年末年始のスカウト運用

年末年始は、自社も候補者も代行会社も動きが止まります。この期間をどう扱うかを決めておかないと、進行中の候補者を待たせることになります。そして、明けてからの立ち上がりも遅れます。この記事では、期間の設計と準備を整理します。季節性の見方は夏・冬のボーナス時期の転職市場にまとめています。

三者が同時に止まる

止まるもの

候補者。休みに入り、返信が遅れる。

自社。面接官が不在、決裁が止まる。

代行会社。稼働の日が減る。

この三つが同時に止まるため、影響が重なります。

そして、止まる期間は会社ごとに違います。

確認すること

自社の休業期間。

代行会社の稼働の期間。

この二つを、事前に共有してください。

ずれていると、対応の穴ができます。

進行中の候補者を先に片付ける

最も重要な準備です。

やること

進行中の候補者を一覧にする。

それぞれの状態を確認する。返信待ち、日程調整中、選考中。

休みに入る前に、進められるところまで進める。

そして、それぞれに連絡する。

四番目です。

「弊社は○日まで休業します。○日以降にご連絡します」

この連絡があるかないかで、候補者の受け止め方が変わります。

連絡がないと、返信が来ないまま放置されたことになります。

そして、他社の選考が進みます。

確認すること

休み中に連絡が取れる経路があるか。

緊急の場合の対応。

この二つも伝えておいてください。

送信のタイミング

休みの直前に送るかどうか。

判断の材料

候補者が読める状態にあるか。

返信が来ても、対応できるか。

そして、二番目です。

送信して返信が来たのに、休みで返せない。

この状態は、送らないほうがましです。

候補者から見ると、声をかけておいて放置されたことになります。

対応

返信に対応できる期間まで、送信を止める。

あるいは、休み中も返信を見る体制を作る。

このうち、一番目が現実的です。

そして、止める時期を決めてください。

「この日以降は送信しない」

代行会社と共有してください。

エラベルの見解

年末年始の期間を、「準備の時間」として使ってください。

送信も選考も止まりますが、準備はできます。

この期間にできること

要件の見直し。今の要件で合っているか。

文面の作り直し。これまでの反応を踏まえて。

条件の見直し。母数の状況から。

前年の記録の整理。効いたこと、効かなかったこと。

次の期間の計画。送信件数、配分、体制。

この五つは、運用が止まっている時期のほうがやりやすい。

理由は、日々の対応に追われないからです。

運用が回っている時期は、候補者への対応が優先されます。

設計を見直す時間が取れません。

だから、止まる期間に設計をやり直す。

そして、明けたときに新しい設計で始められます。

代行会社との進め方

休みの前に、依頼しておく。

「この期間に、来年の条件と文面を見直してほしい」

稼働の使い道として、事前に決めておいてください。

決めておかないと、稼働が余ります。

そして、明けてから設計を始めると、立ち上がりが遅れます。

さらに、この時期の見直しには、一年分の記録が使えます。

どの条件が効いたか、どの文面が返信を取れたか。

年の区切りは、記録を整理する自然な機会です。

止まる期間を、次の期間の準備に充ててください。

明けの立ち上がり

休み明けに、すぐ動ける状態にしてください。

準備しておくこと

条件と文面が完成している。

送信する候補者のリストができている。

面接官の枠が押さえてある。

進行中の候補者への連絡内容が決まっている。

この四つがあると、明けた日から動けます。

そして、三番目です。

明けは、面接官の予定も埋まりやすい時期です。

休み前に押さえておいてください。

そして、四番目

休み前に連絡を待たせていた候補者に、明けてすぐ返す。

この対応の速さが、候補者の印象を左右します。

候補者の動きが変わる時期

年の区切りで、転職を考え始める候補者がいます。

そして、動き出す時期は候補者ごとに違います。

確認の仕方

自社の実績で、月ごとの返信率を見る。

そして、記録がない場合は、これから記録してください。

一般論で判断せず、自社の数字で確認する。

そして、代行会社に聞いてください。

「昨年のこの時期は、どういう動きでしたか」

複数の会社の運用を見ているため、経験があります。

ただし、その情報も自社の職種に当てはまるとは限りません。

参考として聞いてください。

稼働の扱い

代行会社の稼働が減る期間の費用。

確認すること

• 月額型の場合、稼働が減っても費用は同じか
• 時間単価型の場合、稼働の見込み
• 休業期間の扱いが契約に書かれているか

一番目です。

月額固定型では、稼働が減っても費用は変わりません。

この場合、余った稼働の使い道を決めてください。

上の五つの準備に充てる。

決めておかないと、費用が空回りします。

そして、三番目

契約に書かれていない場合、事前に相談してください。

稼働を翌月に回せるか、費用を調整できるか。

期をまたぐ候補者

年をまたいで選考が続く候補者がいます。

注意すること

間が空くと、候補者の関心が下がる。

他社の選考が進む。

候補者の状況が変わる。

対応

間を空けない。休み前に次の選考まで進める。

休み中に連絡の予定を伝える。「○日にご連絡します」。

明けてすぐ連絡する。

この三つで、離脱を減らせます。

そして、内定を出している候補者には、特に注意してください。

休み中に考える時間ができます。

そして、現職から引き止められることもあります。

休み前に、懸念を聞いておいてください。

エラベルの見解

年末年始の運用で、「候補者への連絡を残さない」ことを徹底してください。

休みに入る前に、返答を待っている候補者をゼロにする。

確認する対象

返信が来ていて、まだ返していない候補者。

質問を受けていて、回答を待たせている候補者。

書類の合否を待っている候補者。

日程の提示を待っている候補者。

この四つを、休み前に片付けてください。

そして、片付けられない場合は、必ず連絡してください。

「休業のため、○日以降のご連絡になります」

この一通があるだけで、候補者の受け止め方が変わります。

なぜここまでするか

候補者は、複数の会社を見ています。

そして、対応の丁寧さは比較されます。

休みに入る前に連絡をくれた会社と、放置した会社。

この差は、候補者の記憶に残ります。

そして、休み明けに戻ってくるかどうかに影響します。

代行会社との段取り

休みの何日前までに、進行中の候補者を片付けるかを決める。

そして、片付いたことを確認する。

一覧で確認してください。「連絡済み」の欄を作る。

この確認をしないと、漏れます。

年末年始は、対応の差が最も出る時期です。

そして、差をつけるのに費用はかかりません。

まとめ

• 候補者・自社・代行会社が同時に止まる。休業期間を事前に共有する
• 進行中の候補者を休み前に片付け、休業を連絡する
• 返信に対応できない期間は送信を止める。止める日を代行会社と決める
• 止まる期間を要件・文面・条件・記録・計画の見直しに使う
• 月額型で余る稼働の使い道を事前に決める
• 明けにすぐ動けるよう、条件・文面・リスト・面談の枠を用意する
• 面接官の枠は休み前に押さえる
• 候補者の動きは自社の実績で確認する
• 内定を出している候補者は、休み前に懸念を聞く
• 返答を待たせている候補者をゼロにして休みに入る

よくある質問

休み中も送信を続けるべきですか

返信に対応できるかで判断してください。送って返信が来たのに返せない状態は、送らないほうが結果として良い場合があります。声をかけておいて放置したことになるためです。送信を止める日を、代行会社と決めておいてください。

月額契約で稼働が減る期間の費用はどうなりますか

月額固定型では、稼働が減っても費用は変わらないことが多いところです。その場合、余った稼働の使い道を事前に決めてください。要件の見直し、文面の作り直し、次の期間の計画。契約に休業期間の扱いが書かれていない場合は、事前に相談してください。

明けの立ち上がりを速くするには

休み前に、条件と文面を完成させ、送信するリストを作り、面接官の枠を押さえてください。そして、連絡を待たせている候補者への返答内容も決めておきます。この準備があると、明けた日から動けます。