スカウト代行 / スカウト代行
代行なしで回らなくなる
代行を止めたいが、止めると採用が動かなくなる。この状態は、外注していれば自然に起きるものではありません。何を社内に残すかを決めていなかった結果です。この記事では、依存の度合いを測る方法と、戻せる状態を作る手順を整理します。解約の実務は解約と引き継ぎにまとめています。
依存の度合いを測る
次の質問に答えられるかで分かります。
- 媒体の管理画面に、自社でログインできるか
- 今使っている検索条件を、自社で説明できるか
- 送っている文面が、自社の手元にあるか
- 誰に送ったかの記録が、自社にあるか
- 返信が来たとき、社内で対応できる人がいるか
- これまで何を試して、何が効いたか分かるか
答えられない項目が多いほど、止められない状態です。
そして、一番目から四番目は、記録とアクセスの話です。仕組みで解決できます。
五番目は体制の話。六番目は蓄積の話。
ノウハウより先に、記録とアクセス
「ノウハウが社内に残らない」という言い方をよく聞きます。
ただ、実際に止められなくする原因は、もっと単純です。
媒体のアカウントが代行会社名義。契約が終わると使えません。
送信済みの記録が代行会社にしかない。次に誰に送ればよいか分かりません。
文面が代行会社の手元にある。一から作り直しになります。
この三つが揃うと、止めた瞬間に何もできません。
そして、これはノウハウの問題ではなく、置き場所の問題です。
契約の設計で防げます。
社内に残す六つのもの
一.媒体のアカウント。自社名義で契約する。
二.送信済みの記録。誰にいつ送ったか。
三.文面。使っている型すべて。
四.検索条件。条件と、その根拠。
五.改善の記録。試したことと結果。
六.候補者の記録。返信、面談、選考の経緯。
この六つが自社にあれば、いつでも止められます。
そして、月次で受け取る形にしてください。
終了時にまとめて受け取る形だと、終了がもめたときに出てこないことがあります。
報告に含めてもらう。これで、常に手元にある状態になります。
エラベルの見解
依存を減らすうえで、「なぜそう判断したか」を報告に求めるのが最も効きます。
記録があっても、判断の理由がなければ再現できません。
理由がない記録
「検索条件：職種A、経験五年以上、業種B」
これだけだと、なぜその条件かが分かりません。
理由がある記録
「職種Aで経験五年以上に絞ったのは、三年台の候補者は返信は来るが面談で要件と合わなかったため。業種Bを足したのは、隣接する経験として通した実績があるため」
この差が、社内に残るかどうかを分けます。
そして、理由がある記録は、次の担当者にも、次の会社にも、社内に戻すときにも使えます。
求め方
定例会で毎回聞く。「なぜそうしましたか」
報告に理由の欄を作る。
そして、聞いた内容を自社側でも記録してください。
代行会社の報告書だけに頼らない。
自社の手元に、判断の経緯を残す。
一枚のファイルで足ります。日付、変えたこと、理由、結果。
この一枚が、依存を減らす最も安い方法です。
そして、この記録があると、代行会社を替えるときの説明が速くなります。
「この条件は試して効かなかった」「この文面が最も返信が取れた」
次の会社が、ゼロから試行錯誤する必要がなくなります。
外注してもノウハウが残る会社と残らない会社の差は、この一枚を作っているかどうかです。
対応できる人を残す
五番目は体制の話です。
残すこと
媒体の操作ができる人。基本的な検索と送信。
返信に対応できる人。文面を書ける。
この二つがあれば、代行が止まっても最低限は回ります。
方法
代行会社に操作を教えてもらう。契約の範囲に入れる。
月に数件だけ、自社で送る。感覚を保つ。
返信対応の一部を自社で持つ。
三番目が実務的です。
全部を任せず、一部を社内に残す。
そして、この形は候補者への対応の質にも効きます。社内の人が直接やり取りする場面ができるからです。
内製に戻すときの見積もり
戻すと決めたら、必要な稼働を出してください。
発生する業務と時間
- 検索条件の調整
- 候補者の選定
- 文面の書き分け
- 送信の操作
- 返信への対応
- 日程調整
- 記録
五番目の稼働を見積もってください。
返信は不定期に来ます。そして、遅れると候補者が離れます。
代行に任せていた間、これを誰かが毎日していました。
そして、担当を決めてください。
兼務だと、他の業務に押されて対応が遅れます。
段階的に戻す
一度に全部を戻すと、運用が落ちます。
戻す順番
一.記録を受け取る。六つのもの。
二.媒体のアカウントを自社名義にする。
三.返信対応を自社に移す。候補者との接点を先に戻す。
四.選定と書き分けを移す。
五.検索条件の設計を移す。
この順番だと、落ちにくい。
三番目を先にする理由は、候補者への影響が最も大きいからです。
そして、段階を進めながら、代行会社の稼働を減らしていく。
契約の稼働量を調整できるかを、事前に確認してください。
依存が悪いとは限らない
続ける前提なら、依存は問題ではありません。
問題になる場面
- 費用を見直したい
- 代行会社を替えたい
- 採用を一時的に止めたい
- 代行会社の都合で契約が終わる
四番目があります。自社の都合とは関係なく終わることがあります。
このとき、六つのものが自社になければ、採用が止まります。
だから、続ける前提でも、記録は受け取っておいてください。
受け取る手間は、月に数分です。
エラベルの見解
依存の話をするとき、「全部を内製に戻す」以外の選択肢も考えてください。
止められない状態を避けたいだけなら、全部を戻す必要はありません。
中間の形
返信対応だけ自社。候補者との接点を持つ。
設計だけ自社。条件と文面の型を作り、運用を任せる。
一つの職種だけ自社。他は任せる。
繁忙期だけ任せる。通常は自社で回す。
この四つのどれかにすると、依存は大きく下がります。
そして、外注の利点も残ります。
特に二番目です。
条件と文面の型は、自社の要件そのものです。ここを自社が持つと、代行会社が替わっても中身は変わりません。
そして、書き分けと送信という作業量の多い部分は外に出せます。
この分担だと、社内の稼働は少なく、依存も低い。
判断の基準は自社、作業は外。
この線で分けるのが、外注の基本の形です。
全部を任せるか、全部を戻すかの二択で考えると、どちらも実態に合いません。
まとめ
- 依存の度合いは六つの質問で測れる
- 止められなくする原因はノウハウではなく、記録とアクセスの置き場所
- 社内に残すのはアカウント・送信済み記録・文面・検索条件・改善の記録・候補者の記録
- 月次で受け取る。終了時にまとめてではもめる
- 「なぜそう判断したか」を報告に求める。理由がない記録は再現できない
- 判断の経緯を自社側でも一枚に記録する
- 媒体を操作できる人と返信を書ける人を残す
- 戻すときは返信対応から。候補者への影響が大きい順
- 代行会社の都合で終わることもある。続ける前提でも記録は受け取る
- 判断の基準は自社、作業は外。全部か無かで考えない
よくある質問
ノウハウを社内に残す方法はありますか
判断の理由を記録することです。条件や文面そのものより、なぜそうしたかが再現に要ります。定例会で毎回聞き、自社側でも一枚のファイルに残してください。日付、変えたこと、理由、結果。この形で足ります。
内製に戻すのにどのくらいかかりますか
記録とアカウントが手元にあるかで大きく変わります。揃っていれば、担当を決めて操作を覚える期間で済みます。揃っていなければ、条件と文面を作り直すところから始まります。まず六つのものが手元にあるかを確認してください。
依存を避けるために、あえて任せない範囲を作るべきですか
有効な考え方です。返信対応だけ自社に残す、条件と文面の設計だけ自社が持つ。この形だと依存は大きく下がり、外注の利点も残ります。判断の基準は自社、作業は外という線で分けてください。