面接の日程調整は代行に出せるか｜任せる範囲の切り分け方

「面接の日程調整くらいは代行に出せますよね」という相談は多く、出せることは出せます。ただ、日程調整を「候補者にメールを送る事務」と捉えて出すと、期待した効果が出ません。日程調整で候補者が流れる原因は、メールの速さではなく、面接官の枠が空いていないこと、候補者からの返信が社内で止まること、往復が何度も重なることにあります。代行が候補者に当日返信しても、面接官の枠が二週間先しか無ければ、候補者は二週間待たされます。結論を先に書くと、面接の日程調整は、「面接官の枠を空ける決定」「誰が何次で見るかの順序」「候補者の優先順位」「枠が足りないときの最終判断」は会社が持ち、「候補日の提示・候補者との往復・確定と前日の確認の連絡・変更やキャンセルの受付・面接官への共有・往復の回数と社内で止まった日数の記録」は代行に出せます。日程調整が遅くて候補者が流れる構造は日程調整が遅くて候補者が流れるときに、面接官が足りないときの組み方は面接官が足りないときに書いていますので、ここでは「代行に出す」観点に絞ります。

「枠を空ける」と「往復を回す」を分ける

面接の日程調整を工程に分けると、次のようになります。

一つ目は、面接官の枠を空けることです。誰が、週にどの時間帯を面接に使うかを決め、予定を押さえる。会社が決めます。代行は「この週は枠が足りない」と示せますが、面接官の予定を動かす権限はありません。

二つ目は、誰が何次で見るかの順序を決めることです。一次は人事、二次は現場の責任者、最終は経営者、のような設計。会社が決めます。

三つ目は、通過した候補者に候補日を提示することです。空いている枠から候補日を三つ以上出し、翌日までに送る。外の人ができます。

四つ目は、候補者との往復です。候補者の希望に合わせて枠を当て、合わなければ次の候補を出す。外の人ができます。

五つ目は、確定の連絡と、面接官への共有です。日時、場所か接続先、持ち物、面接官の名前と役職を候補者に送り、面接官の予定に入れ、経歴書を渡す。外の人ができます。

六つ目は、前日の確認と、変更やキャンセルの受付です。前日に確認の連絡を出し、変更の申し出があれば枠を取り直す。外の人ができます。

七つ目は、往復の回数と、社内で止まった日数を記録することです。「一人あたり平均で何往復か」「候補者の返信が面接官の返事待ちで何日止まったか」を残し、枠が足りない週を示す。外の人ができ、枠を増やす判断は会社です。

七つのうち、一の決定、二の順序、七の判断は会社が持ち、三から六と七の記録は外に出せます。

代行に出せる工程と出せない工程

表の要点は、「面接官の枠を空ける」が会社の側にあることです。日程調整を代行に出しても、枠が空いていなければ代行は候補日を出せず、候補者への返信は「面接官の予定を確認してご連絡します」になります。それでは自社でやっているときと変わりません。出すなら、枠を週単位で先に空けることとセットです。

もう一つの要点は、「往復の回数と止まった日数の記録」です。日程調整が遅い原因は、候補者側にある場合と、社内で止まっている場合があり、記録が無いと区別できません。代行は往復を全部見ているので、「社内で止まった日数」を示せます。ここを出せる代行と出せない代行で、翌月の改善の速さが変わります。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「日程調整は事務だから、誰がやっても同じ」というものです。実際には、日程調整の速さは、候補者への返信の速さではなく、面接官の枠がどれだけ先に空いているかで決まります。ある会社では、日程調整を外に出したのに候補者の辞退が減らず、記録を見ると、候補者の返信は当日中に処理されていて、面接官が候補日に返事をするまでに平均で三日止まっていました。代行が速くても、社内で三日止まれば、候補者から見れば三日返事が無いのと同じです。日程調整を外に出す前に、面接官の枠を週単位で先に空けることを社内で決めてください。それができない会社は、日程調整を出しても効果が出ません。逆に、枠が空いている会社では、外に出した翌週から往復が減ります。

代行に出したほうがよい状況

次の状況では、日程調整を代行に出したほうが進みます。

一つ目は、候補者への返信が翌日以降になっているときです。人事が他の業務と兼ねていて、候補者のメールを見るのが夕方か翌日になっている。往復を外に出すと、返信が当日中に保てます。

二つ目は、往復が一人あたり三回以上重なっているときです。「ご希望の日時をお知らせください」から始めて、候補者の希望が面接官と合わず、また聞き直す。代行が空いている枠から候補日を先に出す形にすると、往復は一回か二回で済みます。

三つ目は、面接官が複数いて、予定の突き合わせに時間がかかっているときです。二次面接に現場の責任者と人事の二人が入る、最終に経営者が入る、のような場合、予定の突き合わせは手間で、外に出すと人事の時間が空きます。

四つ目は、候補者の変更やキャンセルの申し出への対応が遅れて、無断欠席が出ているときです。前日の確認と変更の受付を外に出すと、無断欠席が減ります。減らし方は面接のドタキャン・無断欠席を減らすときに書いています。

五つ目は、日程調整が遅い原因が分からないときです。記録を外に出すと、「候補者側か社内か」が見えます。

代行に出さないほうがよい状況

逆に、次の状況では、日程調整を外に出しても進みません。

一つ目は、面接官の枠が空いていないときです。枠が無ければ代行は候補日を出せません。先に枠を週単位で空けます。

二つ目は、誰が何次で見るかが決まっておらず、候補者ごとに面接官を探しているときです。順序が決まっていないと、代行は誰の予定を押さえればよいか分かりません。先に順序を決めます。

三つ目は、候補者の連絡先を外の人に渡すことについて、社内の決まりが無いときです。候補者の氏名、連絡先、経歴書を代行が扱うことになるので、扱いの決まりと契約が先です。法令に関わる部分は専門家にご確認ください。

四つ目は、面接官が日程調整の連絡を自分でやりたいと考えているときです。面接官が候補者と直接やり取りすることで関係を作っている会社では、往復を外に出すと面接官の不満が出ます。この場合は、記録と前日の確認だけを外に出す形もあります。

担当者の選び方

日程調整を任せる担当者は、次の点で選びます。

一つ目は、候補日を「先に出す」型を持っているかです。「ご希望の日時をお知らせください」から始める担当者は、往復が増えます。空いている枠から三つ以上を先に出す人を選びます。

二つ目は、当日中の返信を回す体制があるかです。他の案件を掛け持ちしている担当者は、返信が翌日になることがあります。「候補者の連絡に何時間以内に返すか」を聞きます。対応時間の確認の仕方は対応時間帯・レスポンス速度の確認に書いています。

三つ目は、面接官への共有を、面接官が読む形でできるかです。確定の連絡を候補者に送るだけでなく、面接官の予定に入れ、経歴書と「この人を見るときの観点」を面接の前日までに渡せる人。

四つ目は、往復の回数と社内で止まった日数を記録して、枠が足りない週を示せるかです。調整して終わりではなく、「この週は枠が足りず、候補者を平均で四日待たせた」と会社に戻せる人。担当者の経歴の見方は担当者の経歴の見方に書いています。

出す前に用意しておくもの

日程調整を代行に出す前に、次を用意しておくと、最初の一週間が速くなります。

一つ目は、面接官の枠です。誰が、週にどの時間帯を面接に使うかを、少なくとも二週間先まで空けておきます。

二つ目は、誰が何次で見るかの順序と、各回の所要時間です。「一次は人事三十分、二次は現場の責任者と人事で六十分、最終は経営者三十分」のように決めておくと、代行は枠を当てられます。

三つ目は、候補者への連絡の文面と、会社としての名乗り方です。代行が候補者に連絡するときに、会社の人事として名乗るのか、採用事務局として名乗るのかを決めます。候補者に代行の利用を伝えるかどうかは候補者に代行の利用を伝えるべきかに書いています。

四つ目は、候補者の情報の扱いの決まりと、代行との契約です。連絡先と経歴書を代行が扱う範囲、保管と廃棄。法令に関わる部分は専門家にご確認ください。

五つ目は、変更やキャンセルが出たときの決まりです。「候補者からの変更は一回まで受ける」「面接官からの変更は当日中に代わりの枠を出す」のように、会社として決めておきます。

六つ目は、これまでの日程調整の記録です。あれば、担当者は「往復が何回か」「どこで止まっていたか」を最初に読めます。無ければ、担当者が記録の表を作るところから始めます。

エラベルの見解

担当する側から見ると、日程調整で最も効くのは、「候補日を先に出す」ことと、「面接官の返事の期限を決めておく」ことの二つです。前者で往復が減り、後者で社内で止まる日数が減ります。候補者との往復は担当者が速くできますが、面接官の返事は担当者には動かせません。だから、担当者を入れる会社には、「面接官は候補日の確認に翌日までに返す。返せない日は代わりの人が返す」を先に決めてもらっています。エラベルでは、日程調整を任せる案件で担当者を紹介するとき、最初の一週間で面接官の枠を二週間先まで空け、順序と所要時間を確認し、候補日を先に出す文面を作り、記録の表を作るところまでをお願いしています。ここまでできると、二週目からは往復の回数と止まった日数が数字で見え、枠が足りない週を会社に戻せるようになります。

まとめ

• 日程調整は「枠を空ける」と「往復を回す」に分かれる。枠を空ける決定・順序・候補者の優先順位・枠が足りないときの判断は会社。候補日の提示・往復・確定と前日の連絡・変更の受付・面接官への共有・記録は代行に出せる
• 出す前に面接官の枠を週単位で先に空ける。枠が無いと代行は候補日を出せない
• 出したほうがよいのは返信が翌日以降・往復が三回以上・面接官が複数・変更対応が遅い・遅い原因が分からないとき
• 出さないほうがよいのは枠が無い・順序が決まっていない・候補者情報の扱いの決まりが無い・面接官が自分で連絡したいとき
• 担当者は候補日を先に出す型・当日返信の体制・面接官への共有・止まった日数の記録で選ぶ
• 出す前に枠・順序と所要時間・文面と名乗り方・情報の扱いと契約・変更時の決まり・これまでの記録を用意する

よくある質問

日程調整だけを切り出して頼めますか

頼めます。ただし、候補日を出すには面接官の枠が要るので、枠を先に空けることは会社の側で行います。日程調整だけを出す場合も、「往復の回数と社内で止まった日数の記録」までを範囲に入れておくと、遅い原因が候補者側か社内かが見えるようになります。記録が無い日程調整の代行は、返信を速くするだけで、枠の問題は残ります。

候補者に「代行が連絡している」と伝えるべきですか

会社の採用事務局として名乗る形と、代行であることを伝える形の両方があります。どちらにするかは会社が決め、代行はそれに沿います。名乗り方を決めていないと、候補者が「人事の〇〇さんですか」と聞いたときに担当者が答えられません。出す前に決めておきます。考え方は候補者に代行の利用を伝えるべきかに書いています。

面接官が予定を空けてくれません

面接官が枠を空けないのは、面接の優先順位が他の業務より低いからで、日程調整を外に出しても変わりません。効くのは、「枠を空けないと候補者が何日待たされ、何人流れたか」を記録で示すことと、経営者が面接の枠を業務として位置づけることです。代行は前者の記録を出せます。後者は会社の判断です。面接官が足りないときの組み方は面接官が足りないときに書いています。