スカウト代行 / スカウト代行
急な欠員でスカウトを立ち上げる
退職が決まり、急に採用が必要になった。準備をする時間がないまま、立ち上げることになります。このとき、通常の手順をそのまま踏むと間に合いません。何を省けて、何を省けないか。この記事では、最速で立ち上げる手順を整理します。期限が迫っているときの動き方は期末までに採用したいときの動き方にまとめています。
最初にやること
採用を始める前に、確認してください。
確認すること
その業務を、誰がいつまで担うか。
採用が間に合わなかった場合、どうするか。
同じ要件で採る必要があるか。
そして、三番目です。
退職する人と同じ要件で採ろうとすると、時間がかかることがあります。
その人が長く在籍していれば、担っている範囲が広がっています。
そして、その範囲を一人で担える人は、市場に少ない。
対応
業務を分解する。
誰かが引き取れる部分を分ける。
残った部分の要件で募集する。
この整理をすると、母数が生まれることがあります。
そして、採用の難易度が下がります。
省ける工程
急ぐときに、短くできるもの
代行会社の選定。既に付き合いがある会社があれば、そこに相談する。
媒体の選定。既に契約している媒体を使う。
要件の文書化。完全な形でなくても始められる。
選考の段階。統合する、減らす。
このうち、三番目です。
要件を完璧に固めてから始めようとすると、時間がかかります。
最低限、次があれば始められます
必須の条件を三つ。
落とす理由を三つ。
担う業務の範囲。
この三つで、条件の設計と文面の作成ができます。
そして、運用しながら精度を上げてください。
省けない工程
短くできないもの
母数の確認。送る相手がいなければ、何をしても届きません。
条件の設計。
文面の作成。
候補者が返信するまでの時間。
候補者が退職の手続きに要する期間。
このうち、一番目です。
急いでいても、母数の確認は先にしてください。
確認せずに始めると、送る相手がいないことが後で分かります。
そして、その時間が失われます。
確認の仕方
条件に合う候補者が何名いるか。
そこから、何件の面談が見込めるか。
必要な採用人数に届くか。
この確認に、時間はかかりません。
エラベルの見解
急な欠員のときこそ、既にある資産を探してください。
ゼロから作る必要がないことがあります。
探す場所
過去に同じ職種を募集した記録。条件、文面、送信済みリスト。
過去に面談したが、見送った候補者。
過去に辞退された候補者。
過去に「今は時期ではない」と言われた候補者。
この四つです。
特に二番目から四番目です。
過去に接点があった候補者は、自社を知っています。
そして、状況が変わっていることがあります。
確認の仕方
採用管理システムを検索する。同じ職種で、過去に面談した候補者。
見送った理由を確認する。要件が変わっていれば、今なら合うかもしれません。
辞退の理由を確認する。条件が変わっていれば、今なら合うかもしれません。
そして、連絡してよいかを確認してください。
候補者の個人情報の扱いと、連絡の可否について、自社の規程と照らして判断が要ります。個別の判断は専門家にご確認ください。
この確認が済めば、すぐ連絡できます。
新しくスカウトを送るより、はるかに速い。
そして、一番目。
過去の条件と文面があれば、立ち上げが短くなります。
送信済みリストがあれば、重複も避けられます。
急なときに使えるかどうかは、平常時に記録しているかで決まります。
記録は、こういうときのためにあります。
並行して進める
一つの手段に絞らないでください。
並行する手段
スカウト。
人材紹介。登録者から推薦を受ける。
リファラル。社内に声をかける。
業務委託。一時的に業務を回す。
この四つを並行してください。
そして、四番目です。
採用が間に合わない場合、業務を回す手段が別に要ります。
この判断は、採用とは別に進めてください。
採用に賭けて間に合わないと、業務が止まります。
そして、二番目と三番目は、スカウトより速いことがあります。
紹介は、登録者の中から推薦が来ます。
リファラルは、社内の人が知っている人に声をかけます。
どちらも、こちらから探す時間が要りません。
立ち上げの手順
急ぐときの順番
一.業務を整理する。分解できるか。
二.要件を最低限決める。必須三つ、落とす理由三つ。
三.母数を確認する。
四.過去の接点を探す。
五.並行する手段を動かす。紹介、リファラル。
六.代行会社に相談する。既に付き合いがあるなら、そこから。
七.条件と文面を作る。
八.送信を始める。
この順番です。
そして、四番目と五番目を先に動かしてください。
結果が出るのが速いからです。
スカウトは、七番目まで進まないと送れません。
その間に、他の手段を動かしておく。
体制を先に決める
急ぐときほど、社内の体制が要ります。
決めること
- 面接官。誰が出るか
- 面談の枠。先に押さえる
- 書類の合否の期限。短く決める
- 決裁の経路。短くする
- 選考の段階数。減らす
二番目です。
候補者が来てから予定を聞くと、そこで止まります。
先に枠を押さえてください。
そして、五番目。
段階を減らすと、期間が短くなります。
この判断は、決裁者に相談してください。
急ぐことが分かっていれば、通ることがあります。
焦って要件を下げない
間に合わせるために、要件を下げたくなります。
避けたいこと
必須条件を外す。
選考を省く。
判断材料が足りないまま決める。
この三つは、期限には間に合っても、後で問題になります。
入社後の配属、育成、定着に影響します。
そして、早期に離職すると、また採用が必要になります。
代わりにやること
業務を分解する。要件を下げるのではなく、範囲を分ける。
業務委託で一時的に補う。
入社の時期を遅らせる。採用は進める。
この三つを検討してください。
エラベルの見解
急な欠員に備えるには、平常時の準備が効きます。
そして、備えは負担の小さい形でできます。
備えておくこと
主要な職種の要件を、一枚にまとめておく。
過去に採用した人の経歴を残しておく。
過去に面談した候補者の記録を残しておく。
代行会社と、話ができる関係を作っておく。
媒体の契約状況を把握しておく。
この五つです。
特に四番目です。
急に必要になってから選定を始めると、時間がかかります。
そして、急いで決めることになります。
平常時に話を聞いておくと、いざというときに相談できます。
「今すぐではありませんが、話を聞かせてください」
この相談は、多くの会社が受けます。
そして、担当者の経歴も確認できます。
急なときに、この確認をする時間はありません。
エラベルは、担当者の経歴を見てから決められる形にしています。費用は採用が決まったときの一名十万円のみ。
そして、相談だけでも構いません。
急な欠員は、いつ起きるか分かりません。
起きてから探すのではなく、探し方を先に決めておく。
この準備に、費用はかかりません。
まとめ
- 始める前に、同じ要件で採る必要があるかを確認する
- 業務を分解すると、母数が生まれ難易度が下がる
- 省けるのは選定・要件の文書化・選考の段階
- 省けないのは母数の確認。急いでも先にやる
- 要件は必須三つ、落とす理由三つで始められる
- 過去に接点があった候補者を探す。新しく送るより速い
- 紹介・リファラル・業務委託を並行して動かす
- 体制を先に決める。特に面談の枠
- 要件を下げない。分解する、委託で補う、入社を遅らせる
- 平常時に要件・記録・代行会社との関係を用意しておく
よくある質問
要件が固まっていなくても始められますか
必須の条件を三つ、落とす理由を三つ、担う業務の範囲。この三つがあれば、条件の設計と文面の作成ができます。完璧に固めてから始めようとすると時間がかかります。運用しながら精度を上げてください。
過去に面談した候補者に連絡してよいですか
候補者の個人情報の扱いと、連絡の可否について、自社の規程と照らして判断が要ります。そのうえで連絡できるなら、新しくスカウトを送るより速い手段です。見送った理由や辞退の理由が、今なら解消されていることがあります。個別の判断は専門家にご確認ください。
間に合わない場合はどうしますか
業務委託で一時的に補う、業務を分解して社内で分担する、入社の時期を遅らせて採用は進める。この三つを検討してください。要件を下げて採用すると、期限には間に合っても入社後に問題が出ることがあります。