スカウト代行 / スカウト代行
英語のスカウト文面
英語で書いたスカウトを送る。このとき、日本語の文面をそのまま訳すと、伝わらないことがあります。構成も、含める情報も変わるからです。この記事では、英語の文面の作り方と、返信への体制を整理します。外国籍の候補者を採用する際の準備は外国籍候補者へのスカウトにまとめています。
翻訳ではなく作り直す
日本語の文面をそのまま訳すと、次の問題が出ます。
問題
前置きが長い。本題に入るまでが遠い。
役割と条件が曖昧。
会社の説明が先に来る。
そして、判断に要る情報が足りない。
日本語の文面は、丁寧な導入から始まることが多い。
訳すと、その部分だけが残ります。
そして、候補者は何の話か分からないまま読み進めます。
だから、作り直してください。
書く順番
判断に要る情報を、早い段階で示してください。
組み立て
なぜ連絡したか。経歴のどこを見たか。
募集している役割。何をするか。
会社が何をしているか。一文か二文で。
条件と働き方。勤務地、言語、雇用の形態。
次のステップ。
この順番です。
そして、四番目を含めてください。
勤務地、業務で使う言語、在留や就労に関する前提。
この情報がないと、候補者は判断できません。
そして、確認が往復します。
そして、条件については、社内で決めた内容を確認したうえで書いてください。
含める情報
候補者が判断に使う情報
役割の具体的な内容。
求める経験。
業務で使う言語。
勤務地と、リモートの可否。
雇用の形態と期間。
そして、在留や就労に関する前提。
このうち、六番目です。
その業務で就労できる資格の要件や、自社が行う手続きについて、書ける範囲を確認してください。
この点は法令に関わります。個別の判断は専門家にご確認ください。
書けない場合でも、「この点は面談でご説明します」と書いてください。
触れないと、候補者が不安のまま判断します。
エラベルの見解
英語の文面で、「日本語の丁寧さを訳さない」でください。
日本語の文面には、丁寧さを示す表現が多く入ります。
そして、それを訳すと、冗長になります。
代わりに示すもの
具体性。何をするか、何を見たか。
明確さ。条件、役割、次のステップ。
そして、相手の経歴への理解。
三番目です。
丁寧さは、表現ではなく内容で示してください。
経歴を読み込んで、具体的に触れる。
これが、相手への敬意になります。
逆に、丁寧な言い回しを重ねても、内容が薄ければ伝わりません。
書き方の確認
一文が長くなっていないか。
主語が曖昧になっていないか。
そして、結論が後ろに来ていないか。
この三つを確認してください。
日本語をそのまま訳すと、この三つが起きやすい。
さらに、注意すること
役職や組織の名称を、そのまま訳さない。
日本の組織の名称は、そのまま訳すと意味が変わることがあります。
役割の内容で説明してください。
「部長」ではなく、「何人の組織を見て、何を決める役割か」
この説明のほうが、正確に伝わります。
誰が書くか
書く人の確保。
選択肢
社内で書ける人が書く。
代行会社が書く。
外部に依頼する。
このうち、二番目です。
代行会社に、英語の文面を書いた経験があるかを確認してください。
確認すること
英語での運用の経験。
書ける担当者がいるか。
返信への対応も含めて可能か。
三番目です。
文面は書けても、返信への対応ができない場合があります。
そして、返信が来てから困ります。
契約の前に確認してください。
返信対応の体制
文面より、返信への対応のほうが重要です。
確認すること
誰が返信を読むか。
誰が返答するか。
どれくらいで返すか。
答えられない内容が来たとき、どうするか。
このうち、四番目です。
在留や手続きに関する質問が来ることがあります。
この質問に、誰が答えるか。
そして、答えられない場合、どう返すか。
「確認して、○日までにご連絡します」
この一次返答ができる体制を作ってください。
放置すると、候補者が離れます。
面談の設計
面談の言語を決めてください。
決めること
面談を何語で行うか。
通訳を入れるか。
面接官が対応できるか。
三番目です。
面接官が英語で対応できない場合、通訳か、対応できる人を出す必要があります。
そして、この準備がないまま面談を設定すると、当日に困ります。
確認の仕方
面談に出る人が、どの言語で対応できるか。
段階ごとに、誰が出るか。
この確認を、送信を始める前にしてください。
文面の確認
送る前に、内容を確認してください。
確認する観点
条件の記載が、社内で決めた内容と合っているか。
法令や規約に関わる表現がないか。
役割の説明が正確か。
そして、一番目です。
代行会社が書いた文面でも、条件の記載は自社が確認してください。
労働条件の表示については、法令や媒体の規約に関わる場合があります。
個別の判断は専門家にご確認ください。
そして、日本語と英語の文面で、書いている内容が違わないかも確認してください。
違うと、後で問題になります。
エラベルの見解
英語で送るなら、「返信が来た後」を先に設計してください。
文面を作ることに時間をかけて、その後を決めていないことがあります。
決めること
返信を誰が読むか。
一次返答を誰が、いつまでに返すか。
面談を誰が担当するか。
在留や手続きの質問に、誰が答えるか。
入社後、誰が受け入れるか。
この五つです。
そして、五番目まで決めてから、送信を始めてください。
理由は、途中で止まると候補者に影響が出るからです。
返信をくれた候補者に、対応できない。
面談まで進んだが、手続きの説明ができない。
内定を出したが、受け入れの準備がない。
この状態は、候補者にとって大きな損失になります。
そして、自社の評判にも関わります。
確認の順番
受け入れられる体制があるか。
選考を進められる体制があるか。
返信に対応できる体制があるか。
そして、文面を作る。
この逆順で確認してください。
文面から始めると、後の段階で止まります。
送ることは簡単です。
受け止めることが難しい。
この順番を守ってください。
まとめ
- 日本語の文面をそのまま訳さない。構成も情報も変わる
- 順番はなぜ連絡したか・役割・会社・条件と働き方・次のステップ
- 勤務地・業務の言語・在留や就労の前提を含める
- 丁寧さは表現ではなく内容の具体性で示す
- 役職や組織の名称をそのまま訳さない。役割の内容で説明する
- 代行会社に、英語の運用と返信対応の経験を確認する
- 答えられない質問が来たときの一次返答の体制を作る
- 面談の言語と、面接官が対応できるかを送信前に確認する
- 条件の記載は自社が確認する。日本語版との差も確認する
- 返信が来た後を先に設計する。受け入れから逆順で確認する
よくある質問
日本語の文面を翻訳すればよいですか
作り直してください。日本語の文面は前置きが長く、訳すとその部分だけが残ります。そして、判断に要る情報が足りません。なぜ連絡したか、役割、条件という順番で組み直してください。
誰が書けばよいですか
代行会社に英語での運用の経験があるかを確認してください。そして、文面だけでなく返信への対応も可能かを確認します。文面は書けても返信に対応できない場合があり、返信が来てから困ります。
在留や手続きのことを文面に書くべきですか
書ける範囲を確認してください。法令に関わるため、個別の判断は専門家にご確認ください。書けない場合でも、「この点は面談でご説明します」と触れてください。触れないと、候補者が不安のまま判断します。