別の代行に切り替えるとき

代行会社を替えると決めた。このとき、次の会社を選ぶ前にやることがあります。前回うまくいかなかった原因を整理することです。整理しないまま替えると、同じ結果になります。この記事では、切り替えの手順を整理します。解約そのものの手続きは解約と引き継ぎにまとめています。

前回の原因を分解する

替える前に、何が原因だったかを言語化してください。

分ける観点

代行会社の要因。体制、担当者、報告、対応の速さ。

自社の要因。要件が固まっていない、確認が遅い、情報を渡していない。

外部の要因。母数、市場、提示条件。

この三つに分けてください。

そして、自社の要因が大きい場合、会社を替えても変わりません。

確認の仕方

通過率のどこが落ちていたか。

自社側で止めていた時間。

渡していなかった情報。

この三つを整理すると、原因の内訳が見えます。

次の会社に伝えること

前回の経緯を、率直に伝えてください。

伝える内容

• 何をやっていたか。範囲、稼働、体制
• どこまで進んだか。通過率
• 何を試して、効かなかったか
• なぜ替えるか
• 自社側の課題

五番目まで伝えてください。

「要件が固まっていなかった」「確認に時間がかかっていた」

この情報があると、次の会社は運用を設計できます。

隠すと、同じ問題が再現します。

そして、率直に伝えると、相手の反応で判断できます

「それなら、まず要件の整理から一緒にやりましょう」

この反応が出る会社は、状況を理解しています。

渡す資料

前の運用で作られたものを渡してください。

渡すもの

• 送信済みリスト。誰にいつ送ったか
• 返信の記録
• 文面の型
• 検索条件と、その根拠
• 改善の記録。効いたこと、効かなかったこと
• 採用要件と実例

一番目が最も重要です。

渡さないと、次の会社が同じ候補者に送ります。

候補者から見ると、同じ会社から短期間に二度届きます。

そして、多くの媒体では一定期間の送信制限があるため、送れる相手が減っていることも分かりません。

そして、五番目。

効かなかったことを渡すと、次の会社が同じ試行錯誤を繰り返しません。

立ち上げの期間が短くなります。

エラベルの見解

次の会社を選ぶとき、前回の原因に対応する項目を確認してください。

一般的な選定基準ではなく、自社が前回つまずいた場所を見る。

前回、報告が薄かったなら

報告の実物を見せてもらう。他社の事例でよい。判断の理由が書かれているか。

前回、対応が遅かったなら

担当者の並行社数を聞く。返信への返答の基準を聞く。稼働の時間帯を聞く。

前回、担当者が合わなかったなら

実務者と話す機会を求める。自社の職種について何を難しいと考えているか聞く。

前回、書き分けが薄かったなら

書き分けの実例を見せてもらう。同じ職種で二通、送った実物に近い形で。

前回、母数が枯れたなら

この職種で母数をどう作るかを聞く。別の媒体の提案が出るか。

この形で確認すると、同じ失敗を避けられます。

そして、確認する項目を絞ると、比較が速くなります。

すべての会社を同じ観点で評価する必要はありません。

自社にとって重要な項目を三つか四つ決めて、そこを深く聞く。

そのうえで、担当者を確認してください。

名前、経歴、並行社数、話した印象。

エラベルは、この確認を前提にした窓口です。担当者の経歴を見てから決められる形にしていて、費用は採用が決まったときの一名十万円のみ。

ただ、どの経路で選ぶにしても、前回の原因に対応する項目を確認する。この一手間が、切り替えの成否を分けます。

空白期間をどうするか

前の会社が終わり、次が立ち上がるまでの期間。

この間に何が起きるか

送信が止まる。母数は温存されます。

返信への対応が止まる。候補者が離れます。

進行中の候補者が宙に浮く。

二番目と三番目が問題です。

対応

重ねる。前の会社に数週間だけ残ってもらう。

自社で受ける。進行中の候補者の対応だけ社内で持つ。

空白を作らない。次の会社の立ち上げを、切り替え前に始める。

三番目が理想ですが、費用が重複します。

二番目が現実的な場面が多いところです。

そして、進行中の候補者の一覧を、切り替えの前に作ってください。

誰がどの段階にいるか。誰が引き取るか。

次の立ち上げを速くする

前回の資料があるため、ゼロからではありません。

速くする方法

渡す資料を先に用意する。契約前に整えておく。

要件を最新にする。前回から状況が変わっていないか。

媒体のアカウントを自社名義にしておく。権限を渡すだけで済みます。

確認の期限を最初に決める。

三番目が効きます。

媒体が自社名義なら、送信済みの記録も検索条件も媒体の中に残っています。

次の会社は、それを見て始められます。

代行会社名義だった場合、この情報を書き出してもらう必要があります。

立ち上げの見方

切り替えた直後は、数字が出ません。

見る順番

最初の一か月。理解の度合い。質問の内容で分かります。

二か月目。送信が始まり、返信が出る。

三か月目。前の水準と比べられる。

そして、一か月目に見るのは質問の質です。

良い質問

「前の会社で効かなかった条件を、もう少し詳しく教えてください」

「通した候補者と落とした候補者の違いを知りたい」

気になる質問

「募集要項を送ってください」（既に渡してあるもの）

渡した資料を読んでいるかが、質問に出ます。

同じ結果になった場合

替えても変わらなかった場合。

確認すること

• 前回と同じ場所で止まっているか
• 自社の要因を直したか
• 母数の状況
• 提示条件

二番目です。

会社を替えることに集中して、自社の要因が手つかずのことがあります。

要件が固まっていない、確認が遅い、情報を渡していない。

この状態だと、どの会社に頼んでも同じです。

そして、三番目と四番目。

母数が枯れている、提示条件が市場と合っていない。

この場合、手段そのものを見直す時期です。

エラベルの見解

切り替えのときに、「全部を替えない」という選択も検討してください。

部分的に替える形

職種ごとに分ける。一つの職種だけ新しい会社に頼み、他は今のまま。

媒体ごとに分ける。

工程で分ける。設計は今の会社、送信の運用は新しい会社。

この形だと、比較ができます。

同じ会社の同じ職種で、二社の運用を並べる。

どちらが自社に合っているかが、実際の数字で分かります。

そして、切り替えの失敗が全体に及びません。

新しい会社が合わなかった場合、その職種だけ戻せます。

注意点

送信済みの記録を、両社で共有する必要があります。同じ候補者に送らないためです。

そして、管理の手間が増えます。

だから、期間を区切ってください。

三か月比べて、良いほうに寄せる。

この形なら、手間は一時的です。

全部を一度に替えると、うまくいかなかったときに戻せません。

そして、比較する材料もありません。

切り替えは、判断の材料を増やす機会でもあります。

まとめ

• 替える前に、原因を代行会社・自社・外部の三つに分ける
• 次の会社に自社側の課題まで率直に伝える
• 渡す資料の中で送信済みリストと効かなかったことの記録が重要
• 会社選びでは、前回つまずいた場所に対応する項目を深く聞く
• 空白期間の返信対応と進行中の候補者を先に決める
• 媒体を自社名義にしておくと、立ち上げが速い
• 一か月目は質問の質を見る
• 替えても変わらないなら、自社の要因・母数・提示条件を確認する
• 職種や工程で部分的に替えると、比較ができて失敗も限定できる

よくある質問

前の会社に不満があったことを次の会社に伝えてよいですか

事実として伝えてください。何が起きて、なぜ替えるのか。あわせて自社側の課題も伝えると、次の会社が運用を設計できます。感情ではなく、通過率や対応の日数といった事実で伝えると、相手も対応を考えられます。

送信済みリストがもらえませんでした

契約に引き渡しの条項があるかを確認してください。ない場合は交渉になります。媒体が自社名義なら、管理画面に送信の記録が残っていることがあります。次の会社と契約する際は、月次で受け取る形にしておいてください。

切り替えると立ち上げからやり直しですか

資料が揃っていれば、前回よりは短くなります。要件、実例、効かなかったことの記録。これらがあると、次の会社は試行錯誤を省けます。媒体が自社名義なら、条件や送信の記録も残っています。