新卒採用の実務を外注したときの費用と工数の目安｜一年がかりの流れの、どの時期に手間が集中するかで考える

新卒採用は、中途採用と違って、一年以上かけて同じ時期に多くの学生と関わる採用です。インターンシップで学生と出会い、説明会で会社を知ってもらい、選考を進め、内定を出したあとも入社まで関係を保つ。この流れの中で、時期によって手間が大きく変わり、繁忙期には人事の手がまったく足りなくなることがあります。結論から書くと、新卒採用の実務の外注は、一年の流れの中で手間が集中する時期を見極め、その時期の学生とのやりとりを中心に外部に任せる形で見積もると、判断しやすくなります。

外部への費用は会社、料金の形、依頼する範囲によって大きく異なり、公的な統計もないため、この記事では金額の相場は扱いません。新卒採用の日程の考え方は新卒採用の年間スケジュールで書いています。

一年の流れと、手間が集中する時期

新卒採用の実務は、大きく次の段階に分けられます。

新卒採用では、多くの学生のエントリーが短い期間に集まるため、選考の開始時期に手間が最も集中します。エントリーの管理、面接の日程調整、合否の連絡が一度に重なり、社内の人事だけでは対応しきれなくなることがあります。この時期に外部の力を借りると、学生への連絡の遅れを防げます。詳しい切り分けは新卒採用の実務は代行に出せるかで書いています。

学生とのやりとりの量で工数が変わる

新卒採用の実務の工数は、学生とのやりとりの量で決まります。見積もりを取るときは、次の要素を伝えてください。

1. エントリーの数：見込んでいるエントリーの数と、その時期
2. 選考の段階の数：書類選考、面接の回数、グループワークなど
3. 説明会やインターンシップの回数：開催の回数と、一回あたりの参加者の数
4. 内定者の数とフォローの範囲：内定者の数、懇親会や研修の有無

学生とのやりとりは、件数が多いだけでなく、学生の予定に合わせた調整が必要になります。授業や試験の時期、他社の選考の時期を考えて連絡するなど、新卒採用ならではの配慮もいります。

エラベルの見解

新卒採用の外注で多いのは、選考の時期だけ外部に頼み、インターンシップや内定者フォローとのつながりが切れるケースです。インターンシップで学生と築いた関係が選考に引き継がれず、選考で知った学生の関心が内定者フォローに生かされない。学生から見ると、会社の対応がばらばらに感じられます。

外部に頼むなら、学生ごとの情報（参加したイベント、関心、選考の進み具合）を一つの場所に記録し、時期が変わっても引き継げる仕組みを一緒につくってください。同じ料金・同じ業務範囲でも、一年の流れをつなげて見てくれる担当者かどうかで、学生の印象と内定の承諾が変わります。

学生の情報と条件の伝え方

新卒採用では、多くの学生の個人情報を扱います。職業安定法第5条の5は、労働者の募集を行う者などは、求職者などの個人情報を、業務の目的の達成に必要な範囲内で、目的を明らかにして収集し、その目的の範囲内で保管・使用しなければならないと定めています（本人の同意がある場合など正当な事由がある場合を除く）。インターンシップで集めた学生の情報を採用の選考に使うかどうかなど、学生の情報の使い方には決まりや考え方があるため、外部に頼む場合も、情報の扱いを確認してください。

また、職業安定法第5条の3は、募集に当たって業務の内容や賃金、労働時間などの労働条件を明示することを求めています。説明会や面接で外部の担当者が条件に触れる場合は、求人の条件と食い違わないよう、伝えてよい内容を事前に共有してください。新卒採用の実務の進め方は新卒採用の実務の進め方で書いています。

料金の形と品質の見方

新卒採用の実務を外部に頼むときの料金の形は、一年を通した月額、繁忙期だけの月額、エントリーや選考の件数ごと、採用が決まったときの支払いなどがあります。手間が集中する時期だけ頼むなら、その時期の月額や件数ごとの形が合いやすくなります。エラベルでは、採用決定時に1名10万円（税別）という形で、担当者を選んで採用の実務を任せられる仕組みを用意しています。

品質は、次の点で確かめられます。

• 連絡の速さ：エントリーや面接の結果への連絡が、学生を待たせずに行われているか
• 学生の印象：選考や説明会のあとの学生の反応、辞退の理由
• 一年の流れのつながり：インターンシップから内定者フォローまで、学生の情報が引き継がれているか

エラベルの見解

新卒採用で、もう一つ考えてほしいのは、社員と学生が会う機会を減らさないことです。外部に実務を頼むと、学生とのやりとりの多くを外部の担当者が担うことになります。それ自体は効率的ですが、学生が会社の社員と話す機会が減ると、会社の雰囲気が伝わりにくくなります。

連絡や日程調整は外部に任せても、説明会や面接、内定者との懇親の場には、社員が出る機会を確保してください。学生が入社を決める大きな理由は、そこで出会った社員の姿です。

まとめ

• 新卒採用はインターンシップ・広報・選考・内定者フォローと一年がかりで進む
• 手間は選考の開始時期に最も集中する。この時期の学生とのやりとりを外部に任せると効果が大きい
• 工数はエントリーの数、選考の段階、イベントの回数、内定者の数で変わる
• 学生の情報は目的の範囲内で扱い、条件の伝え方を外部と共有する
• 一年の流れをつなげて見て、社員と学生が会う機会を確保する

よくある質問

新卒採用の実務を外注したときの費用の相場はいくらですか

会社や料金の形、依頼する範囲によって大きく異なり、公的な統計もないため、一律の相場はお伝えできません。エントリーの数、選考の段階、頼む時期と範囲をそろえて見積もりを取り、比べてください。

選考の時期だけ外部に頼むことはできますか

できます。手間が集中する選考の時期だけ頼む形は、費用を抑えやすい選択です。ただし、インターンシップや内定者フォローとのつながりが切れないよう、学生の情報の引き継ぎ方を決めておいてください。

インターンシップで集めた学生の情報を選考に使ってもよいですか

学生の情報の使い方には、決まりや考え方があります。職業安定法では、求職者などの個人情報を目的の範囲内で扱うことが求められています。インターンシップの情報の扱いについては、関係する省庁の考え方を確認し、学生に目的を示したうえで扱ってください。