採用代行から内製に戻すときの手順

採用担当を採用できた、社内の体制が整った、採用の規模が落ち着いた。こうした変化があると、採用代行を止めて内製に戻す判断が出てきます。ただ、一度に全部を戻すと、たいてい回りません。代行が担っていた業務は思っているより多く、しかも一部は文書になっていないからです。この記事では、戻す時期の見分け方と、段階を踏んだ移行の手順を整理します。

戻す時期の見分け方

内製に戻すのが合理的になるのは、次の条件がそろったときです。

採用が継続的にある。恒常的に採り続けるなら、社内に置くほうが総額では下がりやすくなります。一時的な増加なら、外部の手を使うほうが合います。

設計ができる人がいる。要件を言語化し、母集団の作り方を決められる人が社内にいるか。この人がいないと、内製に戻しても手を動かす先が決まりません。

業務量が安定している。波が大きいと、社内の人員では吸収しきれません。繁忙期に回らなくなります。

運用が文書になっている。求人原稿、検索条件、選考の判断基準。これらが手元にあるかどうかで、移行の難易度が変わります。

四つのうち、四番目が整っていないなら、戻す前に回収が先です。回収せずに戻すと、社内で一から作り直すことになります。内製と外注の比較そのものは採用担当を雇うのと採用代行はどちらが安いかにまとめています。

移行は三つの段階に分ける

一度に戻さず、段階を踏みます。

第一段階：資産を回収する。契約が続いているうちに、成果物とデータを編集できる形式で受け取ります。契約が終わってからでは、相手の協力を得にくくなります。回収する項目は切り替えるときの引き継ぎ項目にまとめています。

第二段階：社内が並走する。代行が動いている状態で、社内の担当者が同じ業務を見ます。稼働報告を読むだけでなく、実際の管理画面を触り、文面を書いてみる。この期間があると、移行後の立ち上がりが変わります。

第三段階：工程ごとに移す。全部を一度に移さず、順番に移します。移す順番には目安があります。

移す順番

判断の少ない工程から移すのが原則です。上の三つは、基準さえあれば社内で回せます。下の二つは、やってみないと分からない部分が多く、移した直後は質が落ちます。

移すたびに、代行の稼働量を下げます。月額型なら範囲を絞り、時間単価型なら上限時間を下げる。契約に稼働量を調整できる条項があるかを、移行の前に確認しておきます。

エラベルの見解

内製に戻す判断で見落とされやすいのは、代行が担っていた業務の量です。稼働報告に出ている時間だけを見て「これなら社内で吸収できる」と判断すると、たいてい足りません。

理由は二つあります。一つは、稼働報告に出ない業務があること。候補者からの急な連絡への対応、媒体の管理画面の確認、進捗の把握。細かい作業は報告の粒度に現れません。

もう一つは、社内の人がやると時間がかかることです。慣れている担当者が一時間でやることを、初めての人が一時間でできるとは限りません。移行の直後は、同じ業務量に対して時間が余計にかかります。

だから、内製に戻すときは稼働報告の時間に余裕を上乗せして見積もってください。そのうえで、社内の担当者が他の業務も持っているなら、その分も差し引きます。

そして、移行の直後に採用が止まっても慌てないでください。慣れるまでの期間があるのは自然なことです。問題は、慣れる前に「やはり戻そう」と判断してしまうことです。移行の判断は、段階ごとに区切って評価してください。

戻した後に起きやすいこと

移行後によく出る問題と、その対処です。

属人化する。社内の一人に採用の業務が集中し、その人が休むと止まる。対処は、運用を文書に残し続けることです。代行から受け取った資料を更新していく形にします。

改善が止まる。回すことに手一杯で、文面の改善や条件の見直しに手が回らない。対処は、月に一度、改善の時間を確保することです。時間を決めておかないと、日々の対応で埋まります。

媒体の新しい機能に追いつかない。媒体は仕様が変わります。代行会社は複数社の運用から情報が入りますが、社内だけだと気づきにくい。対処は、媒体の担当者との定期的な接点を持つことです。

繁忙期に回らない。職種が増えたときや、選考が重なったときに詰まる。対処は、スポットで外部を使える体制を残しておくことです。全部を切らず、繋がりを残しておくのが実務的です。

完全に切るか、一部を残すか

内製に戻すといっても、全部を切る必要はありません。

全部を切る。費用は最も下がります。ただし、繁忙期の吸収先がなくなり、媒体の情報も入りにくくなります。

一部を残す。量のある定型業務や、経験がものを言う工程だけを外に残します。費用は下がりきりませんが、波を吸収できます。

スポット契約に切り替える。普段は使わず、必要なときだけ依頼する形です。ただし、都度の立ち上げが発生するため、依頼の頻度が高いと非効率になります。

判断は、採用の波の大きさで決まります。波が小さければ全部を切れますし、大きければ一部を残すほうが安定します。

契約を終えるときの実務

• 予告期間を確認し、逆算して申し入れる
• 最低契約期間が残っていないか確認する
• 進行中の候補者の対応の空白を作らない
• 成果物とデータを編集できる形式で受け取る
• 権限とアカウントを整理する（書き出し、確認、削除の順）
• 個人データの取り扱いを契約の定めに沿って処理する

このうち、進行中の候補者の対応がいちばん急ぎます。選考の途中で連絡が途切れると、辞退につながります。移行の時期は、選考の進捗を見て決めます。契約終了の手順は途中解約したいときの進め方で扱っています。

エラベルの見解

内製に戻すことを、代行会社に隠す必要はありません。早く伝えるほうが、引き継ぎに手が入ります。

代行会社の側から見ると、契約が終わることが決まっているなら、稼働枠の調整ができます。次の案件の準備も進められる。逆に、直前に伝えられると調整が効かず、引き継ぎも慌ただしくなります。

そして、伝え方によっては協力が得られます。「社内に採用担当が入ったので、段階的に内製に移していきたい。引き継ぎに協力してほしい」と伝える。関係が続いている状態で頼むほうが、資料の質も上がります。

さらに言えば、内製に戻した後も繋がりは残しておくほうがよい。繁忙期に頼めますし、媒体の仕様変更の情報も入ります。完全に切ってしまうと、次に必要になったときにゼロから探すことになります。

契約を終えることと、関係を終えることは別です。良い形で終えておくと、選択肢が残ります。これは代行に限らず、外部との取引全般に言えることです。

まとめ

• 戻す条件は、採用の継続性・設計できる人・業務量の安定・運用の文書化の四つ
• 文書化ができていないなら、戻す前に回収が先
• 移行は資産の回収 → 社内の並走 → 工程ごとの移管の三段階
• 移す順番は、判断の少ない工程から。検索条件づくりと媒体運用は最後
• 稼働報告の時間に余裕を上乗せして見積もる。慣れるまでは時間がかかる
• 戻した後は、属人化・改善の停止・仕様変更への遅れ・繁忙期の詰まりが起きやすい
• 全部を切らず、一部を残すかスポットに切り替える選択もある
• 内製化は早めに伝える。契約を終えることと関係を終えることは別

よくある質問

採用担当が入社したらすぐに代行を止めるべきですか

すぐには止めないほうが、立ち上がりは速くなります。新しい担当者が代行の運用を見る期間を置くと、そこで実務が身につきます。その後、工程ごとに移していく形が現実的です。移行の期間中は代行の稼働量を下げられるか、契約を確認しておきます。

内製に戻したら費用はどのくらい下がりますか

代行費用は減りますが、社内の人件費が増えます。あわせて、媒体費や採用管理システムの費用は残ります。比べるときは、代行費用だけでなく、社内の時間を金額に換算したものを含めて総額で見てください。計算の手順は採用担当を雇うのと採用代行はどちらが安いかにまとめています。

一度内製に戻した後、また外注に出せますか

出せます。ただし、その時点で運用が文書として残っているかどうかで立ち上げの速さが変わります。内製の期間中も、求人原稿や検索条件、判断の基準を更新して残しておくと、次に外注するときの立ち上げが短くなります。内製と外注のどちらの時期でも、文書を残す運用は同じように効きます。