総務の採用要件の作り方｜必須と歓迎を分ける基準

総務の採用要件を作ると、「総務経験三年以上」「オフィス移転・株主総会・契約管理・安全衛生の経験」「人事労務・経理の知識」「臨機応変に対応できる方」「コミュニケーション能力の高い方」と膨らみます。総務の中身と最初の役割を決めずに、経営者が「困っていること全部」と「兼務してほしいこと全部」を要件にしてしまうことが原因です。膨らんだ要件は、該当する人がいないか、該当しても「一人で全部」と読まれて見送られるか、「総務経験三年」の中に庶務中心の人が混ざって仕組み化の経験者が埋もれるかのどれかになります。結論を先に書くと、総務の要件は「最初の一人に求める役割」から決め、必須を「その役割を回した経験」「一人か少人数で回した経験」「仕組みにして残した経験」の三つに絞り、それ以外の中身・兼務する専門領域・業界・規模は歓迎に回すと、該当する人が現れ、面接で確かめるべきことも決まります。中身と役割の決め方は総務採用を代行に出す判断基準に、母集団形成は総務の母集団形成にまとめています。

総務で要件が膨らむ理由

総務の要件が膨らむ理由は、三つあります。

一つ目は、総務の中身が「庶務・オフィス・機関運営・安全衛生・契約管理」に分かれていて、経営者にはその境目が見えないことです。困っていることは移転でも、「総務なら総会も契約管理も分かるだろう」と要件に足す。実際には、移転を回してきた人と総会運営を整えてきた人は、持っているものが違います。

二つ目は、兼務してほしいことを、専門領域の実務として要件に入れることです。「人事労務の知識」「経理の知識」「ITの知識」と並べると、それぞれの実務経験がある人を探すことになり、該当者がいなくなります。兼務するなら、要るのは「専門家との窓口ができる」ことで、実務全部ではありません。

三つ目は、要件を総務の目で見る人が社内にいないことです。営業やエンジニアの要件は、その職種の人が社内にいて、「この要件は現実的でない」と言えます。総務の要件は、それを言える人が社内にいません。経営者の「困っていること全部」と、「臨機応変」のような確かめられない言葉が、そのまま要件になります。

三つを合わせると、「役割を決めずに、総務の中身を全部並べ、兼務の専門領域を実務として足し、人柄の形容詞を足す」のが、膨らむ構造です。

必須と歓迎を分ける基準

基準は、「その要件が無いと、最初の一人に求める役割を回せないか」です。回せないなら必須、あれば早いなら歓迎です。

表の要点は、「総務経験〇年」を必須に書かないことです。年数ではなく、「どの役割を、どの体制で、仕組みとして残したか」で書きます。「総務経験三年」には、庶務を三年回した人と、移転を回して仕組みを作った人が、同じように該当します。

もう一つの要点は、兼務する専門領域を「実務経験」と「窓口ができる程度の理解」に分けることです。前者を必須にすると該当者がいなくなり、後者を必須にすれば、専門家との分担で回ります。

エラベルの見解

相談で多いのは、「総務の要件を『総務経験三年以上、オフィス移転・株主総会・契約管理の経験、人事労務と経理の知識、臨機応変に対応できる方』にしたが、応募が来ない」というご相談です。役割を聞くと、困っているのは「来年の移転を回せる人がいない」で、総会は顧問と経営者で回していて、人事労務は社労士、経理は税理士に出していました。それなら要件は「移転を回した経験」「少人数で回した経験」で足り、総会も契約管理も専門領域の知識も、該当者を減らしているだけでした。

見ていて差がつくのは、「困っていることを最初の役割に翻訳してから要件にしているか」です。「移転を回せる人がいない」→役割は「来年の移転を計画から当日まで回す」→必須は「移転を回した経験」「少人数で回した経験」、仕組み化は移転後の役割なので歓迎。ここまで翻訳すれば、要件は二つか三つで済み、該当する人が現れます。エラベルでは、総務の担当者に、要件を書く前に「最初の一人に、最初の一年で何をしてほしいか」を経営者と一文にしてもらっています。

必須を三つに絞る手順

手順は四つです。

一つ目：最初の一人に、最初の一年で何をしてほしいかを一文にする。 「来年の移転を回す」「総会運営を整える」「契約管理の仕組みを作る」「庶務を仕組みにして外に渡す」。複数あるなら順番を付け、一番目だけを要件の起点にします。

二つ目：その役割を回すために、無いと困る経験を書き出す。 「移転を計画から当日まで回した」「業者を選定した」「社内の調整をした」など。書き出したら、「これが無いと本当に回らないか」を一つずつ問います。

三つ目：体制と仕組み化の要件を足す。 一人目なら「一人か少人数で回した経験」を必須に。仕組み化が役割なら「仕組みにして残した経験」を必須に。移転など一過性の役割なら、仕組み化は歓迎に下げます。

四つ目：残りを歓迎に回し、形容詞を外す。 他の中身、兼務する専門領域の実務経験、業界、規模は歓迎に。兼務するなら「窓口ができる程度の理解」だけを必須に。「臨機応変」「コミュニケーション能力」「気配り」は要件から外し、面接で確かめる項目に移します。

手順の要点は、二つ目で「本当に回らないか」を問うことです。「株主総会の運営経験」は、総会を顧問と経営者で回しているなら「回らない」ではありません。「人事労務の知識」は、社労士に出しているなら「回らない」ではありません。問うたびに必須が減り、三つに近づきます。

経歴で確かめられる要件と、面接でしか分からない要件

要件を、経歴（職務経歴書、スカウト媒体のプロフィール）で確かめられるものと、面接でしか分からないものに分けます。

経歴で確かめられるのは、「どの中身を担ったか」「移転や総会の規模」「どの体制で担ったか」「一人目だったか」「兼務の有無」「何年か」です。書類の段階で、必須の三つのうち「役割を回した経験」「少人数で回した経験」はここで確かめます。

面接でしか分からないのは、「段取り（何から決め、何が遅れ、どう扱ったか）」「調整（複数の部門から同時に頼まれたとき、板挟みのとき、どう動いたか）」「仕組み化（属人化した仕事を、自分がいなくても回る形にしたか。その仕組みは残ったか）」「整っていない状態を、整える仕事として引き受けられるか」です。要件の「臨機応変」「コミュニケーション能力」「気配り」は、この四つに翻訳して、面接で確かめます。

面接で確かめる方法は、過去の具体的な場面を聞くことです。「移転を回したとき、最初に何を決めましたか。何が一番遅れましたか」「複数の部門から同時に頼まれたとき、どう順番を付けましたか」「仕組みにした仕事は、あなたが離れた後も回っていますか」。答えの中身より、具体的な場面が出てくるかを見ます。「仕組みにして残した経験」は、経歴に「マニュアル化」と書いてあっても、残ったかは面接でしか分かりません。

兼務する専門領域の確認は、その領域の分かる人（社労士、税理士、情報システムの委託先）に面接の一部に入ってもらいます。経営者だけでは正誤を判断できないからです。個別の法令や税務の解釈は、専門家にご確認ください。面接の設計は面接の構造に書いています。

転向元ごとの要件の書き方

総務の候補者は、転向元によって持っているものが違います。要件の書き方も、転向元を意識して変えます。

表の要点は、「総務経験」と書くと、秘書出身や施設管理出身が「自分は該当しない」と読むことです。役割（移転、調整、仕組み化）で書けば、この層が該当します。

要件が決まらないときの原因

要件を作ろうとして決まらないとき、原因は要件ではなく、その前にあります。

一つ目は、最初の一人に求める役割が決まっていないことです。「移転も総会も契約管理も困っている」で止まっていると、要件は「全部」になり、決まりません。困っていることに順番を付け、一番目を役割にします。

二つ目は、兼務の範囲と専門家との分担が決まっていないことです。人事労務を兼ねるなら社労士との分担、経理を兼ねるなら税理士との分担。分担を決めずに要件を作ると、専門領域の実務全部が必須に入ります。

三つ目は、庶務との分担が決まっていないことです。庶務を総務が担うのか、アシスタントが担うのか、外部に出すのか。決めずに要件を作ると、「庶務の細かさ」と「仕組み化の力」の両方が必須に入り、両方が高い人を探すことになります。

四つ目は、要件を総務の目で見る人がいないことです。経営者だけで作ると、「困っていること全部」と「臨機応変」になります。総務の経験者（代行の担当者、副業の総務、知人）に一度見てもらうと、「この必須は要らない」「この歓迎は必須」が分かります。

四つのどれかが決まっていないなら、要件より先にそれを決めます。

代行に出せる工程

要件作りの工程を、社内で持つものと外に出せるものに分けます。

分け方の要点は、「役割・兼務・分担は経営者が決め、翻訳と振り分けは外に出せる」ことです。総務の分かる人がいない会社では、「総務の目で要件を見る」工程を外に出すことで、はじめて要件が三つに絞れます。担当者が総務の経験者であることが前提です。担当者の経歴の見方は担当者の経歴の見方に書いています。

エラベルの見解

担当する側から見ると、総務の要件で最も効くのは、「総務経験〇年」を消して役割で書き直すことと、兼務する専門領域を「実務経験」から「窓口ができる程度の理解」に下げることです。年数で書かれた要件は、庶務中心の人と仕組み化の経験者を同じに扱い、専門領域の実務を必須にした要件は、該当者を無くします。二つを直すだけで、該当する人の顔ぶれが変わります。

エラベルでは、総務の案件で担当者を紹介するとき、最初の一週間で「最初の一人に、最初の一年で何をしてほしいか」を経営者と一文にし、兼務と庶務の分担を決めてもらい、そこから必須三つを作るところまでをお願いしています。総務の担当者が総務の要件を作るので、「この必須は現実的でない」を担当者が言えます。それが、総務の分かる人がいない会社が総務を採るときに、社内に無い工程です。

まとめ

• 総務の要件が膨らむ理由は中身の境目が見えない・兼務を専門領域の実務として要件に入れる・総務の目で見る人がいないの三つ
• 基準は「無いと最初の役割を回せないか」。必須は役割を回した経験・一人か少人数で回した経験・仕組みにして残した経験（役割による）の三つ
• 他の中身・専門領域の実務・業界・規模は歓迎。兼務は「窓口ができる程度の理解」だけを必須に。形容詞は要件から外し、面接で確かめる項目に
• 手順は役割を一文に→無いと困る経験を書き出して問う→体制と仕組み化の要件を足す→残りを歓迎に
• 経歴で確かめるのは中身・規模・体制・一人目か・兼務。面接で確かめるのは段取り・調整・仕組み化（残ったか）・整える仕事を引き受けられるか
• 「総務経験」と書くと秘書出身・施設管理出身が該当しないと読む。役割で書く
• 決まらないときは役割・兼務と専門家との分担・庶務との分担・総務の目のどれかが先に決まっていない

よくある質問

移転も総会も契約管理も一人に担ってほしいので、全部を必須にしたいのですが

全部を担ってもらうとしても、必須は「最初の一年の役割」だけにします。「移転を回した経験」を必須、「総会運営」「契約管理」は歓迎にし、移転の後に順番に広げる。全部を必須にすると、該当者が大きく減り、該当しても「一人で全部」と読まれて見送られます。全部の経験がある人は、一人目の総務の経験者に多いので、「一人か少人数で回した経験」を必須に入れておけば、幅広くできる人が自然と集まります。

「総務経験三年以上」は書かないほうがよいのですか

年数だけの要件は、庶務中心の人と仕組み化の経験者を同じに扱います。書くなら「移転や総会運営を回した経験が三年程度」のように、役割と組み合わせます。年数の目安が無いと不安な場合も、「〇年」より「〇〇規模の移転を計画から当日まで回した経験」「属人化した業務を仕組みにして残した経験」のように、経験の中身で書くほうが、経歴で確かめやすく、該当する人に届きます。

人事労務と経理を兼ねてほしいのですが、それぞれの実務経験を必須にしないと回りませんか

社労士や税理士に手続きと記帳を出しているなら、社内の総務に要るのは「専門家に何を聞けばよいかが分かる」「日常の処理（勤怠の集計、請求書の処理）ができる」ことで、実務経験は必須ではありません。実務経験を必須にすると、総務と労務と経理の全部を経験した人を探すことになり、該当者がいなくなります。分担を決め、「窓口ができる程度の理解」を必須に、実務経験を歓迎にします。専門領域の確認は、面接でその領域の分かる人に入ってもらいます。法令や税務の解釈が関わる判断は、専門家にご確認ください。