契約書で決めておくこと

スカウト代行の契約書は、業務委託契約の型に沿って作られます。ただし、スカウトには他の外注にない論点があります。誰の名義で送るのか、候補者の情報を誰が持つのか、送った記録は誰のものか。この記事では、締結前に決めておく項目を整理します。個別の条項の作り方については、専門家にご確認ください。見積もりの読み方は見積もりで確認する項目にまとめています。

決めておく九つの項目

一.業務の範囲。工程で列挙する。

二.送信の名義。誰の名前で送るか。

三.候補者情報の取り扱い。閲覧、保存、削除。

四.媒体アカウントの名義と権限。

五.成果物の帰属。文面、検索条件、リスト。

六.報告の内容と頻度。

七.再委託の可否。

八.契約期間と解約の予告。

九.終了時の引き渡し。

このうち、二番目・三番目・五番目がスカウト特有です。

送信の名義を決める

候補者に届くスカウトは、誰の名前で送られるか。

形は三つあります

自社の採用担当者の名前で送る。候補者から見ると、自社から届いた形になります。

代行会社の担当者の名前で送る。媒体の仕様によっては選べないことがあります。

役職や部署名で送る。「採用担当」など。

このうち、一番目が多い形です。

そして、一番目を選ぶ場合、決めておくことがあります。

返信が来たとき、誰がどう返すか。候補者は自社の担当者に返信したつもりです。

候補者から電話が来たとき。自社に来ることがあります。

面談の場に誰が出るか。スカウトを送った名前の人が出ないことがあります。

この三つを決めておかないと、候補者から見て一貫しない対応になります。

候補者の体験に関わる部分です。契約書の条項というより、運用の設計として決めてください。

候補者情報の扱い

スカウト代行では、代行会社が候補者の個人情報に触れます。

決めること

• どこまで閲覧できるか
• 代行会社側で保存してよいか。保存するなら、どこに、どの範囲で
• 契約終了時に削除するか。削除の確認方法
• 再委託先が触れるか
• 漏えいが起きたときの連絡と対応

二番目が論点になります。

媒体の管理画面だけで作業する運用なら、代行会社側に情報は残りません。

一方、候補者リストを別のファイルに書き出して管理する運用だと、情報が代行会社側に残ります。

どちらの運用かを確認してください。

そして、個人情報の取り扱いについては、自社の規程と照らして専門家にご確認ください。

エラベルの見解

契約書で最も抜けやすいのが、「送信済みリストの帰属」です。スカウト特有の項目です。

送信済みリストとは、誰にいつ送ったかの記録です。

これが要る理由

代行会社を替えたとき。新しい会社が同じ候補者に送ってしまいます。候補者から見ると、同じ会社から二度目が届く。

多くの媒体では、一定期間は同じ候補者に送り直せません。送れる相手が減っていることを、次の会社は知りません。

自社で直接送るとき。同じ問題が起きます。

再アプローチを検討するとき。前回いつ送ったか、どんな反応だったかが要ります。

この四つのために、送信済みリストは自社に残す必要があります。

書いておく内容

「本業務において送信した候補者の記録（候補者を特定する情報、送信日、使用した文面の種別、返信の有無と内容）は、委託者に帰属し、契約終了時に委託者の指定する形式で引き渡す」

このような趣旨の条項を入れてください。実際の文言は専門家にご確認ください。

そして、契約中も定期的に受け取ってください。

終了時にまとめて受け取る形だと、終了がもめたときに出てこないことがあります。

月次の報告に含めてもらう。これで、いつでも手元にある状態になります。

送信済みリストは、払った媒体費で作られた記録です。

成果物の帰属

スカウト代行で作られるもの

• 文面の型
• 検索条件の設計
• 候補者リスト
• 返信への返答の型
• 報告書
• 改善の記録

この六つの権利が自社に帰属するかを確認してください。

帰属していれば、代行会社が替わっても使えます。

そして、社内で運用に戻すときにも使えます。

逆に、代行会社に帰属する契約だと、終了後に使えないことがあります。

確認の仕方

「契約終了後、この文面を自社で使い続けられますか」と聞く。

答えが曖昧なら、条項で明確にしてください。

再委託の可否

代行会社が、さらに別の会社や個人に委託することがあります。

確認すること

• 再委託があるか
• あるなら、事前の承諾が要るか
• 再委託先が候補者情報に触れるか
• 再委託先の管理責任は誰が持つか

三番目を確認してください。

再委託自体は問題ではありません。ただし、候補者の情報が想定より広く渡ることになります。

自社の個人情報の規程と照らして判断してください。

報告の内容を条項に入れる

報告は運用の話ですが、条項に入れておくと後から依頼する手間が省けます。

入れる内容

• 頻度（月次、隔週など）
• 含める項目（送信件数、返信件数、面談設定件数、稼働時間、送信済みリスト、改善の記録）
• 定例会の頻度
• 緊急時の連絡経路

二番目を具体的に書いてください。

「業務の実施状況を報告する」だけだと、粒度が代行会社の裁量になります。

契約期間と解約

決めること

• 契約期間
• 自動更新があるか。あるなら予告期限
• 解約の予告期間
• 中途解約の可否と、その場合の費用
• 成果報酬の未精算分の扱い

五番目がスカウト特有です。

成果報酬型で、面談設定まで進んでいる候補者がいる状態で解約した場合。その成果は精算するのか。

面談は設定されたが、実施が解約後になる場合。

この扱いを決めておいてください。

解約と引き継ぎは解約と引き継ぎにまとめています。

エラベルの見解

契約書に、「担当者の交代」についての一文を入れることをおすすめします。

スカウトの結果は、担当者の手つきに寄る部分が大きい業務です。

候補者の経歴のどこに触れるか、返信に何を返すか、条件をどう組むか。

だから、担当者が交代すると結果が変わります。

ところが、多くの契約書には担当者について何も書かれていません。

入れておく内容

交代する場合の事前連絡。何日前に知らせるか。

引き継ぎの方法。文面の意図、条件の根拠、進行中の候補者。

交代後の期間。立ち上がるまでに何が変わるか。

そして、交代を理由にした解約の可否。

四番目まで書くかは、依存度によります。

ただし、一番目と二番目は入れてください。

交代が事後報告になると、結果が落ちた理由が分かりません。

「先月から返信率が下がった」。原因を探して、実は担当者が替わっていた。

この事態を防ぐだけでも、一文を入れる価値があります。

そして、契約前に「誰が担当しますか」と聞いておくと、この一文が自然に入ります。担当者を特定して契約する形になるからです。

契約書は、人を特定しない書き方が普通です。でも、スカウトは人で結果が変わります。

まとめ

• 決めておくのは範囲・送信の名義・候補者情報・アカウント・成果物の帰属・報告・再委託・期間・引き渡しの九つ
• 送信の名義を決め、返信・電話・面談の場での一貫性を設計する
• 候補者情報は、代行会社側に保存されるかどうかを確認する
• 送信済みリストの帰属を条項に入れ、月次でも受け取る
• 成果物六つの権利が自社に帰属するかを確認する
• 再委託の可否と、再委託先が候補者情報に触れるかを確認する
• 報告は含める項目を具体的に書く
• 成果報酬の未精算分の扱いを解約条項に入れる
• 担当者の交代について、事前連絡と引き継ぎの一文を入れる

よくある質問

代行会社の契約書のひな型をそのまま使ってよいですか

内容を確認したうえでなら使えます。ただし、送信済みリストの帰属、成果物の権利、担当者の交代については書かれていないことが多いところです。追記を求めてください。締結前に、自社の規程と照らして専門家にご確認ください。

送信の名義は自社と代行会社のどちらがよいですか

自社名義が多い形です。候補者から見て自然だからです。ただし、返信対応や面談の場での一貫性を設計しておく必要があります。誰が返信するか、面談に誰が出るか。ここを決めずに自社名義にすると、候補者から見てちぐはぐな対応になります。

候補者情報の取り扱いはどこまで細かく決めるべきですか

閲覧の範囲、代行会社側での保存の有無、終了時の削除、再委託先の扱い。この四つは決めてください。自社の個人情報保護に関する規程がある場合、それと整合しているかも確認が要ります。個別の判断は専門家にご確認ください。