内製へ戻すときの手順

スカウトの運用を社内に戻す。採用代行全般の内製化と違い、スカウトには媒体の権限と送信履歴という固有の論点があります。条件と文面を受け取っても、履歴が引き継がれないと同じ候補者に送ることになります。この記事では、回収するものと移行の順番を整理します。採用代行全般の内製化は内製に戻すときの手順にまとめています。

戻す条件

社内に担える人がいるか。候補者の経歴を読み、条件を組み、文面を書ける人。

時間を確保できるか。検索と選定、文面の作成、返信対応。それなりの時間がかかります。

運用が文書として残っているか。条件、文面の型、判断の基準。

媒体の権限が自社にあるか。契約の名義、管理画面へのアクセス。

この四つのうち、四番目がスカウト特有です。媒体の名義が代行会社だと、そもそも運用を引き取れません。

回収するもの

条件に関するもの

• 使っている検索条件（条件の内容を文書で。画面の写しだけでは足りません）
• 条件の設計意図（なぜその条件か、どの層を外したか）
• 母数の推移
• 試したが母数が足りなかった条件

文面に関するもの

• 職種ごとの文面の型
• 書き分けの範囲と、書き分けの例
• 反応が良かった文面と、悪かった文面
• なぜその訴求にしたかの理由

送信履歴

• 誰に、いつ、どの媒体で送ったか
• 返信の内容と、その後の経過
• 面談に至った候補者、至らなかった候補者

運用に関するもの

• 媒体の設定内容
• 送信の時間帯やタイミングの傾向
• 枠の使い方

このうち、送信履歴が最も重要です。引き継がれないと、同じ候補者に送ることになります。

送信履歴の引き継ぎ

媒体の機能で確認できる場合。アカウントを維持していれば、履歴は残ります。ただし、アカウントを削除すると見えなくなることがあります。

媒体をまたぐ場合。複数の媒体を使っていた場合、媒体の機能では横断的に確認できません。

だから、自社の環境に記録を集約してください。誰に、いつ、どの媒体で送ったか。

この記録がないまま移行すると、重複が起きます。そして、候補者から見ると同じ会社から繰り返しスカウトが届く状態になります。

移行の前に、記録の状態を確認してください。

エラベルの見解

内製に戻すときに、「母数の状況」を確認してください。ここを見落とすと、戻した直後に困ります。

代行が運用していた期間、同じ条件で送り続けていたとします。該当する候補者には、一巡している可能性があります。

そして、社内が引き取ったときには、送れる候補者が少ない状態になっている。

この状態で内製を始めると、返信率も低く、送信件数も出ません。そして、「内製にしたら数字が落ちた」という結論になりがちです。

ところが、原因は運用の質ではなく母数です。

だから、移行の前に確認してください。現在の検索条件で、未送信の候補者が何件いるか。

少ないなら、移行のタイミングで条件を広げるか、媒体を追加する準備が要ります。

そして、この確認は代行に依頼すれば出せます。母数の推移、送信済みの割合。移行の前に、レポートに入れてもらってください。

母数の状況を知らないまま引き取ると、判断を誤ります。

媒体の権限

契約の名義を確認する。自社名義なら、権限の付け替えで済みます。代行会社の名義だと、契約の移行が要ります。

アカウントの整理。代行の担当者のアカウントを削除し、社内の担当者を追加する。

履歴の確認。アカウントを削除すると履歴が見えなくなる場合があるため、削除の前に書き出します。

設定の引き継ぎ。テンプレート、通知の設定、検索条件の保存。

枠の状況。契約しているプラン、残りの枠、更新の時期。

この五つのうち、一番目が前提です。名義が代行側なら、まず契約の移行から始めることになります。

移行の順番

第一段階：情報を集める

• 条件、文面、送信履歴を受け取る
• 母数の状況を確認する
• 媒体の権限を整理する

第二段階：社内が並走する

• 社内の担当者が管理画面を見る
• 条件を自分で組んでみる
• 文面を書いてみて、代行に見てもらう

第三段階：工程ごとに移す

• 返信対応から（判断が要る工程を先に）
• 次に、候補者の選定
• 次に、文面の作成
• 最後に、条件の設計

第四段階：完全に移す

採用代行全般の内製化とは、移す順番が逆になります。

理由は、判断が要る工程を社内が持つことに意味があるためです。事務的な送信作業は、最後まで外注のままでも構いません。

並走の期間

社内の担当者が、代行と同じ作業をしてみる。

条件を組む。代行が組んだ条件と、社内が組んだ条件を比べる。違いの理由を聞きます。

候補者を選ぶ。同じ検索結果から、それぞれが選ぶ。判断の一致率を見ます。

文面を書く。書いたものを代行に見てもらい、指摘を受ける。

この三つを数回繰り返すと、判断の基準が移ります。

そして、この期間は代行の稼働に含めてください。レビューや並走は作業です。無償で頼むと、優先度が下がります。

戻した後に起きること

送信件数が減る。慣れるまでは時間がかかります。

返信率が変わる。文面の質、候補者の選定。すぐには同じ水準になりません。

改善が止まる。日々の運用に手一杯で、条件や文面の見直しに手が回らない。

属人化する。社内の一人に集中する。

この四つは、移行の直後によく起きます。慌てて判断しないでください。

そして、対処を決めておいてください。改善の時間を確保する、複数人で見る体制にする、繁忙期は外部を使う。

完全に戻さない選択

繁忙期の吸収。波の部分だけを外に残す。

新しい媒体の立ち上げ。経験のある相手に立ち上げてもらう。

特定の職種。難易度の高い職種だけを外に残す。

スポットでの相談。条件や文面の見直しを、定期的に相談する。

この四つは、内製に戻した後も外部を使う価値がある領域です。

完全に切ると、繁忙期の吸収先がなくなり、媒体の情報も入りにくくなります。

移行を伝える

早めに伝えてください。隠して進める必要はありません。

伝えると、引き継ぎに手が入ります。稼働の計画も立てられます。

そして、移行を支援する形で契約を組み直せることもあります。運用を回しながら、社内の担当者を育てる。

移行後も関係は続きます。繁忙期の吸収、新しい媒体の立ち上げ。良い形で移行しておくと、選択肢が残ります。

エラベルの見解

内製に戻すときに、「戻す目的」を確認してください。費用だけが目的だと、判断を誤ることがあります。

代行費用が減るのは確かです。ところが、社内の時間は増えます。候補者の検索と選定、文面の作成、返信対応。この時間を金額に換算して比べてください。

そして、担当する人の力量によって、結果も変わります。経験のある代行の担当者と、社内の担当者では、返信率が違うことがあります。

費用が下がっても、面談の数が減るなら、採用単価は上がります。

だから、戻す目的を明確にしてください。

費用を下げたいなら、範囲を絞る形も検討できます。全部を戻す必要はありません。

社内に理解を残したいなら、判断が要る工程を社内に持つ形で足ります。

外部への依存を減らしたいなら、運用を文書に残すことで対応できることもあります。

目的によって、戻す範囲も順番も変わります。全部を戻すことが答えとは限りません。

まとめ

• 戻す条件は、担える人・時間・文書化・媒体の権限
• スカウト特有なのは媒体の権限。名義が代行側だと引き取れない
• 回収するのは、条件・文面・送信履歴・運用の設定
• 最も重要なのは送信履歴。引き継がれないと重複が起きる
• 母数の状況を確認する。一巡していると、戻した直後に困る
• 移す順番は、判断が要る工程から。採用代行全般とは逆
• 並走の期間を置く。代行の稼働に含める
• 戻す目的を確認する。費用だけが目的だと判断を誤る

よくある質問

媒体の名義が代行会社です

まず契約の移行から始めることになります。移行できるか、できない場合は新規に契約するかを確認してください。あわせて、送信履歴が引き継げるかも媒体側に確認します。移行の前にデータを書き出しておいてください。

戻した後、数字が落ちました

慣れるまでの期間があるのは自然です。ただし、母数の状況も確認してください。同じ条件で送り続けていると、該当する候補者に一巡している可能性があります。この場合、条件を広げるか媒体を追加する判断になります。

全部を戻す必要がありますか

ありません。繁忙期の吸収、新しい媒体の立ち上げ、難易度の高い職種。これらは外部に残す価値があります。目的が費用の削減なら、範囲を絞る形でも達成できます。判断が要る工程を社内に持ち、事務は外注のままという形も成立します。