総務を探すときの検索条件とターゲティング

総務にスカウトを送る前の検索で、「総務経験〇年以上」で条件を組むと、設備と契約の管理をしてきた人、規程と手続きを整えてきた人、庶務（備品、来客、郵便）が主だった人、労務や経理を兼務してきた人が、同じ一覧に出てきます。加えて、大企業の総務部で分業の一部（施設だけ、株主総会だけ）を担ってきた人と、小さな会社で一人で全部回してきた人も混ざります。どれも「総務」ですが、自社の役割と規模に合う人は一部です。総務の検索で最初にやるべきは、自社の最初の役割と庶務の扱いと兼務の範囲を決め、年数ではなく「何の中身を、どの規模で、作ったか回したか、一人かチームか、何を兼務したか」で探すことです。結論を先に書くと、検索条件は、先に自社の最初の役割と庶務の扱いと兼務の範囲と規模を決め、年数ではなく経験（担った中身・規模・仕組みを作ったか回したか・一人かチームか・兼務の範囲）で組み、要件の必須だけにし、プロフィールを「何の中身を、どの規模で、作ったか回したか、一人かチームか、何を兼務したか」で読み、転向元（事務・営業事務・秘書・施設や店舗の管理）を役割に合わせて含めて送る順を決めます。文面の型は総務へのスカウト文面に、要件の作り方は総務の採用要件の作り方に書いていますので、ここでは「検索条件とターゲティング」に絞ります。媒体ごとの検索の仕様には触れません。仕様は各媒体の公式情報でご確認ください。

先に「最初の役割」「庶務の扱い」「兼務の範囲」「規模」を決める

自社が最初に任せる役割（設備と契約、規程と手続き、社内の仕組みづくり、のどれか）、庶務を含むか、兼務の範囲（労務・経理・情シスを兼務するか、専門家との分担）、規模（社員数の目安）を決めます。四つで探す人が変わります。

止まりやすいのは、「総務経験者」で役割を決めないときです。一覧が混ざり、文面も混ざります。決め方は総務の採用要件の作り方に書いています。

年数ではなく経験で組む

条件に入れるのは、年数ではなく、要件の必須に当たる経験です。肩書は「または」で複数（総務、庶務、管理部、事務、営業事務、秘書、施設管理、店舗の管理）を入れるか、入れずにプロフィールの言葉で読みます。

止まりやすいのは、年数と業界を「かつ」で組んで数人しか出ないときです。年数と業界を外し、中身で読みます。

プロフィールを「何の中身を、どの規模で、作ったか回したか、一人かチームか、何を兼務したか」で読む

総務の経験の中身は、五つで読めます。何の中身を（設備と契約、規程、仕組み、庶務）、どの規模で、作ったか回したか（仕組みをゼロから整えたのか、ある仕組みを回したのか）、一人かチームか、何を兼務したか（労務、経理、情シス）。五つが書いてある人は、肩書や年数が何であっても役割が読めます。

止まりやすいのは、年数と肩書だけで判断するときです。「総務業務全般」の人に「オフィス移転を任せたい」と送っても、経歴と合うかが分かりません。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「大企業の総務経験者なら、小さな会社の総務は簡単にできる」というものです。実際には、大企業の総務部で分業の一部（施設だけ、株主総会だけ、社内行事だけ）を担ってきた人は、業者との契約交渉から規程の整備まで一人で回した経験が無いことが多く、小さな会社の一人総務には合わないことがあります。ある会社では、大手の総務経験を優先して送っていましたが、面談で「契約の交渉は専門の部署がやっていた」と分かり、辞退と不採用が続いていました。担当者が入って、自社の役割を「設備と契約の管理が主で、最初は移転。庶務は事務のメンバー。労務は社労士」と決め、会社の規模と年数を外し、「移転」「契約」「業者」「一人で」の言葉でプロフィールを読む形にしたところ、小さな会社で一人総務をしてきた人と、営業事務で契約と設備を担ってきた人が見つかり、面談で合うようになりました。総務の検索は、会社の大きさや年数ではなく、中身と「作ったか回したか」と体制の近さで読みます。

転向元を役割に合わせて含める

総務を主にしてきた経験者は少ないので、転向元を含めます。転向元は、自社の最初の役割で向き不向きがあります。

転向元には、文面の一行目で転向であることに先に触れ、転向元ごとに訴求を変えます。一行目の変え方は総務へのスカウト文面に書いています。

止まりやすいのは、転向層に総務の経験者向けの文面を送るときです。経歴と合わず、返信が来ません。

送る順の付け方

止まりやすいのは、「年数が長いから」「大手だから」で送るときです。中身と体制の近さで順を付けます。

条件の保存と見直し

組んだ条件は、「設備と契約用」「規程用」「転向層用（事務）」「転向層用（施設管理）」のように役割と転向元ごとに名前を付けて保存し、送った結果と一緒に記録します。月に一度、返信が来た人の共通点（中身、規模、作ったか回したか、一人かチームか、兼務、転向元）を見て、条件と読み方を直します。保存の仕方は検索条件の保存と使い回しに書いています。

エラベルの見解

担当する側から見ると、総務の検索で会社ごとに差がつくのは、「庶務の扱いが決まっているか」です。最初の役割と規模は比較的決まりやすいのですが、「庶務は総務が持つのか、別の人か」が曖昧な会社では、仕組みの側をやりたい人に送って面談で「備品の発注も来客も全部」と分かって辞退されるか、庶務が主だった人に送って「仕組みを作ってほしい」で合わないかのどちらかになります。庶務の扱いが決まっている会社では、探す経験が絞れ、転向元も決まり、文面も面談も一本につながります。エラベルでスカウトの検索を担当する人には、条件を組む前に、経営者に「最初の役割は何か、庶務は誰が持つか、何を兼務し、専門家に何を出しているか」を聞いてもらっています。文面の型は総務へのスカウト文面に書いています。

代行に出す場合の範囲

担当者が持つのは、要件から必須の経験を取り出して条件を組むこと、出てきた人を「何の中身を、どの規模で、作ったか回したか、一人かチームか、何を兼務したか」で読んで絞ること、転向元を分けて送る順を付けること、条件と結果を記録して月に一度見直すこと、です。会社が持つのは、最初の役割・庶務の扱い・兼務の範囲・規模の決定、要件の必須と歓迎の区別、転向元をどこまで含めるかの判断、経営者が担当者に話す時間、です。担当者が総務の経験者なら、経歴の読み方が正確で、文面も総務の目で書けます。担当者の経歴の見方は担当者の経歴の見方に書いています。

まとめ

• 先に最初の役割・庶務の扱い・兼務の範囲・規模を決める。四つで探す人が変わる
• 検索条件は年数ではなく経験（担った中身・規模・作ったか回したか・一人かチームか・兼務の範囲）で組む
• プロフィールは「何の中身を、どの規模で、作ったか回したか、一人かチームか、何を兼務したか」で読む。「総務業務全般」では中身が読めない
• 大企業の分業の一部を担った人は、小さな会社の一人総務に合わないことがある。会社の大きさではなく近さで読む
• 転向元（事務・営業事務・秘書・施設や店舗の管理・労務や経理で総務を兼務）を役割に合わせて含める。転向の文面を分ける
• 条件は役割ごと・転向元ごとに分けて保存し、返信が来た人の共通点で月に一度直す

よくある質問

庶務を含む一人総務を探しています。どんな人が合いますか

小さな会社で一人総務をしてきた人か、事務で庶務と総務の一部を担ってきた人が近い。「庶務から規程まで一人で」「備品と契約と来客を担当」のような記述を読みます。大企業の分業の一部を担った人は、庶務を含む一人総務には合わないことが多い。文面では庶務を含むことを正直に書き、「外部に出せるものは出していく」方針を添えると、整えることに関心がある人には材料になります。

労務や経理の兼務を求める場合、どう探せばよいですか

兼務する専門領域の経験を条件に足しますが、「専門家との分担」を先に決めます。労務の手続きを社労士に出すなら、総務の側は規程の整備と手続きの窓口でよく、労務の深い経験は要りません。分担無しに「労務もできる方」で探すと、総務の経験者は「専門家に出すべきものを押し付ける会社」と読んで来ず、労務の経験者は「総務が主」で来ません。兼務は分担を決めてから条件にします。

出てくる人が少なすぎます

年数か業界か資格で絞っているか、会社の規模を条件に入れているかを見ます。外して、中身の言葉（「設備」「契約」「業者」「規程」「移転」）で読む形にすると増えます。それでも少ないなら、転向元（事務、営業事務、秘書、施設や店舗の管理）を自社の役割に合わせて含めます。総務を主にしてきた経験者は市場に少ないので、転向元を含めることが前提になります。