せ、社長は「なんか違う」ではなく「ここが違う」と言えるようになります。

この順番で代行を選ぶと、見るべき点が決まります。契約の前の面談で「社長と直接お話しして、これまで採って良かった人の話を伺えますか」と言う担当者は、基準が社長の頭の中にあることを知っています。「要件をいただければ探します」から入る担当者は、書かれた要件で探して、「なんか違う」を繰り返します。エラベルでは、依頼側が担当者の経歴を見て選ぶ仕組みなので、同族・オーナー企業を支援してきた担当者に、社長の基準を一枚にするところから入る形で頼めます。

次に出す工程：一枚の基準で探して絞る

なぜ次か。一枚の基準ができると、初めて代行が探せ、絞れます。社長の人脈と紹介に限られていた経路を、媒体とスカウトと社員の紹介に広げ、集まった候補者を一枚の基準で一次に絞り、社長には「会うか」だけを聞く形にします。社長が全員に会おうとして止まっていた面接の日程が、空きます。

代行に頼む内容。一枚の基準に合う候補者を、媒体、スカウト、社員の紹介で探す。候補者への連絡と日程調整。一枚の基準で一次の絞り込みを行い、「会うべき理由」を添えて社長に出す。家族と古参の意見を集める場の日程と記録。

社内に残す判断。「会うか」と「採るか」は社長が決めます。一次の絞り込みの基準は一枚に沿いますが、迷う候補者は社長に「迷っています」と正直に出し、代行が勝手に落とさない形にします。社長の人脈からの紹介は、社長が引き続き動き、代行は紹介から来た人の連絡と日程を持ちます。

費用の見方。探す工程は媒体の費用と代行の稼働に分かれ、一次の絞り込みは人数で稼働が決まります。「社長に出した候補者のうち、社長が『会う』と言った割合」で、一枚の基準が効いているかを見ます。母集団は母集団形成は代行に出せるかに、日程調整は面接の日程調整は代行に出せるかに、社員の紹介はリファラル採用の設計は代行に出せるかに整理しています。

最後に出す工程：判断の材料づくりと内定の後の連絡

なぜ最後か。探して絞る工程が回ると、社長の判断が週に何件も溜まり、社長の一言で条件が決まって後で食い違う、内定の後の連絡が遅れて辞退される、という形で詰まります。この工程は、社長の時間に合わせて判断をまとめ、決まったことを書面と連絡に落とす役割で、探す工程が回ってから出します。

代行に頼む内容。社長への判断の依頼（会うか、採るか、条件）を、週に一度まとめて一覧にして出す。社長が決めた条件を書面にし、候補者に伝える面談を担う。内定の後の連絡、入社の準備の案内、「入る前に知っておいてほしいこと」を候補者に伝える。社長の一言で変わりそうなときは、「一枚を書き直しますか」と基準を守る人に確認を戻す。

社内に残す判断。条件そのものと、採るかどうかと、一枚を書き直すかどうかは社長が決めます。代行は決まったことを書面と連絡に落とし、決まっていないことを決まったように候補者に伝えません。

費用の見方。判断の一覧は週の回数で、条件の面談と内定の後の連絡は人数で稼働が決まります。「内定の後に辞退されなかった」を成果として見ます。条件提示は条件提示・オファー面談は代行に出せるかに、内定の後の工程は内定者フォローは代行に出せるかに、定例で見る数字は採用代行との定例会で見るべき数字に書いています。

エラベルの見解

外に出してよいのは、基準の聞き取りと文章化・探す・連絡・日程・一次の絞り込み・判断の一覧・条件の伝達・内定の後の連絡までで、「基準の中身」「書き直すかどうか」「会うか」「採るか」「条件」は社長に残します。オーナー企業は、社長が忙しいので、一次の絞り込みの先の判断も代行に出したくなりますが、社長が決めていない人が入ると、社長の扱いが変わり、入った人が居づらくなります。出すのは、社長が決めるための材料と、決めた後の運用で、決めること自体ではありません。

担当する側から見ると、オーナー企業でこの三つの工程を「一度に全部」で受けると、一枚の基準ができる前に探し始め、社長の「なんか違う」が先に来て、代行への信頼が下がったまま後の工程が動かなくなります。社長の基準を一枚にしてから探し、探す工程が回ってから判断の一覧と内定の後を足す、と一つずつ進める形だと、社長の時間は最初の聞き取りと週に一度の判断と最終の面接に収まります。エラベルでは、依頼側が担当者を選べるので、契約の前の面談で「まず社長のお話を伺って、一枚にするところからにしましょう」と順番を提案してくる担当者を選べば、この形になります。

まとめ

• 同族・オーナー企業が代行に出す順番は、一に社長の基準を聞き取って一枚にする工程、二に一枚の基準で探して絞る工程、三に判断の材料づくりと内定の後の連絡
• 順番の理由は、オーナー企業の採用は社長の基準で決まり、その基準が社長の頭の中にしかないから。一枚にせずに探すと「なんか違う」が繰り返される
• 最初の工程では、社長の時間を一度、まとまった枠で取る。「採って良かった人」「失敗した人」の話から、行動の言葉で一枚にする
• 探して絞る工程では、一次は代行が一枚の基準で絞り、社長には「会うか」だけを聞く。迷う候補者は代行が勝手に落とさない
• 最後の工程では、社長への判断の依頼を週に一度まとめ、決まった条件を書面にし、内定の後の連絡を代行が持つ
• 費用は、一枚の作成は成果物、探す工程は媒体と稼働、絞り込みと内定後は人数で見る

よくある質問

社長が「基準を聞き取る時間なんて取れない、探してから見せてくれ」と言います

その順番で進めると、社長は「なんか違う」を繰り返し、結局はもっと多くの時間を使います。「一度だけ、採って良かった人の話を聞かせてください。それで後の時間が減ります」と、社長の時間を守るための一度だと伝えます。それでも取れないなら、社長がこれまで採った人の中から、社長が「良い」と言っている人に代行が会い、その人の話から基準の案を作って社長に見せる形で始めます。社長の確認は、案を見て「違う」と言う短い時間で済みます。経営者への説明は経営者に採用代行を説明するに、専任の人事がいない会社の順番は専任の人事がいない会社の採用代行に整理しています。

社長の人脈と紹介で採ってきたので、媒体やスカウトは要らないと思っています

社長の人脈で足りているなら、探す工程は出さず、最初の工程（基準の一枚）と最後の工程（判断の一覧と内定の後の連絡）だけを出す形も取れます。人脈からの紹介への連絡と日程を代行が持てば、社長の時間が空き、紹介してくれた相手への対応も速くなります。人脈で足りなくなった職種が出たときに、一枚の基準があれば、探す工程をすぐ足せます。中小企業に向く代行の条件は中小企業に向く採用代行の条件に、地方企業の順番は地方企業の採用代行に書いています。

代行に出した工程を、後継者に引き継ぐときの注意はありますか

一枚の基準を、「先代の基準」として残し、後継者が「変えたい点」を添えて書き直す形にします。代行が持っている探す経路、絞り込みの記録、判断の一覧の記録、条件の書面は、後継者と代行で共有し、後継者の基準に切り替える時期を決めます。代行の担当者が先代と築いた関係を、後継者にも引き継ぐために、代替わりの前に三者で話す時間を作ります。後継者を外から採る判断は後継者候補を外から採るべきかに、引き継ぎの項目は採用代行を切り替えるときの引き継ぎ項目に整理しています。