期末までに採用したいときの動き方｜「期末」を入社日にせず、内定承諾日に置き直す

「期末までに採用したい」。この言葉は、社内では通じますが、計画にはなりません。期末までに入社なのか、内定承諾なのか、内定なのか。それによって、送信を始める時期も、期末が近づいてからの動き方も違います。結論を先に書くと、「期末までに採用」を「期末までに内定承諾」と置き直し、そこから逆算してください。入社を期末に置くと、現職の退職期間で間に合わない候補者を早い段階で外すことになり、母数が減ります。逆算の手順は採用期限から逆算した送信計画に、新年度の立ち上げは新年度に向けた採用の立ち上げにまとめています。

期末採用で起きる問題

期末を目標にした採用で、よく起きることがあります。

目標が曖昧なまま進む。 「期末まで」が入社なのか承諾なのかを決めずに始め、期末が近づいて「入社は無理だが承諾なら」と目標が動く。動くこと自体は構いませんが、動かすなら最初から承諾に置いたほうが、計画が立ちます。

期末に向けて数を追う。 期末が近づくほど焦り、対象を広げて送信数を増やす。返信率は下がり、合わない人との面談が増え、面談者の時間が消える。期末直前の面談は、決まる確率が低いです。

社内が期末で忙しい。 期末は、多くの会社で本業が忙しい時期です。面談者の予定が取れず、日程が組めない。期末採用は、面談枠が最も取りにくい時期に面談を組む計画です。

期末を越えた瞬間に止まる。 期末に間に合わなかった候補者との話が、期末を越えると社内の優先順位が下がり、放置される。あと一歩だった候補者を、期の切り替えで失う。

四つとも、目標の置き方と、期末に向けた動き方の設計で防げます。

目標を「内定承諾」に置き直す

期末を入社日にすると、現職のある候補者は、退職の申し出から引き継ぎまでの期間を考えると、期末の二か月から三か月前には内定承諾している必要があります。つまり、実際の目標は「期末の二〜三か月前に承諾」で、送信の開始はさらにその前です。

これを最初から明示すれば、計画は立ちます。明示しないと、「期末まで」と言いながら、実際には期末の三か月前が期限、という状態で、誰もそれに気づかないまま進みます。

もう一つの置き方は、目標を「期末までに内定承諾」にして、入社は翌期の初めでよい、とすることです。現職の退職期間を翌期に回せば、期末直前まで選考を続けられます。母数を減らさずに済み、社内も期末の忙しさの中で無理に入社手続きをしなくて済みます。

どちらに置くかは、「期末に入社していなければならない理由」があるかで決めます。理由が無いなら、承諾に置きます。

期末に向けた三段階の動き方

目標を承諾に置いたうえで、期末までを三つの段階に分けます。

第一段階：立ち上げと送信（期末の四〜六か月前）。 対象と文面を整え、送信を安定させる。この段階では、期末は意識せず、対象を絞って個別化した送信を続けます。焦って数を送らない。返信率を安定させることが、後の段階の土台です。

第二段階：面談の集中（期末の二〜四か月前）。 返信をくれた候補者を、面談に進める。この段階で、面談者の枠を厚くします。期末の忙しさが来る前に、面談の大半をここで済ませます。送信は続けますが、返信対応と日程調整に稼働を寄せます。

第三段階：絞り込みと承諾（期末の〇〜二か月前）。 新規の送信は減らし、進んでいる候補者に集中します。この段階で新しく送っても、承諾までに期末を越える可能性が高いからです。選考中の候補者の段階を縮め、条件提示を速くし、承諾を取りに行きます。

三段階を最初に決めておけば、「期末が近いから数を送る」という逆の動きを防げます。期末が近いときにやるのは、送ることではなく、決めることです。

期末が近づいてからの絞り込み

第三段階では、新規の送信を減らし、進行中の候補者を絞り込みます。

期末までに承諾できる候補者を見極める。 選考の残りの段階数と、候補者の他社の状況から、期末までに承諾に至る可能性が高い候補者を選びます。可能性の低い候補者は、無理に期末に押し込まず、翌期に持ち越します。

段階を縮める。 残りの面談を同じ日にまとめる、最終面談と条件提示を同日に行う。候補者にも「期末までに決めたい」と率直に伝えます。多くの候補者は、速い選考を歓迎します。

条件提示を先に準備する。 最終面談の前に、条件の案を社内で通しておきます。最終面談の翌日に提示できる状態にします。承認に一週間かかる状態では、期末に間に合いません。

面談者の枠を最優先で押さえる。 期末は面談者も忙しい。第三段階に入る前に、残りの面談に必要な枠を先に確保します。

絞り込みは、担当者と社内が一緒に行います。担当者は候補者の状況（他社の進み具合、承諾への温度）を持ち、社内は選考の段階と条件提示の準備を持っています。両方を合わせて、期末に向けた候補者の一覧を作ります。

エラベルの見解

相談で最も多い失敗は、「期末の一か月前に、送信数を倍にする」というものです。期末が近いから、とにかく数を送る。返信が来ても、面談から承諾までに一か月は要るので、期末には間に合いません。間に合わない候補者を増やし、返信対応の稼働を消費し、進行中の候補者への対応が薄くなり、決まりかけていた人も失います。

見ていて差がつくのは、担当者が「期末の二か月前からは、新規の送信を減らします」と言えるかどうかです。「期末が近いので送信を増やします」と言う担当者は、期末の意味を分かっていません。「進行中の候補者に集中します」と言う担当者は、逆算を持っています。

発注側にできるのは、期末の二か月前に「新規の送信を減らして、進行中に集中する」と担当者と決めることです。送信数が減るのは、期末に向けた正しい動きです。

期末を越えたとき

期末に間に合わなかった候補者は、期の切り替えで失わないようにします。

期末を越えた時点で、進行中の候補者の一覧を、翌期の最初の定例会に持ち込みます。「期末には間に合わなかったが、翌期の初めに承諾できる候補者」を明示し、翌期の目標に入れます。期末で区切って、ゼロから始めない。

候補者には、期末を越えても連絡を続けます。「期が変わりましたが、引き続き進めています」の一言で足ります。期末で連絡が途絶えると、候補者は「期末までの数合わせだった」と受け取ります。

期末に間に合わなかった原因も、記録します。送信の開始が遅かったのか、面談枠が取れなかったのか、条件提示が遅かったのか。次の期末に向けた計画の起点になります。

期末採用を毎年繰り返すなら

毎年、期末に採用が集中するなら、その年だけの計画ではなく、年間の形にします。

期末の六か月前に送信を始める、というサイクルを毎年固定します。前年の資産（文面のルール、対象の判断基準、候補者との関係）を使えば、立ち上げは短くなります。前年に期末を越えて持ち越した候補者は、今年の最初の接触先です。

期末以外の時期は、送信を薄くして、関係づくりに回します。「期末に募集が出るので、そのときに」と候補者と接点を持っておけば、期末の四か月前に送り始めた時点で、すでに話ができる候補者がいます。

繁忙期だけ頼めるかで書いたとおり、毎年繰り返すなら、短期の契約を毎年結ぶより、年間で薄く続けるほうが、期末の成果は安定します。

エラベルの見解

担当する側から見ると、期末採用で最も困るのは「期末の一か月前に、条件提示の承認が社内で止まる」ことです。候補者は最終面談を終え、承諾する意思を持っている。しかし条件の承認が経営に上がったまま一週間、二週間。その間に他社の内定が出て、承諾されます。担当者にできることは、社内を急かすことだけです。

期末採用で最も効くのは、送信でも面談でもなく、条件提示の速さです。第三段階に入る前に、条件の枠を社内で通しておけば、最終面談の翌日に提示できます。

発注側にできるのは、期末の二か月前に「条件提示の準備」を社内の宿題にすることです。担当者からは言いにくい部分です。発注側が先に動けば、期末の承諾は取れます。

まとめ

• 「期末までに採用」を入社か承諾かで置き直す。理由が無ければ承諾に置く
• 期末を入社にすると、実際の期限は期末の二〜三か月前。最初から明示する
• 期末に向けて立ち上げと送信→面談の集中→絞り込みと承諾の三段階に分ける
• 期末が近いときにやるのは送ることではなく決めること。新規送信は減らし、進行中に集中する
• 絞り込みでは承諾できる候補者の見極め・段階の圧縮・条件提示の事前準備・面談枠の確保
• 期末を越えた候補者は翌期の目標に入れ、連絡を続ける
• 毎年繰り返すなら年間の形にし、期末以外は関係づくりに回す
• 期末で最も効くのは条件提示の速さ。社内で先に準備する

よくある質問

期末まであと二か月です。いまから頼んで間に合いますか

立ち上げに一か月、送信から承諾までに一か月以上かかるので、期末までの承諾は難しいことが多いです。ただし、前回の資産があるか、担当者がこの職種の経験を持っていれば、数週間で立ち上がることもあります。目標を「期末までに面談を組み、翌期の初めに承諾」に置き直せば、いまから始める意味はあります。

期末に入社していないと、予算上の問題があります

その場合は、入社を期末に置き、承諾を期末の二〜三か月前に置きます。送信の開始はさらにその前で、逆算すると半年以上前になることが多いです。いまからでは間に合わないなら、現職の退職期間が短い候補者（離職中、退職日が決まっている）に対象を絞る形もありますが、母数は大きく減ります。

期末を越えた候補者を、翌期の予算で採ってよいのか分かりません

社内の予算の扱いによりますが、期末に間に合わなかった候補者を失うことの損失は、ここまでの送信・面談・選考の全部です。翌期の初めに承諾できる候補者は、翌期の採用として扱えないかを、期末の前に社内で確認しておいてください。期末を越えてから確認すると、その間に候補者を失います。