採用代行の見積もりの読み方｜比較できない項目をそろえる

採用代行の見積書が数社から届くと、まず金額に目が行きます。ただ、そこから始めると判断を誤りやすい。採用代行の見積書は、書式も項目名も会社ごとにばらばらで、そもそも同じものを比べていないことが多いからです。この記事では、届いた見積書を前にして何を順番に見るか、そして比較できる形にそろえるために依頼側が何を書くべきかを整理します。

金額より先に単位を見る

見積書を開いたら、最初に見るのは金額ではなく単位です。採用代行の見積もりに出てくる単位は、少なくとも次のように分かれます。

• 月あたりの固定額
• 一時間あたりの単価
• 一件あたりの単価（スカウト送信、日程調整、書類選考など）
• 一名あたりの成果報酬
• 一式（初期構築、要件整理など）

単位が違う見積もりは、そのままでは並びません。月額と一件単価を横に置いても、月にどれだけ発生するかが分からなければ総額が出ないからです。単位を確認したうえで、想定件数や想定時間を入れて総額に直すところから始めます。料金体系そのものの違いは採用代行の費用相場にまとめています。

「一式」という単位には特に注意が向きます。一式の中身が書かれていない見積もりは、後から範囲の解釈が分かれます。何が含まれて何が含まれないのかを、この段階で聞いておきます。

項目名が同じでも中身は違う

採用代行の見積書に並ぶ項目名は似ています。しかし、同じ言葉が指している範囲は会社によって違います。

この差は、金額の差より大きく効きます。安い見積もりが安い理由は、たいてい範囲が狭いことです。狭いこと自体は悪くありません。自社に採用担当がいて、狭い範囲だけ手伝ってほしいのなら合理的です。問題は、範囲が狭いと気づかずに金額だけで選んだときに起きます。

見積書を受け取ったら、項目ごとに「これは何をどこまでやることですか」と聞いてください。この質問への答え方で、社内の業務が標準化されているかどうかも見えます。

エラベルの見解

相見積もりで失敗するときの原因は、比べ方ではなく依頼の仕方にあります。各社に「採用代行をお願いしたいので見積もりを」と伝えると、各社は自社の得意な形で提案してきます。得意な形はそれぞれ違うので、返ってくる見積書は範囲も単位もばらばらになります。これを後から並べても、そろえ直す作業に時間を使うだけです。

そろえるのは、届いた後ではなく依頼するときです。依頼文に、工程の一覧・想定する稼働量・社内に残す業務・期間、この四つを書いて渡します。それだけで、返ってくる見積もりは横に並ぶ形になります。

もう一つ、依頼文に入れておくと効くのが「担当者の経歴を添えてください」の一文です。金額と範囲は書面で比べられますが、実際に動く人の情報は聞かないと出てきません。同じ範囲・同じ金額の提案が並んだとき、判断できる材料はそこしか残らないというのが実務の感覚です。

相見積もりの依頼文に書くこと

各社に同じ内容を渡すために、依頼文には次を書きます。長い資料は要りません。一枚で足ります。

1. 採用したい職種と人数、時期。決まっていない部分は「未定」と書きます。書かないのと未定と書くのは違います
2. 依頼したい工程の一覧。母集団形成・応募対応・日程調整・書類の一次仕分け・レポート、のように分解して並べます
3. 社内に残す業務。合否判断、面接の実施、条件提示は自社で行う、と明記します
4. 想定する稼働量。週あたりの時間か、月あたりの件数。分からなければ「提案してください」と書きます
5. 契約期間と開始希望日
6. 使っている媒体・採用管理システム。既存の環境で動けるかどうかは費用に影響します
7. 見積もりに含めてほしい項目。初期費用、実費、担当者の体制。これを書くと記載漏れが減ります

この一枚を作る作業自体が、社内の整理になります。工程を書き出せない部分は、外注の前に自社で決めるべき部分です。

書かれていないことを読む

見積書で見るべきは、書いてある項目より書かれていない項目です。記載がないものは含まれない、と考えて確認します。よく抜けるのは次のあたりです。

• 初期費用・オンボーディング費用の有無
• 媒体掲載費やスカウトの従量課金を誰が払うか
• 採用管理システムの利用料
• 想定を超えたときの追加費用の単価
• 最低契約期間と中途解約の予告期間
• 担当者の人数と、専任か兼任か
• 作成物とデータの権利の帰属
• 契約終了時の引き渡し範囲

このうち、初期費用と実費の扱いは総額を大きく動かします。月額だけを比べて選んだ後で、初期費用と媒体費が別立てだと分かる、というのはよくある順番です。初期費用の考え方は初期費用・オンボーディング費用は必要かで扱っています。

商談で聞く質問

見積書を持って商談に臨むときの質問です。答えの内容より、すぐ答えられるかどうかを見ます。

• この見積もりで、実際に動くのはどなたですか。経歴を見せていただけますか
• その方は同時に何社を担当しますか
• 週にどれくらいの時間、自社に入りますか
• 立ち上げの一か月で、何をどこまで進める想定ですか
• 稼働の報告はどの単位で出ますか。工程ごとの内訳は出ますか
• 想定より時間がかかりそうなとき、どの時点で連絡が来ますか
• 担当者が交代する場合、事前に知らされますか
• 途中で職種が変わったら、範囲と費用はどうなりますか

この八つに淀みなく答えられる会社は、社内の運用が固まっています。逆に「契約後に決めます」が続くなら、契約後も個別交渉が続くと考えておくほうが実態に近くなります。

エラベルの見解

見積書と契約書のあいだで、内容が静かにずれることがあります。見積書に書かれた稼働量や体制が、契約書には書かれていないというずれです。契約書は法務の文書なので、業務範囲は別紙や覚書に寄せられ、稼働量や担当体制はどこにも残らないまま締結される。これが起きると、後から「聞いていた話と違う」を証明する手立てがなくなります。

対処は難しくありません。見積書と商談で確認した内容のうち、判断の理由になったものを契約の別紙に入れてもらうだけです。担当者の稼働時間、同時担当社数、報告の頻度と粒度、担当交代時の通知。この四つが別紙にあれば、運用が変わったときに話し合いの土台ができます。

書けないと言われたら、その理由を聞いてみてください。体制が流動的で約束できない、という答えなら、それはそれで事実として受け取れます。判断材料が一つ増えたことになります。

まとめ

• 見積書は金額より先に単位を見る。単位が違うものは総額に直してから並べる
• 項目名が同じでも範囲は違う。安い理由はたいてい範囲の狭さにある
• そろえるのは届いた後ではなく依頼するとき。工程・稼働量・社内に残す業務・期間を書いた一枚を渡す
• 見るべきは書かれていない項目。初期費用と実費の扱いが総額を大きく動かす
• 商談では、担当者・稼働・報告・交代について聞く。すぐ答えられるかを見る
• 判断の理由になった稼働量と体制は、契約の別紙に残す

よくある質問

見積もりを取る前に社内で決めておくことはありますか

依頼したい工程の一覧と、社内に残す業務の線引きです。この二つが決まっていないと、各社から違う前提の提案が届き、比較に時間がかかります。人数や時期が未定でも構いません。未定であることを伝えたうえで提案を求めるほうが、後の食い違いが減ります。

見積もりの金額は交渉できますか

交渉に応じる会社はあります。ただし金額だけを下げると、範囲や稼働、担当者の経験で調整されることがあります。下げた分がどこで吸収されるのかを合わせて聞いてください。金額を据え置いて範囲を絞る、あるいは開始時期をずらす、といった調整のほうが実務への影響が読みやすいことがあります。

一社だけで決めても問題ありませんか

問題はありません。相見積もりの目的は安い会社を探すことではなく、自社が何を依頼したいのかを言語化することにあります。一社に絞る場合でも、依頼文の一枚は作ってから商談に入ってください。その一枚があるだけで、提案の精度と契約後の食い違いの少なさが変わります。