スカウト代行 / スカウト代行
日程調整まで任せる場合の設計
スカウトの返信から面談までの日程調整を、代行に任せる。量があり判断も少ないため、任せやすい工程です。ただし、面接官の予定にアクセスする必要があり、権限と運用の設計が要ります。この記事では、任せる場合に決めておくことを整理します。返信対応の分担は返信が来たあとの対応分担にまとめています。
先に決める三つ
一.面接官の枠をどう確保するか。空いている時間を探す形か、あらかじめ枠を押さえる形か。
二.カレンダーの権限をどう渡すか。閲覧のみか、予定の登録までか。
三.候補日をどう出すか。何日分、何時間帯を提示するか。
この三つが決まっていないと、日程調整は任せられません。代行は面接官の予定を知る手段がないためです。
面接官の枠の確保
枠を先に押さえる形
- 「この曜日のこの時間帯は面談用」と決めておく
- 候補日を速く出せます
- 使わなかった枠は解放する
空いている時間を探す形
- 面接官の予定から空きを探す
- 柔軟だが、候補日を出すまでに時間がかかります
- 直前の予定変更に弱い
候補日を速く出したいなら、前者が噛み合います。候補者は他社の選考も進めています。候補日の提示が遅れると、その間に日程が埋まります。
そして、枠を押さえる形にすると、代行の作業も単純になります。空いている枠から提示するだけで済みます。
カレンダーの権限
閲覧のみを渡す場合
- 代行が空きを確認し、候補日を提示
- 確定した予定の登録は自社が行う
- 権限は絞れるが、作業が残る
登録まで渡す場合
- 代行が予定を入れられる
- 確定までが速い
- 誤操作のリスクがある
多くの場合は、後者のほうが運用は速くなります。ただし、次を決めておいてください。
- 登録してよい範囲（面談の予定のみ）
- 誤って登録した場合の連絡
- 面接官への通知の方法
そして、権限の一覧に含めて管理してください。四半期に一度の棚卸しの対象です。設計は媒体アカウントの権限設定にまとめています。
候補日の出し方
何日分を出すか。少なすぎると合わず、多すぎると面接官の予定が埋まります。
時間帯の幅。候補者は在職中のことが多いため、始業前や終業後、昼の時間帯を含めるかを決めます。
オンラインか対面か。オンラインなら移動の時間が不要で、枠も取りやすくなります。
確定までの期限。候補日を出してから、返答を待つ期間。期限を過ぎたら枠を解放します。
この四つのうち、二番目が面談化率に効きます。日中しか枠がないと、在職中の候補者は調整が難しくなります。
エラベルの見解
日程調整を任せるときに、「面接官の枠が確保されているか」を先に確認してください。ここが最大の律速です。
代行に任せても、面接官の予定が取れなければ候補日は出せません。そして、候補日が出せない理由は、代行側からは指摘しにくい。
「候補日の提示に時間がかかっています」と伝えても、原因が自社の面接官の予定にあることは、外からは言いにくい。
だから、自社で確認してください。返信から候補日の提示までにかかった日数。記録を見れば分かります。
そして、遅れているなら枠の確保の形を変えてください。
具体的には、面談用の枠をあらかじめ押さえる。「毎週この曜日のこの時間帯は面談用」。使わなければ解放すればよい。
この形にすると、候補日は即座に出せます。返信が来たその日に候補日を提示できると、面談化率は上がります。
日程調整の速さは、代行の力量ではなく自社の準備で決まります。任せる前に、ここを整えてください。
変更とキャンセル
候補者からの変更依頼。誰が対応するか、どこまで柔軟に応じるか。
面接官の都合による変更。謝罪の連絡と、代替の日程の提示。誰が行うか。
当日のキャンセル。連絡の経路、代替の日程を提示するか。
無断欠席。連絡するか、しないか。記録に残す。
この四つのうち、二番目が候補者の印象に影響します。自社側の都合での変更は、丁寧な対応が要ります。
そして、変更の記録を残してください。頻度が高いなら、枠の確保に問題があります。
リマインドと当日の連絡
面談の前日または当日にリマインドを送る。欠席が減ることがあります。
内容に含めるもの
- 日時と方法（オンラインの接続情報、対面の場所）
- 当日の担当者
- 所要時間
- 持ち物や準備するもの（あれば）
そして、当日の担当者を伝えてください。送信者名と面談の担当が違う場合、ここで伝えると違和感がなくなります。扱いは誰の名前で送るかにまとめています。
リマインドは自動化しやすい工程です。仕組みで送る形にすると、漏れが減ります。
面談の後
面談が終わった後の流れも決めておいてください。
次の選考の案内。誰が、いつまでに送るか。
見送りの連絡。代行が送るか、自社が送るか。文面の型を用意します。
候補者からの質問。面談後に出てくることがあります。
記録。面談の実施、結果、次の予定。採用管理システムに残します。
二番目は、丁寧さが印象に残る場面です。面談まで来た候補者への連絡は、定型文だけで済ませない形を検討してください。
記録すること
返信から候補日の提示までの日数。自社側の律速が見えます。
候補日の提示から確定までの日数。
面談の設定率（返信のうち、面談に至った割合）。
面談の実施率（設定のうち、実施された割合）。
変更とキャンセルの件数と理由。
この五つを月ごとに追ってください。どこで落ちているかが分かります。
特に、四番目が低い場合は、設定から実施までの期間が長い可能性があります。日程が先すぎると、その間に他社に決まります。
自動化との組み合わせ
日程調整のツールを使う形もあります。候補者が空いている時間を選べる仕組み。
利点
- 往復のやりとりが減る
- 候補者にとっても便利
- 代行の作業も減る
注意点
- 例外の対応は人が行う
- 面接官の枠が正確に反映されている必要がある
- 候補者から見た体裁（自社の名前で表示されるか）
そして、ツールを使う場合も、面接官の枠の確保は変わりません。空いている枠がなければ、ツールでも候補日は出せません。
自動化の判断は採用業務の自動化でできることにまとめています。
エラベルの見解
日程調整を任せるときに、「面談までの期間」を指標として見てください。ここが候補者の離脱に直結します。
返信が来て、候補日を出し、確定して、面談を実施する。この期間が長いほど、候補者は他社の選考を進めます。
そして、期間の長さは工程ごとに分解できます。返信から候補日の提示まで、提示から確定まで、確定から実施まで。
この三つのうち、どこが長いかで打ち手が変わります。
一番目が長いなら、面接官の枠の確保の問題。二番目が長いなら、候補者側の事情か、候補日の出し方の問題。三番目が長いなら、直近の枠がない問題です。
多くの場合、一番目と三番目が長い。どちらも面接官の枠の問題です。
だから、日程調整の改善は、面接官の枠から始めてください。代行の作業を速くしても、枠がなければ変わりません。
そして、枠を確保することは現場の協力が要ります。「候補者を待たせると辞退につながる」という説明を、数字とともに伝えてください。
日程調整は代行に任せられますが、枠の確保は自社の仕事です。
まとめ
- 先に決めるのは、面接官の枠の確保・カレンダーの権限・候補日の出し方
- 枠は先に押さえる形にすると、候補日を速く出せる
- 権限は登録まで渡すほうが速いが、範囲と誤操作時の連絡を決める
- 候補日は、時間帯の幅が面談化率に効く。在職中の候補者を想定する
- 変更とキャンセルの扱いを決める。自社都合の変更は丁寧に
- リマインドで当日の担当者を伝えると、名前の不一致がなくなる
- 記録は、返信から提示まで・提示から確定まで・設定率・実施率・変更件数
- 改善は面接官の枠から。代行の作業を速くしても枠がなければ変わらない
よくある質問
カレンダーの権限を渡すのが不安です
閲覧のみを渡し、確定した予定の登録は自社が行う形も取れます。ただし、その分の作業が残ります。登録まで渡す場合は、範囲を面談の予定に限定し、権限の一覧で管理してください。四半期に一度の棚卸しの対象にします。
面接官の予定が押さえられません
面談用の枠をあらかじめ確保する形を検討してください。「毎週この曜日のこの時間帯」。使わなければ解放すればよい形にすると、負担は小さくなります。あわせて、候補者を待たせることの損失を数字で示すと、協力が得られやすくなります。
日程調整のツールを使えば代行は不要ですか
往復のやりとりは減りますが、例外の対応は残ります。候補者の事情、面接官の急な変更、複数人の日程調整。これらは人が対応することになります。あわせて、面接官の枠の確保は、ツールでも変わりません。