採用代行の担当者教育コストは誰が持つか

採用代行が動き出す前に、自社のことを理解してもらう時間が要ります。事業の内容、組織の構造、求める人物像、選考の考え方。この学習にかかる時間を誰が持つのかは、契約書に書かれていないことがほとんどです。書かれていないと、どちらかが黙って負担している状態になり、後で不満につながります。この記事では、学習コストの正体と、扱い方を整理します。

二種類の学習が混ざっている

立ち上げ期に発生する学習は、性質の違う二つが混ざっています。

一.自社に固有のことを覚える。事業の内容、組織の構造、求める人物像、社内の判断の流れ。これは、どんなに経験のある担当者でも必要です。自社にしかない情報だからです。

二.採用の実務そのものを覚える。媒体の使い方、スカウトの書き方、日程調整の進め方。これは、経験のある担当者なら不要です。既に持っている技能です。

この二つを分けると、負担の話が整理できます。一番目は自社が説明する必要があるもので、その時間は自社が持ちます。二番目は代行会社が提供すべき技能なので、その習得を発注側が負担するのは筋が違います。

契約時に確認するのは、二番目が発生しない担当者が付くかどうかです。担当者の確認については担当者を指名できるかにまとめています。

自社が持つべき学習コスト

一番目の学習には、自社側の時間が要ります。避けられない負担です。

• 事業と組織の説明
• 募集職種の役割と、現場の実態の説明
• 過去の採用で何が起きたかの共有
• 選考の基準と、判断の考え方の説明
• 社内の意思決定の流れの説明

この時間を惜しむと、後で確認のやりとりが増えます。説明が浅いまま運用が始まると、代行側は判断のたびに確認することになり、結局は自社の時間を使います。

だから、立ち上げ期にはまとまった時間を確保しておくほうが総量としては短く済みます。何回かに分けて話す形でも構いません。この投資は、初期費用として代行会社に払うか、自社の時間として払うかのどちらかになります。初期費用の考え方は初期費用・オンボーディング費用は必要かで扱っています。

エラベルの見解

説明の時間を減らす方法があります。説明するのではなく、読める形で渡すことです。

具体的には、次の四つを文書にしておきます。事業と組織の概要。募集職種の役割と、現場が期待していること。過去に採用した人がどう活躍しているか、辞めた人はなぜ辞めたか。そして、書類を落とす理由を三つ。

この四つがあると、担当者は自分で読んで理解を進められます。会話の時間は、疑問点の確認に使えます。同じ理解に至るまでの時間が、半分以下になることがあります。

そして、この文書は代行会社が替わっても使えます。担当者が交代したときにも渡せる。一度作れば、何度も使える資産になります。

作るのに時間はかかりますが、説明のたびに口頭で伝えている時間の合計と比べてみてください。二回目の説明の途中で、作っておけばよかったと気づくことが多い種類の作業です。立ち上げの前に半日を使う価値はあります。

経験の浅い担当が付いた場合

契約後に、経験の浅い担当者が付くことがあります。この場合の扱いです。

まず、それが分かる状態にしておく。契約前に経歴を確認していれば、想定と違うことに気づけます。確認していなければ、数か月経ってから気づくことになります。

育成の場になっていないかを見る。代行会社にとって、案件は担当者の育成の場でもあります。それ自体は否定できませんが、その学習コストを発注側が負担する形になっていないかは確認します。

判断の材料は、稼働の中身です。同じ業務に他より時間がかかっている、確認の質問が多い、提案が出てこない。こうした状態が続くなら、体制の相談をする時期です。

伝え方は、個人の評価ではなく業務上の事実で。「経験が浅いようだ」ではなく「この工程に想定より時間がかかっている」と伝えます。事実で伝えると、体制の見直しという話になります。

交代時の再学習

担当者が交代すると、一番目の学習が繰り返されます。ここは契約で扱えます。

• 引き継ぎの稼働を、発注側の契約時間から消費しない建て付けにする
• 引き継ぎ資料の提出を求める
• 重複期間を置き、前の担当から直接引き継いでもらう
• 交代後の立ち上がりまでの期間をどう扱うか

一番目が最も重要です。交代は受託者側の事情で起きるので、その学習コストを発注側の稼働で払う形は筋が通りません。契約時に決めておく項目です。交代のリスクは担当者が替わるときのリスクにまとめています。

そして、自社側でも再学習の負担を減らせます。前述の四つの文書があれば、説明の時間は大きく減ります。交代のたびに口頭で説明し直す運用だと、負担は毎回発生します。

契約でどう扱うか

学習コストについて、契約や別紙に書ける項目です。

• 立ち上げ期の作業内容（ヒアリング、要件の整理、文面の作成）と、その費用の扱い
• 立ち上げ期に想定される期間
• 担当者が満たすべき経験の条件
• 交代時の引き継ぎ稼働を、どちらが持つか
• 交代後に同じ条件を満たす担当者が付くこと

四番目が抜けている契約が多くあります。書いていないと、交代のたびに立ち上げの時間が発注側の稼働から出ていきます。一文を入れるだけで扱いが変わります。

エラベルの見解

学習コストの話を、負担の押し付け合いとして扱わないほうがよい場面があります。自社を理解してもらう時間は、投資として意味を持つからです。

事業の背景を理解している担当者と、求人票しか知らない担当者では、候補者への説明の厚みが違います。返信への一言、面談前の情報提供、辞退しかけた候補者への対応。ここに差が出ます。

だから、説明の時間を「かけたくない負担」と捉えるのではなく、どこまで伝えれば効果が出るかを設計してください。全部を伝える必要はありません。効くのは、現場の実態と、判断の基準です。

逆に、伝えなくてよいものもあります。社内の細かい制度、他部署の事情、経営の議論。これらは採用の実務には使われません。伝える情報を絞ると、時間も短くなり、扱う情報の範囲も狭くなります。

学習コストの議論は、結局「何を渡すか」の議論です。渡す情報を設計すると、負担も自然に決まります。

まとめ

• 立ち上げ期の学習は、自社に固有のことと採用の実務そのものの二つが混ざっている
• 前者は自社が説明する。後者は経験のある担当者なら不要
• 説明の時間を惜しむと、確認のやりとりで結局は自社の時間を使う
• 説明ではなく読める形で渡す。四つの文書を作れば時間は半減する
• 経験の浅い担当が付いたら、業務上の事実で伝える。個人の評価にしない
• 交代時の引き継ぎ稼働は、発注側の契約時間から消費しない建て付けにする
• 契約に「交代後も同じ条件を満たす担当者」の一文を入れる
• 学習コストの議論は、何を渡すかの議論。伝える情報を絞ると負担も決まる

よくある質問

立ち上げ期の説明にどのくらいの時間を見ておけばよいですか

任せる範囲によって変わります。定型業務だけなら短く済み、要件の整理から任せるならまとまった時間が要ります。一度に長く取るより、何回かに分けて話し、その間に代行側が作った成果物を見ながら進める形のほうが、理解のずれが早く見つかります。

教育コストとして費用を請求されることはありますか

立ち上げ期の作業として初期費用に含まれる形が一般的です。担当者の技能習得そのものを費用として請求されることは通常ありません。請求の内訳に不明な項目があれば、どの作業に対する費用かを確認してください。

担当者の交代のたびに立ち上げが遅くなります

契約に、引き継ぎ稼働の扱いと、交代後の担当者の条件を書いておくと改善します。あわせて、自社側でも事業と要件の文書を用意しておくと、説明の時間が減ります。交代が頻繁に起きる場合は、その理由を確認し、体制の見直しを相談する時期かもしれません。