面接官トレーニングは代行に出せるか｜任せる範囲の切り分け方

「面接官によって評価がばらつくので、面接官トレーニングを代行に出したい」という相談は、面接官が現場の責任者で、面接の型が無く、聞くことも記録も人それぞれになっている会社から来ます。出せます。ただ、面接官トレーニングで面接が変わるのは、研修を受けたときではなく、面接官が自分の面接を型に沿って変え、記録を振り返ったときです。研修を一度やって終わりでは、翌月には元に戻ります。外に出すなら、研修の一回ではなく、「型を作り、研修し、同席し、記録を振り返る」までの流れを出します。結論を先に書くと、面接官トレーニングは、「面接で何を見るかの決定」「誰を面接官にするかの決定」「面接官への評価」「面接官が自分の面接を変えること」「法令に関わる質問の判断」は会社が持ち、「面接の型（観点・過去の場面を聞く質問・根拠付きの記録）の設計・面接官向けの研修の設計と実施・模擬面接の相手役と同席と助言・面接記録を使った振り返りの材料・面接官ごとの通過率と記録の質のばらつきの記録」は代行に出せます。ばらつきの直し方は面接官によって評価がばらつくときに、質問の作り方は面接で何を聞けばよいか分からないときに書いていますので、ここでは「面接官トレーニングを工程に分けて出す」観点に絞ります。面接で聞いてはいけない事項の扱いは、法令に関わるので専門家にご確認ください。

「決めて変わる」と「型を作り支える」を分ける

面接官トレーニングを工程に分けると、次のようになります。

一つ目は、面接で何を見るかを決めることです。要件から、各段階で確かめる観点を二つか三つに絞る。会社が決めます。案は外の人が出せます。

二つ目は、誰を面接官にするかを決めることです。観点を見られる人、時間を取れる人。会社が決めます。

三つ目は、面接の型を作ることです。観点ごとの「過去の場面を聞く」質問、根拠付きの記録の様式、時間配分、聞いてはいけない事項の一覧。外の人が作り、会社が承認します。聞いてはいけない事項は専門家に確認します。

四つ目は、研修の設計と実施です。型の説明、なぜ場面を聞くのか、記録の書き方、聞いてはいけない事項。外の人ができます。一回で終わらせず、短く繰り返す形にします。

五つ目は、模擬面接と同席です。研修の後に、担当者が候補者役で模擬面接を行い、実際の面接に最初の数回同席して、面接後に助言する。外の人ができます。

六つ目は、面接記録を使った振り返りです。面接官の記録を見て、根拠が書けているか、観点に沿っているか、印象で終わっていないかを確かめ、面接官と一緒に振り返る。材料は外の人が作り、振り返りは面接官と責任者で行います。

七つ目は、ばらつきの記録です。面接官ごとの通過率、記録の質、一次で通した人が二次でどうだったか。外の人が記録し、面接官への評価や配置の判断は会社です。

八つ目は、面接官が自分の面接を変えることです。これは面接官本人にしかできません。会社が面接官に「型に沿って面接する」ことを求め、面接官が変えます。

八つのうち、一と二の決定、七の判断、八は会社が持ち、それ以外は外に出せます。

代行に出せる工程と出せない工程

表の要点は、「面接官が自分の面接を変える」が面接官本人の側にあることです。研修と同席と振り返りは、面接官が変わるための支えであり、変わるのは面接官です。会社が面接官に「型に沿う」ことを求めなければ、研修は聞き流されます。

もう一つの要点は、「模擬面接と同席」です。研修で型を説明しても、面接官は自分の癖に戻ります。担当者が候補者役で模擬面接をし、実際の面接に最初の数回同席して、面接の直後に「この場面で観点から外れた」と助言することで、型が身につきます。研修だけを出す形より、ここまで出す形のほうが効きます。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「面接官研修を一度やれば、評価のばらつきは直る」というものです。実際には、半日の研修を受けても、面接官は翌週には自分の聞き方に戻ります。ある会社では、外部の面接官研修を年に一度受けていましたが、評価のばらつきは変わらず、一次で通した人が二次で落ちる率も変わっていませんでした。担当者が入って、観点を二つに絞った型を作り、研修は三十分に短くして型の説明だけにし、その後に面接官ごとに模擬面接を一回、実際の面接に二回同席し、面接後に記録を見ながら十分の振り返りをする形にしたところ、記録が根拠付きになり、面接官ごとの通過率の差が縮まりました。面接官が変わるのは、研修の内容の良さではなく、自分の面接を型に照らして振り返る回数です。

代行に出したほうがよい状況

次の状況では、面接官トレーニングを代行に出したほうが進みます。

一つ目は、面接の型が無く、面接官が思いついたことを聞いているときです。型の設計を外に出します。

二つ目は、型はあるが面接官が使わず、記録が印象で終わっているときです。研修と同席と振り返りを外に出します。

三つ目は、面接官ごとに通過率が大きく違い、原因が分からないときです。ばらつきの記録を外に出します。

四つ目は、面接官が増えたり替わったりして、新しい面接官の立ち上げに人事の時間が取れないときです。研修と模擬面接と同席の型を外に出します。

五つ目は、面接で聞いてはいけない事項を面接官が知らず、不安があるときです。一覧を専門家に確認したうえで、研修に組み込む作業を外に出します。

代行に出さないほうがよい状況

逆に、次の状況では、面接官トレーニングを外に出しても進みません。

一つ目は、面接で何を見るかが決まっていないときです。観点が無いと型も研修も作れません。先に観点を決めます。決め方は評価基準が言語化できていないときに書いています。

二つ目は、会社が面接官に「型に沿う」ことを求めないときです。研修を受けても「自分のやり方で」が許されるなら、変わりません。責任者から求めます。

三つ目は、面接官が同席や振り返りを受け入れないときです。「面接を見られたくない」が強い場合は、まず記録の振り返りだけから始めるか、責任者が受け入れを求めます。

四つ目は、面接官の評価や配置の判断を代行に委ねようとしているときです。判断は会社が持ちます。代行は記録と材料を出すまでです。

担当者の選び方

面接官トレーニングを任せる担当者は、次の点で選びます。

一つ目は、面接の型を「観点を絞り、場面を聞き、根拠で記録する」形で設計した経験があるかです。項目を増やす人ではなく、三十分で聞ける量に絞れる人。

二つ目は、研修を短く、繰り返す形で設計できるかです。半日の研修を一度やる人ではなく、三十分を数回に分けられる人。

三つ目は、模擬面接の候補者役ができ、同席して面接後に具体的な助言ができるかです。「良かったです」ではなく、「この場面で観点から外れた」と言える人。

四つ目は、面接官の記録を読んで、根拠の有無を見分け、振り返りの材料にできるかです。

五つ目は、面接官に評価者として振る舞わない姿勢があるかです。面接官の上に立つのではなく、支える立場でいられる人。担当者の経歴の見方は担当者の経歴の見方に書いています。

出す前に用意しておくもの

面接官トレーニングを代行に出す前に、次を用意しておくと、最初の一週間が速くなります。

一つ目は、面接で何を見るかの観点です。決まっていなければ、担当者が案を出して会社が決めます。

二つ目は、面接官の一覧と、それぞれの面接の回数です。誰が、月に何回、どの段階の面接をしているか。

三つ目は、責任者から面接官への「型に沿って面接する」「研修と同席と振り返りを受ける」の合意です。これが無いと始まりません。

四つ目は、面接で聞いてはいけない事項の一覧です。専門家に確認したものを用意します。無ければ、担当者が案を作り、専門家に確認してから使います。

五つ目は、これまでの面接記録と、面接官ごとの通過率です。あれば、担当者は「誰の記録が印象で終わっているか」「誰の通過率が外れているか」を最初に読めます。

六つ目は、面接官の情報の扱いです。面接官ごとの通過率や記録の質は、面接官の評価に見える情報です。誰が見るか、どう使うかを決めておきます。

エラベルの見解

担当する側から見ると、面接官トレーニングで最も効くのは、「研修を三十分にして、同席と振り返りに時間を使う」ことと、「面接官ごとの記録を、面接官本人と一緒に読む」ことの二つです。前者で面接官は聞き流さず、後者で自分の癖に気づきます。研修で「場面を聞きましょう」と言われても、自分の記録に「良い印象」と書いてあるのを見て初めて、面接官は「自分は印象で書いている」と分かります。エラベルでは、面接官トレーニングを任せる案件で担当者を紹介するとき、最初の一週間で観点を会社と確認し、型の案を作って承認を受け、責任者から面接官への合意を取ってもらい、聞いてはいけない事項の一覧を専門家に確認してもらい、最初の研修を三十分で設計するところまでをお願いしています。何を見るか、誰を面接官にするか、面接官への評価は会社の役割であり、担当者は型を作り、研修し、同席し、振り返りの材料を出す役割に徹してもらっています。

まとめ

• 面接官トレーニングは「決めて変わる」と「型を作り支える」に分かれる。何を見るか・誰を面接官にするか・面接官への評価・面接官が自分の面接を変えること・法令に関わる判断は会社。型の設計・研修の設計と実施・模擬面接と同席・記録を使った振り返りの材料・ばらつきの記録は代行に出せる
• 面接官が変わるのは研修の内容ではなく、自分の面接を型に照らして振り返る回数
• 研修は三十分に短く、時間は同席と振り返りに使う
• 会社が面接官に「型に沿う」ことを求める。求めなければ研修は聞き流される
• 出したほうがよいのは型が無い・型があるが使われない・通過率の差の原因が分からない・面接官の立ち上げに時間が無い・聞いてはいけない事項に不安のとき
• 出さないほうがよいのは観点が無い・会社が求めない・面接官が受け入れない・評価と配置を委ねようとしているとき

よくある質問

面接官が「見られたくない」と同席を嫌がります

最初は記録の振り返りだけから始めます。面接官の記録を担当者と一緒に読み、「根拠が書けているか」を見るだけなら、面接を見られる抵抗は小さい。それで型の意味が伝わってから、模擬面接（候補者役は担当者）、実際の面接への同席、の順に進めます。責任者から「同席は評価のためではなく、型を揃えるため」と伝えてもらうことも効きます。

面接で聞いてはいけないことを、代行が教えてよいですか

聞いてはいけない事項は法令に関わるので、一覧は専門家に確認したものを使います。代行は、確認済みの一覧を研修に組み込み、面接官が守れているかを同席と記録で確かめる役割です。代行が独自に「これは聞いてよい」と判断する形は避けます。個別の判断は専門家にご確認ください。

経営者が最終面接をしていますが、経営者にもトレーニングは必要ですか

最終面接は「見極め」より「口説き」の場になることが多く、一次や二次とは型が違います。経営者には、一次と二次で何を確かめたかの記録を渡し、最終では「確かめ済みのことを聞き直さない」「会社の期待を伝える」「候補者の懸念に答える」に時間を使う形を提案します。研修という形ではなく、記録の共有と、最終面接の目的の整理から入ります。