年末年始のスカウト運用｜止めるのではなく、送る内容と対応の形を変える

年末年始に、スカウトを送り続けるべきか。休暇中に届いた文面は読まれず、返信も来ない気がする。一方で、止めると年明けの立ち上がりが遅れる。結論を先に書くと、年末年始は送信を止めるのではなく、送る内容と対応の形を変えてください。年内は「年明けに話を」の関係づくり、休暇中は送信を絞って返信対応だけ保ち、年明けの一週目から面談を組める状態にしておきます。賞与の時期の考え方は夏・冬のボーナス時期の転職市場に、大型連休は大型連休前後の送信計画にまとめています。

年末年始に起きること

年末年始の前後で、候補者と社内の動きは、次のように変わります。

年末に向けて、候補者は「年明けに」と考える。 年内に転職活動を始めても、面談は年明けになる。それなら年明けに、と考える候補者が多くなります。年末の返信は、「年明けに改めて」という形になりやすい。

休暇中は、文面が読まれにくい。 媒体を開かない候補者が多く、送っても読まれるのは休暇明けです。休暇中に送った文面は、休暇明けに他社の文面と一緒に読まれます。

年明けは、動き出す候補者が増える。 年の初めに「今年は」と考える候補者が動き出します。冬の賞与の後でもあり、動き出す時期が重なります。

社内も動きが鈍る。 年末は本業の締めで忙しく、面談枠が取れない。年明けは、始業直後の忙しさで、面談が後回しになる。

年末年始の運用は、候補者の動きと社内の動きの両方を考えて設計します。

年内：関係づくりの時期

年末の数週間は、返信率が下がることがあります。この時期に合う動きは、年明けに向けた関係づくりです。

文面の一段落目に、「年明けにお話しできれば」という趣旨を入れます。すぐの面談ではなく、年明けの最初の接点を作る形です。「年内に決めてほしい」という圧は、この時期には合いません。

返信が来たら、年明けの面談の日程を、この時点で仮に押さえます。「一月の第二週で、いかがでしょうか」。年明けに改めて日程を探すと、始業直後の忙しさで、二月になります。年内に押さえておけば、年明けの一週目から面談が組めます。

年内の数字は、返信率ではなく、「年明けの面談を仮に押さえた候補者の数」で見ます。この数が、年明けの立ち上がりを決めます。

休暇中：送信を絞り、返信対応を保つ

休暇中は、新規の送信を絞ります。読まれないので、送る意味が薄い。休暇明けに他社の文面と一緒に読まれるより、休暇明けに送ったほうが目に留まります。

ただし、返信対応は保ちます。休暇中に返信をくれる候補者は、休暇を使って転職を考えている、動く意思の強い候補者です。この返信を休暇明けまで放置すると、休暇中に他社が返している可能性があります。

代行の担当者の休暇の体制を、事前に確認します。休暇中の返信対応を誰が、どの速さで行うか。担当者が休暇なら、代わりの人がいるか。いないなら、自動応答で「休暇明けに改めて」と伝える設定にしておきます。無反応が最も悪い形です。

社内も同じです。休暇中に候補者から連絡があった場合、誰が対応するか。面談者は休暇でも、窓口の一人が「休暇明けに日程を」と返せる状態にしておきます。

年明け：一週目から面談を組む

年明けの最初の二週間は、動き出した候補者が増える時期です。ここで面談を組めるかどうかが、年の前半の成果を左右します。

年内に押さえた面談を、一週目に行う。 年内に仮で押さえた日程を、年明けの一週目か二週目に実施します。始業直後で面談者は忙しいですが、この時期の面談は、年の前半の採用に直結します。

送信を、年明けの一週目から再開する。 休暇明けに媒体を開く候補者に、休暇明けの文面が届くようにします。休暇中に溜まった他社の文面より、後から届いた文面のほうが目に留まりやすい。

面談枠を、年明けの二週間は厚くする。 動き出した候補者に、面談が組めないのが最も損失が大きい。面談者に、年明けの二週間の枠を、年内に確保してもらいます。

取り合いに備える。 年明けに動き出した候補者は、複数の会社と話します。返信の当日対応、候補日をこちらから、段階の圧縮。速さで勝つ準備をしておきます。

年明けの立ち上がりは、年内の準備で決まります。年明けになってから動き出すと、二月からになります。

エラベルの見解

相談で最も多い失敗は、「年末は忙しいので、年明けに考える」というものです。年明けに考え始めると、対象と文面の見直しに一月を使い、面談は二月から。動き出した候補者は、一月のうちに他社と話し、二月には決まっています。

見ていて差がつくのは、担当者が「年内に年明けの日程を押さえましょう」と言えるかどうかです。年末年始の候補者の動きを知っている担当者は、年内の返信を「年明けの面談の予約」に変えます。知らない担当者は、年内の返信率の低さを「時期のせい」で片付け、年明けに一から始めます。

発注側にできるのは、年内の最後の定例会で、「年明けの二週間の面談枠」と「年内に押さえる日程」を議題にすることです。年内に決めておけば、年明けの立ち上がりは一か月早まります。

進行中の候補者の扱い

年末年始をまたぐ進行中の候補者は、連絡が途絶えやすい時期です。

年内に、次の連絡の予定を伝える。 「年明けの〇日に、改めてご連絡します」と、具体的な日を伝えておきます。休暇中に連絡しない理由が明確になり、候補者は待てます。

年明けの最初の営業日に、連絡する。 伝えた日に、連絡します。一日でも遅れると、「年末までの話は終わったのか」と受け取られます。

選考の途中なら、年内に段階を進めておく。 一次面談を終えて二次の日程が決まっていないなら、年内に二次の日程を押さえます。年明けに探すと、二月になります。

内定を出しているなら、年内に承諾の期限を明確にする。 年末年始を承諾の検討期間にしてもらい、年明けの返事の期限を決めます。期限が無いと、年明けの忙しさで返事が延び、その間に他社の内定が出ます。

進行中の候補者は、年末年始で最も失いやすい人たちです。年内の連絡と、年明けの最初の営業日の連絡で、関係を保ちます。

休暇前に社内で決めておくこと

年末の最後の定例会で、次を決めておきます。

• 休暇中の返信対応を、代行側と社内側で誰が担うか。担当者の休暇の体制
• 年明けの二週間の面談枠。面談者ごとに、いつ空けるか
• 年内に日程を仮で押さえる候補者の一覧と、押さえた日程
• 進行中の候補者ごとの、年内の連絡と年明けの連絡の予定
• 年明けの送信の再開日と、最初の週の送信数
• 年明けの最初の定例会の日程

決めたことは、担当者と社内の両方が持ちます。年明けに「何を決めていたか」を探すことのないように、一枚にまとめておきます。

エラベルの見解

担当する側から見ると、年末年始で最も困るのは「休暇中に返信が来ているのに、社内の誰にも連絡が取れない」ことです。担当者は返信に一次対応できますが、面談の日程は社内の面談者の予定次第。面談者が休暇で、窓口も休暇。年明けまで日程を出せず、候補者を待たせます。

休暇中に日程を確定する必要はありません。「年明けの〇日以降で、改めて日程をご相談します」と返せれば足ります。ただ、それを返してよいか、担当者が判断できる状態にしておく必要があります。

発注側にできるのは、休暇前に「休暇中の返信には、この形で返してよい」と担当者に伝えることです。裁量が渡されていれば、担当者は候補者を待たせずに済みます。渡されていなければ、無反応になります。

まとめ

• 年末年始は止めるのではなく、内容と形を変える
• 年内は関係づくり。「年明けに」を前提に文面を作り、返信が来たら年明けの日程を仮で押さえる
• 休暇中は送信を絞り、返信対応だけ保つ。無反応が最も悪い。担当者と社内の休暇の体制を事前に確認
• 年明けは一週目から面談を組む。送信の再開、二週間の面談枠の確保、取り合いへの備え
• 進行中の候補者は年内に次の連絡日を伝え、年明けの最初の営業日に連絡する。段階は年内に進めておく
• 休暇前に返信対応の担当・面談枠・仮の日程・進行中の候補者の連絡計画・再開日・最初の定例会を決める
• 年明けの立ち上がりは年内の準備で決まる

よくある質問

休暇中も送信を続けたほうがよいですか

絞ったほうがよいです。休暇中に送った文面は、休暇明けに他社の文面と一緒に読まれます。休暇明けの一週目に送ったほうが、目に留まりやすい。ただし、返信対応は休暇中も保ちます。休暇中に返信をくれる候補者は、動く意思の強い候補者です。

年内に日程を押さえようとしても、面談者の年明けの予定が分かりません

年明けの二週間のうち、面談用の枠だけを先に確保してもらってください。具体的な予定が分からなくても、「一月第二週の火曜と木曜の午前」のように枠を決めておけば、候補者に候補日として出せます。年明けに探すと、始業直後の忙しさで二月になります。

内定を出した候補者から、年末年始をまたいで返事がありません

年内に、年明けの返事の期限を明確にしておくのが最も確実です。すでに年明けなら、最初の営業日に「ご検討の状況をお聞かせください」と連絡し、返事の期限を改めて伝えます。年末年始は他社の内定と比べる期間になりやすいので、連絡を空けないでください。