面接の日程調整を外注したときの費用と工数の目安｜1件は短くても「件数×往復の回数」で積み上がる

面接の日程調整は、採用の業務の中で最も地味な仕事の一つです。候補者に候補日を送り、面接官の予定を確かめ、会議室やオンラインの会議を用意する。1件ごとに見れば短い作業ですが、応募が増え、選考の段階が増えるほど、件数と往復の回数が積み上がり、人事の時間の多くを占めるようになります。しかも、日程調整が遅れると、候補者は他の会社の選考に進んでしまいます。結論から書くと、日程調整の外注は、件数と往復の回数から工数を見積もり、日程調整の道具を使う場合と比べて判断すると、判断しやすくなります。

外部への費用は会社、料金の形、依頼する範囲によって大きく異なり、公的な統計もないため、この記事では金額の相場は扱いません。

工数は「件数×往復の回数」で積み上がる

日程調整の工数は、次のように積み上がります。

1件の日程調整そのものは短い作業でも、往復が何度も発生したり、変更が入ったりすると、1件あたりにかかる時間は大きく変わります。外部に頼むときは、件数だけでなく、面接官の予定の取りやすさや、変更の多さも伝えてください。詳しい切り分けは面接の日程調整は代行に出せるかで書いています。

日程調整の道具を使う場合と比べる

日程調整は、外部に頼む以外に、日程調整の道具を使って手間を減らす方法もあります。候補者が空いている時間から自分で予約できる道具を使えば、往復の回数を大きく減らせます。

面接官の予定が決まった枠で取れるなら、道具を使うだけで多くの手間が減ります。面接官の予定が流動的で、枠を開けておけない場合は、人が間に入って調整するほうが早いこともあります。自社の面接官の予定の取り方に合わせて選んでください。

エラベルの見解

日程調整の外注で多いのは、外部に頼んだのに、面接官の予定を社内で集める手間が残っているケースです。外部は候補者とのやりとりは担えても、面接官の予定を知らなければ候補日を出せません。結局、人事が面接官に予定を聞いて外部に伝えるという手間が残り、思ったほど時間が減らないことがあります。

外部に頼むなら、面接官の予定表を外部が直接見られる仕組みや、面接官があらかじめ面接に使える枠を出しておく運用を整えてください。同じ料金・同じ業務範囲でも、面接官の予定の取り方まで一緒に設計してくれる担当者かどうかで、日程調整の速さと社内の手間が大きく変わります。

社内で決めておくこと

日程調整を外部に頼むときは、次のことを社内で決めておいてください。

1. 面接官の予定の共有の方法：外部が面接官の予定をどう知るか
2. 面接の形式：対面かオンラインか。オンラインならどの会議の道具を使うか
3. 返答の期限：候補者に候補日を送ってから、いつまでに返答をもらうか
4. 変更のときの扱い：候補者や面接官の都合で変更になったとき、誰がどう連絡するか

これらが決まっていれば、外部はすぐに動けます。日程調整の進め方は面接の日程調整の進め方で書いています。

料金の形と品質の見方

日程調整を外部に頼むときの料金の形は、件数ごと、月額固定、他の業務とまとめて頼む形などがあります。日程調整だけを単独で頼むより、応募への最初の連絡や書類選考の結果の連絡と一緒に頼むと、候補者とのやりとりが一つの窓口にまとまり、効率がよくなります。

品質は、次の点で確かめられます。

• 調整の速さ：候補者に候補日を送るまでの日数、面接日が決まるまでの日数
• 取り消しの少なさ：前日の確認などで、当日の欠席が減っているか
• 候補者への印象：やりとりが丁寧で、候補者から見て分かりやすいか

料金の形は、上で挙げたほかに、採用が決まったときに支払う形もあります。エラベルでは、採用決定時に1名10万円（税別）という形で、担当者を選んで採用の実務を任せられる仕組みを用意しています。

エラベルの見解

日程調整で、もう一つ考えてほしいのは、日程調整のやりとりも候補者の判断材料になることです。候補者は、日程調整の速さや丁寧さから、会社の雰囲気を感じ取ります。返答が遅い、連絡が事務的すぎる、といったことが続くと、選考に進む気持ちが薄れることがあります。

外部に頼むなら、連絡の文面や言葉づかいも、自社の雰囲気に合うように一緒に整えてください。日程調整は単なる事務作業ではなく、候補者との最初の接点の一つです。

まとめ

• 日程調整の工数は、件数×往復の回数で積み上がる。面接官の予定の取りやすさや変更の多さも伝える
• 日程調整の道具を使う方法と比べ、自社の面接官の予定の取り方に合わせて選ぶ
• 外部に頼んでも、面接官の予定を集める手間が残らないよう、共有の仕組みを整える
• 面接の形式、返答の期限、変更のときの扱いを社内で決めておく
• 日程調整のやりとりも候補者の判断材料になる。連絡の文面も整える

よくある質問

面接の日程調整を外注したときの費用の相場はいくらですか

会社や料金の形、依頼する範囲によって大きく異なり、公的な統計もないため、一律の相場はお伝えできません。月の調整件数と、面接官の予定の取りやすさを伝えたうえで見積もりを取り、範囲をそろえて比べてください。

日程調整の道具だけで十分ではないですか

面接官が決まった枠を開けておける場合は、道具だけで多くの手間が減ります。面接官の予定が流動的な場合や、変更が多い場合は、人が間に入ったほうが早いこともあります。自社の状況に合わせて、道具と外部を組み合わせることも検討してください。

外部の担当者が面接官の予定を見てもよいのですか

予定表のうち、面接に使える枠だけを共有する方法があります。どこまでの情報を外部に見せるかを社内で決め、必要な範囲だけを共有してください。