採用代行の担当者が替わるときのリスク

採用代行の契約は会社と結ぶので、担当者が替わっても契約は続きます。ただ、実務の質は担当者に紐づいている部分が大きいため、交代の前後で運用が変わることがあります。しかも、変わったことに気づくまでに時間がかかる。この記事では、交代で何が失われるのか、どこを見れば気づけるのか、そして交代を機に何を見直すかを整理します。

引き継がれないもの

引き継ぎ資料には、求人原稿も検索条件も選考フローも書けます。それでも引き継がれにくいものがあります。

判断の理由。なぜこの検索条件にしたのか、なぜこの層を外したのか。条件そのものは引き継げますが、その背後にある判断は書き残されないことが多い。すると新しい担当者は、条件を変えるべきかどうかを判断できません。

候補者ごとの温度感。返信をくれた候補者が、どのくらい前向きだったか。次にどう返すつもりだったか。記録には「返信あり」としか残らないことがあります。

社内の力学。この職種の合否は現場の責任者が実質的に決めている、条件の相談は人事部長に通す必要がある。こうした社内の事情は、資料には書きにくい。

うまくいかなかった試み。前にこの文面を試したが反応が悪かった、この媒体は合わなかった。失敗の記録は引き継ぎ資料に載りにくく、新しい担当者が同じことを繰り返す原因になります。

この四つのうち、四番目がいちばん時間を無駄にします。同じ試行が繰り返されると、立ち上げからやり直しに近い状態になります。

交代に気づくための仕組み

交代したこと自体を知らされないケースもあります。気づく仕組みを運用に入れておきます。

稼働報告に担当者名を入れてもらう。工程ごとの内訳に加えて、誰が担当したかを書いてもらいます。交代があれば報告で分かります。

定例会に実務者が出る形にする。窓口だけが出席する形だと、実務者の交代は見えません。

アクセス権の一覧を定期的に見る。自社の採用管理システムや媒体に、誰のアカウントがあるか。四半期に一度でも効果があります。

契約に事前通知の条項を置く。交代する場合は事前に知らせる、という一文を入れておきます。氏名の指名が難しくても、この条項なら置けることが多いところです。指名の交渉については担当者を指名できるかで扱っています。

エラベルの見解

担当者が替わったときに数字がどう動くかを見ると、その担当者が何をしていたかが逆に見えてきます。

たとえば、交代後にスカウトの送信件数は変わらないのに返信率が落ちたなら、前の担当は文面か候補者選定で工夫していたということです。日程調整の所要日数が伸びたなら、前の担当は候補日の出し方や催促の入れ方に手をかけていた。書類の一次仕分けの精度が落ちたなら、選考基準の理解に差があります。

この観察は、次の交代のときにも使えます。前の担当が効かせていた工程が分かれば、引き継ぎで重点的に伝えるべき内容が決まるからです。

だから、交代の連絡を受けたら、その時点の数字を記録しておいてください。工程ごとの件数と所要日数、返信率、通過率。交代の一か月前と、交代の二か月後を比べる。差が出た工程が、引き継ぎで落ちた部分です。

そして、その差を代行会社に共有してください。責めるためではなく、引き継ぎの補強を依頼するためです。数字で示せば、対応も具体的になります。

交代の前後で見る指標

比較する項目を決めておくと、変化に気づけます。

このうち、書類の一次仕分けの一致率は見落とされやすい項目です。代行が仕分けた結果と、自社の判断がどれだけ一致しているか。ここがずれると、社内の確認作業が増えます。数字にしなくても、感覚として「最近、確認が増えた」と感じたら、この工程を疑います。

引き継ぎで求めること

交代の連絡を受けたら、次を依頼します。

• 引き継ぎ資料の提出（検索条件、文面、判断の基準、進行中の候補者）
• うまくいかなかった試みの記録（試した文面、合わなかった媒体、外した候補者層とその理由）
• 重複期間の設定（前の担当と新しい担当が並走する期間）
• 引き継ぎ後の最初の定例で、新しい担当から理解した内容を説明してもらう
• 引き継ぎにかかる稼働の扱い（発注側の稼働を消費しない建て付けか）

重複期間があると、引き継ぎの精度は大きく変わります。資料だけの引き継ぎと、並走しての引き継ぎでは、伝わる内容が違います。長い期間は難しくても、数回の定例に両者が出る形なら実現しやすいところです。

引き継ぎの稼働をどちらが持つかも確認します。引き継ぎは受託者側の事情で発生するので、発注側の稼働時間を消費しない建て付けにしておくのが自然です。契約時に決めておく項目です。契約書の確認項目は業務委託契約書で確認する10項目にまとめています。

交代を機に見直す

交代は困った出来事ですが、見直しの機会でもあります。

運用が文書に残っているかを確認する。引き継ぎ資料を作る過程で、何が文書化されていて何がされていないかが見えます。文書化されていない部分は、自社にとってもリスクです。

依頼範囲を見直す。立ち上げ期と運用期では、必要な業務が違います。交代のタイミングで、いまの状況に合った範囲に組み直せます。

担当者の条件を伝え直す。次の担当者に求める経験や稼働を、この機会に改めて伝えます。前の担当で足りていなかった部分があるなら、ここで反映できます。

成果物を回収する。交代の前に、求人原稿や検索条件を編集できる形式で受け取っておきます。交代のたびに回収しておけば、いざというときに自社に残ります。

エラベルの見解

担当者の交代を完全には防げません。退職も異動も起きます。だから、交代が起きても影響が小さい状態を作っておくほうが現実的です。

そのための鍵は、情報が自社にあるかどうかです。候補者の記録が自社の採用管理システムにあり、求人原稿と検索条件が編集できる形式で手元にあり、判断の基準が文書になっている。この状態なら、担当が替わっても新しい担当は途中から始められます。

逆に、情報が代行会社の環境にしかなく、判断の基準が担当者の頭の中にある状態だと、交代は立ち上げのやり直しになります。同じ交代でも、影響の大きさは事前の設計で決まります。

そして、この設計は交代のためだけのものではありません。代行会社を替えるときも、内製に戻すときも、同じものが効きます。情報を自社に置くという一つの設計が、複数のリスクをまとめて下げているわけです。契約時に成果物の帰属を決めておくのは、そのための一手です。

まとめ

• 引き継がれにくいのは、判断の理由・候補者の温度感・社内の力学・失敗の記録
• 特に失敗の記録が引き継がれないと、同じ試行が繰り返される
• 交代に気づく仕組みは、稼働報告の担当者名・定例への同席・権限の一覧・事前通知の条項
• 交代の前後で工程ごとの数字を比べると、前の担当が効かせていた工程が見える
• 引き継ぎでは、資料に加えてうまくいかなかった試みの記録と重複期間を求める
• 引き継ぎの稼働は、発注側の稼働を消費しない建て付けにしておく
• 交代を機に、文書化の状況・依頼範囲・担当者の条件・成果物の回収を見直す
• 交代の影響の大きさは、情報が自社にあるかで決まる

よくある質問

担当者の交代を断ることはできますか

契約上、人員の配置は受託者の裁量とされていることが多いため、交代そのものを止めるのは難しいところです。ただし、事前の通知、引き継ぎ資料の提出、重複期間の設定を求めることはできます。交代後の担当者に求める条件を伝えることも可能です。断るより、条件を付けるほうが実務的に進みます。

交代後に運用の質が落ちたと感じます

まず工程ごとの数字を交代前と比べてください。感覚だけで伝えると、話が個人の評価になり進みません。数字で差が出た工程を示し、引き継ぎの補強を依頼します。それでも改善しない場合は、再度の交代か、範囲の見直しを相談します。進め方は途中解約したいときの進め方にまとめています。

交代のたびに立ち上げ費用が発生しますか

通常は発生しません。交代は受託者側の事情で起きるためです。ただし、契約によっては引き継ぎにかかる稼働が発注側の契約時間から消費される形になっていることがあります。締結時に、引き継ぎの稼働をどちらが持つかを確認しておきます。