新卒採用の実務の進め方｜自社でやる場合の手順

新卒採用を自社で進めようとして、「去年と同じ時期に、去年と同じ媒体に出す」から始めると、人数と役割が曖昧なまま説明会を開き、説明は会社案内の読み上げになり、学生への連絡は人事が中途採用と兼ねて遅れ、選考の途中で離脱が出て、内定を出しても内定期間は事務連絡だけで、承諾は半分に届かず、入社した人も「思っていた仕事と違う」で早く辞めます。新卒採用で最初にやるべきは、媒体を選ぶことではなく、「何人をどの役割で採るか」を決め、「時期ごとに誰が何をするか」を一覧にし、「社員が学生と会う時間」を先に確保することです。結論を先に書くと、進め方は、人数と役割と入社時期を決める→年間の計画と時期ごとのやることを一覧にする→説明会で語る社員と面接官と内定者と会う社員の時間を確保する→学生に伝える会社の話を整理する→経路を決めて申込の管理と連絡の型を作る→説明会と選考の運営の型を作る→内定期間の接点を設計する→記録の表を作り、時期ごとに見る、の八つの手順です。代行に出す場合の切り分けは新卒採用の実務は代行に出せるかに、定着の設計は新卒が定着しないときに書いていますので、ここでは自社で進める手順に絞ります。採用の時期や広報の解禁に関する取り決めは変わるので、その時点の公的な情報でご確認ください。

手順の全体

手順の要点は、二の「一覧」と三の「社員の時間」が、説明会の前にあることです。多くの会社は説明会の準備から始め、社員の時間は直前に頼み、内定期間の接点は内定を出してから考えます。

手順一：人数と役割と入社時期を決める

何人を、どの役割（配属先と最初の仕事）で、いつ入社で採るかを決めます。「良い学生がいれば」では計画が作れません。役割が決まると、説明会で語ること、面接で見ること、内定期間に会う社員、受け入れの型が決まります。新卒と中途の投資の分け方は新卒と中途のどちらに投資すべきかに書いています。

止まりやすいのは、人数だけ決めて役割が無いときです。役割が無いと、学生は「入って何をするか」が分からず、内定期間に他社と比べて辞退します。

手順二：年間の計画と時期ごとのやることを一覧にする

広報の開始、説明会、選考、内定、内定期間、入社前、入社、の時期ごとに、誰が何をいつまでにやるかを一覧にします。新卒は時期が決まっていて、遅れると取り返せないので、一覧で遅れを先に見つけます。月に一度、一覧を見て遅れを確かめます。

止まりやすいのは、一覧を年度初めに作って見ないときです。月に一度、遅れている項目に印を付けます。

手順三：語る社員と面接官と内定者と会う社員の時間を確保する

説明会で語る社員（配属予定の部署から一人か二人）、面接官（各段階）、内定期間に会う社員（配属予定の上司と若手の社員）を決め、時期ごとの時間を先に確保します。直前に頼むと取れません。

止まりやすいのは、「人事だけで回す」ことです。学生は「働いている人」と話しに来ています。人事だけの説明会と、人事からの事務連絡だけの内定期間は、学生に「会社の人が出てこない」と受け取られます。

エラベルの見解

これをやる前に、先に手順一の役割を決めておかないと、手順三の社員は決まりません。相談で多いのは、「説明会に社員を出したいが、誰に頼めばよいか分からない」というご相談です。聞くと、採用人数は決まっていましたが、配属先が「入社後に決める」で、どの部署の社員に頼むかが決まっていませんでした。役割を「営業部門で最初の一年は既存顧客の対応」と決めてからは、営業部門の若手と責任者に頼めるようになり、説明会の内容も「入社後の一年」が語れる形になり、内定期間に会う社員も同じ部署で揃いました。新卒採用で社員が動くのは、「自分の部署に入る人を採る」と分かったときです。エラベルで新卒採用の実務を担当する人には、社員に頼む前に、役割を会社と決めてもらっています。

手順四：学生に伝える会社の話を整理する

学生が知りたいことは、「どんな人が働いているか」「入社後の一年は何をするか」「どう育ててもらえるか」「何が大変か」「選考で何を見るか」です。この五つを、社員の言葉で語れるように、一枚に整理します。会社案内の読み上げにしません。

止まりやすいのは、「大変なところ」を隠すときです。良いところだけの説明会は学生に見抜かれ、入社後の「聞いていた話と違う」につながります。

手順五：経路を決めて申込の管理と連絡の型を作る

経路（新卒向けの媒体、学校の窓口、イベント、インターン、社員の紹介）を、人数と役割に合わせて一つか二つに絞ります。申込の受付、事前の連絡、リマインド、選考の案内、結果の連絡を型にし、学生への連絡は当日中に返します。学生は返信の速さで会社の印象を決めます。

止まりやすいのは、人事が中途採用と兼ねていて、学生の連絡が翌日以降になるときです。学生への連絡の時刻を決め、毎日その時刻に返します。インターンを経路にする場合の設計はインターンをどう設計するかに書いています。

手順六：説明会と選考の運営の型を作る

説明会は、受付、人事の短い説明、社員の話（人事が問いを投げる形）、質疑、次の案内、の順で進行表を作り、社員の話と質疑を全体の半分以上にします。選考は、各段階の観点と質問と記録の型を作り、面接官に一枚で渡します。面接の型は一次面接の進め方と同じ考え方です。新卒は経歴で確かめられることが少ないので、観点を「学業や活動で自分が決めたこと」「困ったときにどう動いたか」のように、経験の中身より動き方に寄せます。

止まりやすいのは、説明会が会社案内の読み上げで一時間終わるときです。社員の話と質疑の時間を先に確保します。

手順七：内定期間の接点を設計する

内定から入社までを区切り、それぞれに社員との接点を置きます。内定の直後に配属予定の上司と面談、数か月に一度の内定者同士の場か社員との接点、月に一度の近況の連絡（事務ではなく）、入社前に上司と最初の一か月の話。家族に見せられる材料（条件の書面、会社の紹介、来てほしい理由）も用意します。接点の設計は内定者フォローの進め方に書いています。

止まりやすいのは、内定を出してから接点を考えるときです。内定の直後が最も辞退が出やすく、そこに接点が無いと他社に決まります。手順二の一覧に、内定期間の接点を先に入れておきます。

手順八：記録の表を作り、時期ごとに見る

学生ごとに、経路、申込日、説明会の参加、各段階の日付と結果、内定日、内定期間の接点、承諾か辞退か、辞退の時期と理由、入社後の定着を一行で残します。時期ごとに、どの経路の学生が進んだか、どの段階で減ったか、内定期間のどの時期に辞退が出たかを見て、翌年の計画に反映します。

止まりやすいのは、辞退の理由が「他社に決めた」で終わるときです。「他社の何が決め手だったか」まで聞きます。

外の人に頼む場合の境目

八つの手順のうち、一の決定、三の社員の確保、四で語ること、六の判定、七で会うこと、学校との関係の窓口は会社が持ちます。二の一覧、四の整理、五の申込の管理と連絡、六の運営と型、七の設計と段取りと連絡、八の記録は、外の人に出せます。切り分けの詳しい話は新卒採用の実務は代行に出せるかに書いています。

外に出す判断の目安は、「役割と社員の時間は確保できるが、段取りと連絡と運営と内定期間の運用に人事の時間が取れない」ときです。社員の時間が無いまま外に出しても、学生は決めません。

エラベルの見解

担当する側から見ると、新卒採用の実務で会社ごとに差がつくのは、手順七の「内定期間の接点が手順二の一覧に最初から入っているか」です。説明会と選考は、どの会社も時期が来れば動きます。差がつくのは、内定を出した後で、接点が一覧に無い会社では、人事が中途採用に戻って内定者は放置され、内定期間の後半に辞退が出ます。一覧に入っている会社では、内定の翌週に上司との面談が入り、月に一度の連絡が続き、承諾が保たれます。エラベルでは、新卒採用の実務を担当する人に、最初の一週間で役割と社員の時間を会社と確認し、年間の一覧を内定期間の接点まで含めて作り、学生への連絡の型と時刻を決めるところまでをお願いしています。ここまでできると、担当者は時期ごとの段取りと連絡と運営と接点の運用を回し、会社は決めることと社員が会うことと判定だけになります。

まとめ

• 新卒採用は「去年と同じ」ではなく、役割を決め、時期ごとの一覧を作り、社員の時間を先に確保するところから始める
• 手順は人数と役割→年間の一覧→社員の時間→会社の話の整理→経路と連絡の型→運営の型→内定期間の接点→記録の八つ
• 役割が無いと社員に頼めず、学生は入社後が分からず、内定期間に辞退する
• 学生への連絡は当日中。人事が兼務なら時刻を決めて毎日返す
• 説明会は社員の話と質疑を半分以上。会社案内の読み上げにしない
• 内定期間の接点を一覧に最初から入れる。内定の翌週に上司との面談

よくある質問

人事一人で中途採用と兼ねています。新卒はどこまで自社でできますか

役割の決定、社員の時間の確保、判定、内定者と会うことは会社に残し、年間の一覧、申込の管理、学生への連絡、運営、内定期間の段取りは、外に出すか、型にして時刻を決めて回します。特に学生への連絡は、兼務だと翌日以降になりがちなので、毎日決まった時刻に返す形にします。新卒の時期に人事の時間を確保できないなら、その時期だけ外に出す形も考えます。

説明会に何人集めればよいですか

一つの数字ではなく、採用人数と各段階の通過率から逆算します。過去の記録があれば、説明会の参加者のうち何人が応募し、何人が内定し、何人が承諾したかから、必要な参加者数が出ます。無ければ、最初の年は記録を取ることを優先し、翌年に逆算します。集める数より、参加した学生が「社員と話した」と感じて応募に進む率のほうが効きます。

内定を出す時期は早いほうがよいですか

他社より早く出せば承諾されやすいとは限らず、早く出して内定期間が長くなると、接点が無ければ辞退が増えます。出す時期より、出した後の接点の設計のほうが効きます。時期は、公的な取り決めと、他社の動きと、自社の選考の進み具合で決め、内定期間の接点を一覧に入れたうえで出します。取り決めは変わるので、その時点の公的な情報でご確認ください。