担当者が替わった

代行会社から、担当者の交代を知らされた。スカウトは担当者の手つきに寄る業務なので、交代は結果に影響します。ただし、影響を小さくする方法はあります。この記事では、交代の連絡を受けてから確認することと、落ちやすいものを整理します。契約時に決めておく内容は契約書で決めておくことにまとめています。

交代の連絡を受けたら聞くこと

一.交代の理由。退職、異動、体制の変更、担当替え。

二.新しい担当者の経歴。扱った職種、媒体、経験。

三.引き継ぎの方法。書面か、口頭か、重複期間があるか。

四.重複の期間。前の担当者がいつまで関わるか。

五.進行中の候補者の扱い。

六.前の担当者と話す機会があるか。

このうち、四番目と六番目を求めてください。

重複期間があると、引き継ぎの質が変わります。

そして、退職による交代の場合、重複が取れないことがあります。その場合は、記録の引き渡しがより重要になります。

引き継ぎで落ちやすいもの

記録に残っているものは引き継がれます。残っていないものが落ちます。

落ちやすいもの

• なぜその条件にしたか。条件そのものは残るが、根拠が落ちる
• 試して効かなかったこと。失敗の記録
• 文面の意図。なぜその切り口にしたか
• 候補者ごとの経緯。前にどんなやり取りがあったか
• 自社の要件の微妙な部分。書面に書かれていない判断の基準
• 社内の誰に何を聞けばよいか

この六つは、口頭で共有されていることが多い。

そして、交代とともに消えます。

確認の仕方

新しい担当者に、上の六つを質問してみてください。

答えられるなら、引き継ぎができています。

答えられないなら、自社から渡し直す必要があります。

自社から渡し直すもの

交代のタイミングは、情報を整理し直す機会でもあります。

渡すもの

• 採用要件。必須と歓迎、落とす理由
• 通した候補者と落とした候補者の実例
• 入社を決めた人の決め手
• これまでの改善の経緯。効いたこと、効かなかったこと
• 自社側の対応の約束。合否は何日で返すか、日程の枠

この五つを一式にしておくと、交代のたびに使えます。

そして、これは代行会社を替えるときにも使えます。

一度作れば、何度も使う資産になります。

エラベルの見解

担当者の交代で、発注側が最も損をするのは「事後に知らされる」場合です。

先月から返信率が落ちた。原因を探して文面を見直し、条件も調整した。それでも戻らない。

三か月後に、実は担当者が替わっていたと分かる。

この間に使った時間と費用が、原因の分からない試行錯誤に消えています。

だから、交代は事前に知らせてもらってください。

契約に入れる内容

交代の事前連絡。何日前に知らせるか。

引き継ぎの方法。重複期間を含むか。

この二つを契約書か覚書に書いておく。

そして、契約時に「誰が担当しますか」と聞いておくと、この条項が自然に入ります。

担当者を特定して契約する形になるからです。

多くの契約書は、人を特定しない書き方をします。会社対会社の契約だからです。

でも、スカウトの結果は人で変わります。

契約の形と、実態が合っていない。

この一文を入れるだけで、少なくとも事後に知ることはなくなります。

そして、交代の連絡が来たら、新しい担当者と話す機会を作ってください。

経歴を聞き、自社の職種について何を難しいと考えているかを聞く。

この一回で、立ち上がりの速さが変わります。

立ち上がりをどう見るか

交代の直後は、数字が落ちることがあります。

これは想定される動きです。

見る期間

最初の一か月。数字より、理解の度合いを見る。質問の内容で分かります。

二か月目。数字が戻り始めているか。

三か月目。前の水準に戻っているか。

そして、一か月目に見るのは質問の質です。

良い質問

「この職種の候補者で、通した人と落とした人の違いを知りたい」

「前の担当者が試して効かなかった条件はありますか」

気になる質問

「募集要項を送ってください」（既に渡してあるもの）

「どんな人を採りたいですか」（要件を読んでいない）

質問の内容で、引き継ぎの質と本人の経験が分かります。

落ちたときの対応

三か月経っても戻らない場合。

確認すること

• 何を変えたか。前の担当者と違うこと
• 母数の状況。交代とは別の理由かもしれない
• 文面と条件が引き継がれているか
• 稼働時間が変わっていないか

四番目を確認してください。

交代とともに、割り当てられる稼働が減っていることがあります。

新しい担当者が多くの会社を並行している場合です。

そして、母数の変化と切り分けてください。

交代の前後で母数が減っていれば、原因はそちらです。

対応

もう一度交代を求める。

体制の見直しを求める。稼働、副担当。

会社を替える。

このうち、一番目から検討してください。会社を替えると立ち上げからやり直しになります。

交代を機にやること

交代は、運用を見直す機会でもあります。

やること

要件を見直す。募集を始めてから状況が変わっていないか。

条件を見直す。母数の状況、効いた条件。

文面を見直す。反応の傾向。

報告の項目を見直す。足りていなかったもの。

そして、これまでの記録をまとめる。

新しい担当者に渡す資料を作る過程で、自社の運用も整理されます。

何が効いて、何が効かなかったか。社内でも分かっていなかったことが見えることがあります。

エラベルの見解

担当者の交代が起きたとき、「そもそも誰が担当するかを知って契約したか」を振り返ってみてください。

多くの契約では、担当者は契約後に決まります。提案に来るのは営業で、実際に動くのは別の人。

この形だと、交代の影響が読めません。

前の人がどういう経験を持っていたか、新しい人と何が違うか。比べる材料がないからです。

契約前に担当者を確認していれば、交代も比較できます。

確認しておくこと

名前と経歴。扱った職種、媒体、年数。

並行社数。何社を同時に持つか。

話した印象。自社の職種について何を難しいと考えているか。

この三つを記録しておくと、交代のときに新しい人と比べられます。

そして、水準が下がっているなら、それを根拠に交渉できます。

「前の担当者はこの職種の経験がありました。新しい方は初めてとのことですが、体制はどうなりますか」

この会話ができるかどうかが、契約前の確認の有無で決まります。

エラベルは、この前提を変えるために作った窓口です。担当者の経歴を見てから決められる形にしていて、費用は採用が決まったときの一名十万円のみ。

ただ、どの経路で頼むにしても、契約前に担当者を確認しておくことをおすすめします。

交代は起きるものです。起きたときに比べられる状態にしておく。

まとめ

• 交代の連絡で聞くのは理由・経歴・引き継ぎ方法・重複期間・進行中の候補者・前任と話せるか
• 落ちやすいのは条件の根拠・失敗の記録・文面の意図・候補者ごとの経緯・微妙な要件・社内の窓口
• 自社から要件・実例・入社の決め手・改善の経緯・対応の約束を渡し直す
• 事後に知らされるのが最も損。事前連絡を契約に入れる
• 一か月目は数字より質問の質を見る
• 戻らないときは稼働時間が変わっていないかを確認する
• まずもう一度の交代から検討する。会社を替えると立ち上げからやり直し
• 契約前に名前・経歴・並行社数・話した印象を記録しておくと、交代時に比べられる

よくある質問

担当者の交代を断れますか

契約に定めがなければ、断ることは難しいところです。代行会社の人員配置の問題だからです。ただし、引き継ぎの方法や重複期間について要望を出すことはできます。今後のために、事前連絡と引き継ぎについて覚書で決めておいてください。

交代後に数字が落ちました

まず母数と稼働時間を確認してください。交代とは別の理由かもしれません。切り分けたうえで交代が原因なら、引き継ぎで落ちた情報を自社から渡し直します。三か月経っても戻らない場合は、体制の見直しか再度の交代を求める判断になります。

新しい担当者と話す機会を求めてよいですか

求めて構いません。多くの会社が対応します。経歴を聞き、自社の職種についてどう考えているかを聞いてください。この一回で立ち上がりの速さが変わります。質問の内容から、引き継ぎの質も分かります。