適性検査の運用は代行に出せるか｜任せる範囲の切り分け方

「適性検査の案内と結果の管理を代行に出したい」という相談は、応募が増えて選考の事務が回らなくなった会社から来ます。出せます。ただ、適性検査で会社が困っているのは、案内の手間そのものより、「結果をどう使えばよいか決まっていない」ことのほうが多く、そこは外に出しても解決しません。結果が届いても誰も見ない、面接官が結果を知らずに面接している、結果で落とした人の基準を誰も説明できない、という状態は、運用を外に出しても変わりません。結論を先に書くと、適性検査の運用は、「検査の選定と導入の判断」「結果を足切りに使うか参考にするかの決定」「基準の決定」「結果の扱いの決まり」「費用の承認」は会社が持ち、「受検案内の送付と期限の管理・未受検者への連絡・結果の取り込みと面接官への共有・面接で確かめる点の整理・結果と選考結果の記録と突き合わせ」は代行に出せます。この記事では、検査の種類や製品の比較はせず、「運用を代行に出す」観点に絞ります。検査の選び方や仕様は、提供元の公式情報でご確認ください。

「使い方を決める」と「回す」を分ける

適性検査の運用を工程に分けると、次のようになります。

一つ目は、どの検査を、選考のどの段階で、何のために使うかを決めることです。性格の傾向を面接の参考にするのか、能力の基準で足切りにするのか、書類の後か一次の後か。会社が決めます。案は外の人が出せます。

二つ目は、結果をどう使うかの基準を決めることです。足切りに使うなら、どの項目のどの水準で落とすか。参考にするなら、面接官にどう渡し、面接で何を確かめるか。会社が決めます。

三つ目は、候補者に受検を案内し、期限を管理することです。案内の送付、受検方法の説明、期限の設定、期限前の再連絡。外の人ができます。

四つ目は、未受検者への連絡と、受検できない候補者への対応です。外の人ができます。

五つ目は、結果を取り込み、面接官に共有することです。結果を選考の記録に入れ、面接の前日までに面接官に渡し、「この結果から面接で確かめてほしい点」を整理する。外の人ができます。

六つ目は、結果と選考の結果を記録し、突き合わせることです。「この項目が低い人は二次で落ちている」「この項目は選考結果と関係が見えない」を示す。外の人ができ、基準を見直す判断は会社です。

七つ目は、結果の扱いの決まりです。誰が結果を見られるか、候補者に開示するか、保管と廃棄、結果を採否の理由としてどう扱うか。会社が決め、代行はそれに沿います。法令に関わる部分は専門家にご確認ください。

七つのうち、一と二の決定、六の判断、七の決まりは会社が持ち、それ以外は外に出せます。

代行に出せる工程と出せない工程

表の要点は、「結果の使い方の基準」が会社の側にあることです。代行が案内と取り込みを回しても、結果を面接官がどう見るかが決まっていなければ、結果は選考の記録に溜まるだけです。出すなら、「足切りか参考か」と「面接官にどう渡すか」を先に決めます。

もう一つの要点は、「結果と選考結果の突き合わせ」です。検査の結果が自社の選考にどう関係しているかは、記録を並べて初めて見えます。「この項目が低い人は二次で落ちている」なら基準の候補になり、「関係が見えない」なら足切りに使うのをやめる判断ができます。代行は両方の記録を持っているので、突き合わせを出せます。ここを出せる代行と出せない代行で、検査が選考に効くかどうかが変わります。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「適性検査を入れれば、面接の負担が減る」というものです。実際には、結果の使い方を決めずに入れた検査は、案内と管理の手間だけを足して、面接の負担は減りません。ある会社では、検査を書類通過の後に入れて、結果を全員分取っていましたが、面接官は結果を見ておらず、人事は結果の見方を知らず、候補者は受検の手間だけが増えていました。運用を担当者に出すときに、先に「結果は参考にする。面接官には結果から確かめてほしい点を三つに絞って前日までに渡す」と決め、担当者が結果の取り込みと確かめる点の整理を持つ形にしたところ、面接官は結果を使うようになり、面接で聞くことが絞られて時間が短くなりました。検査が効くかどうかは、検査の種類ではなく、結果が面接官に「確かめる点」として届くかどうかで決まります。

代行に出したほうがよい状況

次の状況では、適性検査の運用を代行に出したほうが進みます。

一つ目は、応募が多く、受検案内と期限の管理と未受検者への連絡で人事の時間が取られているときです。案内と管理を外に出すと、人事の時間が空きます。

二つ目は、結果が届いても面接官に渡っていないときです。取り込みと前日までの共有を外に出すと、面接官が結果を見て面接に入れます。

三つ目は、結果の見方が人事にも面接官にも分からず、記録に溜まっているだけのときです。「結果から面接で確かめる点」の整理を外に出すと、結果が面接で使われます。

四つ目は、検査を入れて時間が経っているのに、選考に効いているか分からないときです。結果と選考結果の突き合わせを外に出すと、効いている項目と効いていない項目が見えます。

五つ目は、未受検のまま選考が止まっている候補者が出ているときです。期限の管理と再連絡を外に出すと、止まる候補者が減ります。

代行に出さないほうがよい状況

逆に、次の状況では、適性検査の運用を外に出しても進みません。

一つ目は、検査を何のために使うかが決まっていないときです。「みんな入れているから」で入れた検査は、運用を外に出しても使われません。先に目的を決めるか、検査をやめます。

二つ目は、足切りに使うのに、基準を誰も説明できないときです。「この項目がこの水準未満なら落とす」を会社が決めて説明できないと、落とした候補者に対して理由を持てません。基準を決めるか、参考にとどめます。

三つ目は、結果の扱いの決まりが無いときです。検査の結果は候補者の個人情報で、代行が閲覧し、記録に残し、面接官に渡すことになります。誰が見られるか、保管と廃棄、候補者への開示をどうするかを決め、代行との契約に入れます。法令に関わる部分は専門家にご確認ください。

四つ目は、検査の提供元の規約で、結果の閲覧や取り扱いを外部に委ねることに制限があるときです。提供元の規約を確認し、制限があるなら、案内と期限の管理だけを外に出し、結果は会社が扱います。

担当者の選び方

適性検査の運用を任せる担当者は、次の点で選びます。

一つ目は、検査の結果を「面接で確かめる点」に変換した経験があるかです。結果の数値を読み上げるのではなく、「この傾向が出ているので、面接ではこの場面を聞いてほしい」と面接官に渡せる人。

二つ目は、受検案内と期限の管理と再連絡を、当日中に回す型を持っているかです。

三つ目は、結果と選考結果を突き合わせて、「効いている項目と効いていない項目」を会社に戻せるかです。検査を入れて終わりではなく、基準の見直しの材料を出せる人。

四つ目は、結果の扱いに慎重で、決まりに沿って扱えるかです。結果を面接官以外に見せない、候補者に無断で開示しない、といった決まりを守れる人。担当者の経歴の見方は担当者の経歴の見方に書いています。

出す前に用意しておくもの

適性検査の運用を代行に出す前に、次を用意しておくと、最初の一週間が速くなります。

一つ目は、検査を選考のどの段階で、何のために使うかの決定です。書類の後か一次の後か、足切りか参考か。

二つ目は、足切りに使うなら、その基準です。参考にするなら、面接官に渡す形です。決まっていなければ、担当者が案を出して会社が決めます。

三つ目は、結果の扱いの決まりと、代行との契約です。誰が見られるか、保管と廃棄、候補者への開示。提供元の規約で外部の取り扱いに制限が無いかの確認も含めます。法令に関わる部分は専門家にご確認ください。

四つ目は、面接官への共有の期限です。「面接の前日までに、結果と確かめる点を渡す」のように決めます。

五つ目は、受検の期限と、未受検者への対応の決まりです。「案内から何日以内」「期限前に一度再連絡」「期限を過ぎたら選考をどうするか」。

六つ目は、これまでの受検結果と選考結果の記録です。あれば、担当者は最初に突き合わせて、「効いている項目」の当たりを付けられます。

エラベルの見解

担当する側から見ると、適性検査の運用で最も効くのは、「結果を面接官に渡すときに、確かめる点を三つに絞る」ことと、「結果と選考結果を月に一度突き合わせる」ことの二つです。前者で結果が面接に使われ、後者で検査が選考に効いているかが見えます。結果の全項目をそのまま面接官に渡すと、面接官は見ません。三つに絞って「この場面を聞いてください」まで書くと、面接で使われます。エラベルでは、適性検査の運用を任せる案件で担当者を紹介するとき、最初の一週間で使う段階と目的と基準を会社と確認し、結果の扱いの決まりと提供元の規約を確認し、案内と期限の管理の型を作り、面接官への渡し方を決めるところまでをお願いしています。検査の選定と基準の決定は会社の判断であり、担当者は案を出す立場にとどめています。結果の扱いは、専門家にご確認いただくようお伝えしています。

まとめ

• 適性検査の運用は「使い方を決める」と「回す」に分かれる。検査の選定・足切りか参考か・基準・結果の扱いの決まり・費用は会社。受検案内と期限の管理・未受検者への連絡・結果の取り込みと共有・確かめる点の整理・選考結果との突き合わせは代行に出せる
• 検査が効くかどうかは、検査の種類ではなく結果が面接官に「確かめる点」として届くかで決まる
• 出したほうがよいのは案内と管理で時間が取られている・結果が面接官に渡っていない・見方が分からない・効いているか分からない・未受検で止まる候補者がいるとき
• 出さないほうがよいのは目的が決まっていない・足切りの基準を説明できない・結果の扱いの決まりが無い・提供元の規約に制限があるとき
• 担当者は結果を確かめる点に変換できる・期限の管理を回す型・選考結果との突き合わせ・結果の扱いの慎重さで選ぶ
• 出す前に段階と目的・基準か渡す形・扱いの決まりと契約と規約の確認・共有の期限・受検の期限と未受検の決まり・これまでの記録を用意する

よくある質問

検査の結果だけで落としてもよいのですか

会社の判断ですが、落とすなら「どの項目のどの水準で落とすか」を会社が決めて、説明できる状態にしておきます。基準が説明できない足切りは、落とした候補者に対して理由を持てません。基準を決められないなら、足切りに使わず、面接の参考にとどめます。結果の扱いと採否の理由の持ち方は、法令に関わる部分もあるので、専門家にご確認ください。

結果を候補者に開示すべきですか

開示するかどうかは会社が決め、決まりとして持っておきます。検査の提供元によっては、候補者への結果の返却の仕組みや、開示に関する規約があります。提供元の規約と、社内の決まりの両方を確認し、代行にはその決まりに沿って扱ってもらいます。法令に関わる部分は専門家にご確認ください。

検査を入れたのに、選考が良くなった実感がありません

結果と選考結果を突き合わせていないと、効いているかどうかは分かりません。受検結果の項目と、一次・二次・内定・入社後の結果を並べて、「この項目が低い人は二次で落ちている」のような関係が見えるか確かめます。関係が見えない項目を足切りに使っているなら、使うのをやめます。関係が見える項目があるなら、それを面接で確かめる点に変換します。突き合わせの記録は代行に出せます。