総務へのスカウト文面｜開封される件名と本文の型

総務にスカウトを送っても返信が来ない。文面を見せていただくと、件名が「縁の下の力持ち、総務募集」で、本文に「総務全般をお任せ」「幅広い業務で活躍」「臨機応変に対応できる方」と書いてあり、何を最初に任せるのか（設備と契約の管理か、規程と手続きか、社内の仕組みづくりか）、庶務（備品、来客、郵便、清掃の手配）はどこまで含むのか、労務や経理を兼務するのか、いまの状態はどうなのかが、どこにも書かれていません。総務の経験者は、「総務全般」を「何でも屋として使われる」の印と読み、「幅広い」「臨機応変」を「役割が決まっていない」の印と読みます。結論を先に書くと、件名は「相手の中身と規模の一点＋自社の最初の役割」、本文は「一行目に相手の中身と規模の一点→自社の中身と最初の役割→庶務との分担→兼務の範囲と専門家（社労士・税理士・業者）との分担→いまの状態（正直に）→体制と各部門との関係→条件の幅→経営者本人が出る面談への短い締め」の順で、会社の紹介は後ろに回すか短くします。刺さる訴求と外す訴求の中身は総務向けスカウト文面の型に書いていますので、ここでは「総務向けの件名と本文の型」に絞って、そのまま使える形にします。

先に決めるのは「最初の役割」「庶務との分担」「兼務の範囲」

文面の前に、三つを決めます。一つは、最初に任せる役割。設備と契約（オフィス、備品、業者との契約）の管理、規程と手続きの整備、社内の仕組み（情報の共有、安全衛生、行事）づくり、のどれが主か。二つは、庶務との分担。備品の発注、来客、郵便、清掃の手配を、総務が持つのか、別の人か、外部か。三つは、兼務の範囲。労務や経理や情シスを兼務するのか、するなら専門家（社労士、税理士、外部の業者）との分担はどうか。

止まりやすいのは、「総務全般」と書くときです。総務は「何でも屋」と読みます。最初の役割を一つ書き、庶務と兼務の範囲を明示します。

件名の型

総務が件名で見るのは、「自分の中身と規模を見ているか」「何でも屋ではないか」の二つです。

書いてはいけない件名は、「総務募集」「総務全般」「縁の下の力持ち」「幅広い業務」「臨機応変」のように、何でも屋の印か形容詞です。件名の失敗の型は件名でやりがちな失敗に書いています。

本文の型

本文は、総務が「確かめる順」に並べます。

長さは、スマートフォンで二度スクロールする程度に収めます。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「総務には『縁の下の力持ち』『幅広く活躍』と伝えれば響く」というものです。実際には、総務の経験者はこれを「何でも屋として使われ、仕組みを作る仕事は評価されない」の印と読みます。ある会社では、「総務全般、幅広い業務で活躍」と書いた文面で返信が無く、担当者が候補者の視点で読むと、庶務の扱いも兼務の範囲も無く、候補者は「備品の発注から労務の手続きまで一人で、しかも仕組みを作っても評価されない」と読んでいました。「設備と契約の管理が主で、最初はオフィス移転。庶務は事務のメンバー。労務は社労士で、総務は規程の整備を持つ。仕組みを作ることが評価される。一人目」と正直に書き直したところ、返信が来ました。総務への文面で効くのは、「幅広さ」ではなく、役割が一つに絞られ、庶務と兼務の範囲が明示されていることです。

書いてはいけないこと

一つ目は、「総務全般」「幅広い業務」です。何でも屋の印と読まれます。最初の役割を一つ書きます。

二つ目は、「縁の下の力持ち」「臨機応変」「アットホーム」のような形容詞です。役割が決まっていない印と読まれます。

三つ目は、「労務もできる方」「経理もできる方」と専門領域の兼務を「もできる」で求めることです。総務は「専門家に出すべきものを自分に押し付ける会社」と読みます。兼務するなら、専門家との分担を書きます。

四つ目は、庶務の扱いを書かないことです。含むなら含むと書き、含まないなら誰が持つかを書きます。書かないと「全部自分」と読まれます。

五つ目は、会社の紹介から始めることです。

六つ目は、締めに経営者本人が面談に出ることを書かないことです。総務は経営者が何を任せ、仕組みづくりを評価するかを本人から聞いて判断します。

送る前の確認

返信が来ないときの直す順番

一箇所ずつ変えます。変え方はスカウト文面のABテストのやり方に書いています。

エラベルの見解

担当する側から見ると、総務向けの文面で会社ごとに差がつくのは、「経営者が『仕組みを作る仕事を評価する』と言い切れるか」です。件名と一行目は担当者が書けますが、総務の仕事は「何も起きないこと」が成果で、評価されにくい。経営者が「規程を整えた、契約を見直して費用が下がった、移転を滞りなく終えた、を評価する」と言葉にできる会社では、総務の経験者は「仕組みを作る側として扱われる」と読み、返信が来ます。言葉にできない会社では、「何でも屋」と読まれます。エラベルでスカウト文面を担当する人には、文面を書く前に、経営者に最初の役割と庶務・兼務の分担を聞き、仕組みづくりをどう評価するかを言葉にしてもらい、面談に出る合意を取ってもらっています。担当者が総務の経験者なら、文面を総務の目で直せます。刺さる訴求と外す訴求は総務向けスカウト文面の型に書いています。

代行に出す場合の範囲

担当者が持つのは、候補者の経歴（中身、規模、環境）を読んで件名と一行目を相手ごとに書くこと、経営者に聞いた役割・庶務との分担・兼務の範囲・状態・体制を本文にすること、送る前の確認、返信の記録と直す順番の提案、です。会社が持つのは、最初の役割の決定、庶務と兼務の分担の決定、専門家との分担の確認、状態を正直に書くことの合意、経営者本人が面談に出ること、条件の幅、です。担当者が総務の経験者なら、文面を総務の目で直せます。担当者を選ぶときに確かめます。

まとめ

• 先に最初の役割・庶務との分担・兼務の範囲と専門家との分担を決める。「総務全般」は何でも屋の印
• 件名は「相手の中身と規模の一点＋自社の最初の役割」。「縁の下の力持ち」「幅広い」は役割未定の印
• 本文は一行目に相手の中身と規模の一点→中身と最初の役割→庶務との分担→兼務の範囲と専門家との分担→いまの状態→体制→条件の幅→経営者本人が出る面談への締め
• 「〇〇もできる方」で専門領域の兼務を求めない。兼務するなら専門家との分担を書く
• 庶務の扱いを明示する。書かないと「全部自分」と読まれる
• 返信が来ないときは件名→役割と分担と状態の正直さ→面談に経営者本人が出たか→実態の一致の順に直す

よくある質問

小さな会社で、庶務も労務も経理も総務が全部やる状態です

その状態を正直に書き、順番と支えを添えます。「一人目の総務。いまは庶務から労務の手続きまで一人で。労務は社労士、経理は税理士に相談できる。最初に整えたいのは〇〇で、庶務は外部に出せるものから出していきたい」のように。「全般」の一言で済ませると何でも屋と読まれますが、順番と支えを書けば、「整えるところから」に関心がある人には材料になります。

事務の人にも送ってよいですか

送れます。事務で総務の一部（備品、契約、来客、規程の一部）を担ってきた人は、総務として仕組みを持つ役割への転向層として有力です。一行目で「事務で総務の一部を担われてきた方へ。総務として仕組みを持つ役割」と転向であることに先に触れ、仕組みを作る側になれること、評価されることを書きます。探し方は総務を探すときの検索条件とターゲティングに書いています。

仕組みを作っても評価しにくいのですが、どう書けばよいですか

「何も起きないこと」を評価すると書きます。「規程を整えた、契約を見直して費用が下がった、移転を滞りなく終えた、を成果として見る」のように、具体で書きます。評価の仕組みが無いなら、「一緒に作りたい」と正直に書き、経営者が面談で話します。評価に触れない文面は、総務に「何でも屋」と読まれます。