総務の母集団形成｜応募が集まらないときに見直す順番

総務の募集で起きる母集団の問題は、応募がまったく来ない場合、応募は来るが事務のアシスタント経験だけで自社が求める仕組み化や移転の経験が無い場合、面接まで進んで「総務業務全般を一人で」「人事労務も経理も兼務」「経営者が総務を全部見ていて委ねる範囲が無い」と分かって辞退される場合に分かれます。総務の採用に特有なのは、「総務業務全般」と書くと総務の経験者ほど「何でも屋」と読んで避け、アシスタント経験の人が「自分にもできそう」と応募することです。結論を先に書くと、総務の母集団形成は、「求人票で中身・最初の役割・兼務の範囲と分担・状態・庶務との分担を示す」「出し先を総務の経験者と転向層のいる場所にする」「スカウトを中身と転向元で分ける」「面接で段取りと仕組み化を過去の場面で確かめる」の順に見直し、前の段階が直る前に次に進まないことが要です。代行に出す工程の線は総務採用を代行に出す判断基準に、総務が兼務しやすい労務の母集団形成は労務の母集団形成にまとめています。

三つの症状を分ける

最初に、どの症状かを分けます。

応募がほとんど無い場合は、求人が総務の経験者に届いていないか、届いても「全般」「兼務」と読まれて見送られているか、総務の経験者が少ない出し先に出しているかです。

応募はあるがアシスタント経験だけの場合は、求人票が庶務中心に読める書き方になっていることが原因です。「総務担当募集。備品管理、来客対応、郵便物、社内行事」だと、庶務の経験がある人が全員応募し、自社が本当に困っている中身（移転、総会運営、契約管理の仕組み化）の経験がある人は、その中の一部か、いません。

面接まで進んで辞退される場合は、兼務の範囲の広さ、経営者が委ねる範囲の狭さ、いまの総務の状態（仕組みが無い、経営者が全部見ている）が面接で分かり、候補者が判断を変えています。

どの症状かは、応募者を転向元（事業会社の総務、営業事務やアシスタント、秘書、施設管理、人事労務）と経験の中身（庶務中心か、移転や総会を回したか）で分類し、面接での候補者の質問（「総務の範囲はどこまでですか」「人事労務や経理は別の担当ですか」が出るか）を記録すれば分かります。

見直す順番の一番目：求人票に「中身・役割・兼務・状態・分担」があるか

求人票を開いて、次の六つが読み取れるかを確認します。

• 総務の中身。 庶務と備品か、オフィスの管理や移転か、機関運営か、安全衛生か、契約管理か。一行目で分かる形に。「総務業務全般」は書かない。複数あるなら、中心と順番を書く
• 最初の一人に求める役割。 最初の一年に何をしてほしいか。「移転を回す」「総会運営を整える」「契約管理の仕組みを作る」のように一つ
• 兼務の範囲と、専門家との分担。 人事労務・経理・情報システムを兼ねるか。兼ねるなら、社労士・税理士・委託先との分担はどうか
• いまの総務の状態。 誰が何をしていて、何が属人化していて、何が止まっているか。正直に。経営者が総務を兼ねていて回らない、仕組みが無い、など
• 庶務との分担。 備品、来客、郵便物などの庶務を、総務が担うのか、アシスタントが担うのか。総務が仕組み化に集中できるか
• 体制と相談相手。 一人目か、チームか。上司は誰か。各部門との関係はどうか

六つのうち、二つ目と五つ目が最も抜けます。最初の役割が無い求人票は「何でも屋」と読まれ、庶務との分担が無い求人票は「庶務に埋もれて仕組み化する時間が無い」と読まれます。

いまの総務の状態を隠さないことも要点です。「経営者が総務を兼ねていて限界。契約書の保管も備品の管理も仕組みが無い。最初の一人として、来年の移転を回しながら、仕組みを作るところから」と書けば、それに合う人（仕組みを作ることに動機がある人）が応募します。隠して「整った管理部門」に見せると、面接か入社後に離れます。

エラベルの見解

相談で多いのは、「総務を募集して応募は来るが、事務のアシスタント経験の人ばかりで、移転や総会を回せる人が来ない」というご相談です。求人票を見ると、「総務担当募集。備品管理、来客対応、郵便物の管理、社内行事の企画、株主総会の運営補助、その他総務業務全般」と書かれていて、庶務が先頭に並び、自社が本当に求めている「移転を回す」「総会運営を整える」は「補助」「全般」の中に埋もれていました。庶務の経験者が「自分向け」と読み、移転や総会を回してきた人は「庶務中心の募集」と読んで見送っています。

見ていて差がつくのは、「最初の一人に求める役割を、求人票の一行目に書いているか」です。「来年のオフィス移転を、計画から業者の選定、社内の調整、当日の運営まで回す総務を探しています。その後は、総会運営と契約管理の仕組み化を。庶務はアシスタントが担っています」。ここまで書けば、庶務中心の人は自分向けでないと分かり、移転を回した経験のある人は「自分向け」と判断して応募します。エラベルでは、総務の担当者に、求人票の一行目に最初の役割を依頼側の経営者と決めるところから始めてもらっています。

見直す順番の二番目：出し先が総務の経験者と転向層のいる場所か

求人票が整ったら、出し先を見ます。総務は、事業会社の総務経験者に加えて、営業事務やアシスタント、秘書、施設管理、人事労務からの転向層がいて、中身によって向く経路が違います。

出し先の要点は、「中身によって向く転向元が変わる」ことです。移転が中心なら施設管理や不動産からの転向層が向き、調整が中心なら秘書からの転向層が向き、兼務が中心なら人事労務からの転向層が向きます。中身を決めずに出し先を選ぶと、経路が合いません。

見直す順番の三番目：スカウトが中身と転向元で分けられているか

ダイレクトリクルーティングで返信が来ない場合、検索の条件と文面を見ます。

検索の条件は、中身で分けます。移転が中心なら「オフィス移転」「レイアウト」「業者選定」の経験、機関運営なら「株主総会」「取締役会」の運営経験、契約管理なら「契約書の管理」「規程の整備」の経験、安全衛生なら「衛生委員会」「防災」の経験。「総務」の肩書だけで検索すると、庶務中心の人と仕組み化の経験者が混ざります。

文面は、一行目で候補者の経歴の一点に触れます。総務の場合、触れる一点は「回した移転や総会の規模」「仕組み化した業務」「一人目として整えた経験」「全部門との調整の場面」のどれかです。「〇〇規模のオフィス移転を、計画から当日まで一人で回されたご経歴を拝見しました。当社も来年、同じ規模の移転があります」。その後に、中身、最初の役割、兼務の範囲と分担、いまの状態、庶務との分担、体制を書きます。文面の型はスカウト文面の構造を参照してください。

見直す順番の四番目：面接で段取りと仕組み化を過去の場面で確かめているか

総務の採用に特有なのが、この段階です。総務の評価の軸は「段取り・調整・仕組み化」で、肩書と年数では分からず、面接で過去の具体的な場面を聞かないと確かめられません。

段取りは、「移転を回したとき、最初に何を決めましたか。何が一番遅れましたか」のように、順番と遅れの扱いを聞きます。調整は、「複数の部門から同時に頼まれたとき、どう順番を付けましたか」「部門の要望と会社の都合がぶつかったとき、どうしましたか」のように、板挟みの場面を聞きます。仕組み化は、「属人化していた仕事を、どう仕組みにしましたか。その仕組みは自分がいなくても回りましたか」のように、仕組みが残ったかを聞きます。答えの中身より、具体的な場面が出てくるかを見ます。

兼務する専門領域（労務、経理、情報システム）の確認は、その領域の分かる人（社労士、税理士、委託先の担当）に面接の一部に入ってもらいます。経営者だけでは正誤を判断できないからです。個別の法令や税務の解釈は、専門家にご確認ください。

そして、求人票に書いた最初の役割に沿って、どれを重く見るかを決めておきます。移転を回すことが最初なら段取りを重く、仕組み化が最初なら仕組みが残ったかを重く。重心を決めずに面接すると、「全部がやや弱い」で全員を落とします。面接の設計は面接の構造に書いています。

社内で持つ工程と、外に出せる工程

分け方の要点は、「中身・役割・兼務は経営者が決め、それを言葉にして届ける工程は外に出せる」ことです。総務の分かる人がいない会社では、担当者が総務の経験者であることで、求人票から「全般」を消す確認と、面接の質問の用意が社内に無い工程として埋まります。

エラベルの見解

担当する側から見ると、総務の母集団形成で最も効くのは、求人票の一行目に最初の役割を書くことと、庶務との分担を書くことです。前者で「全般」に見送られていた総務の経験者が応募し、後者で「庶務に埋もれる」と読まれて辞退される状態が無くなります。

エラベルでは、総務の案件で担当者を紹介するとき、最初の一か月は求人票の六つの項目を経営者と一緒に埋め、面接で過去の場面を聞く質問を用意することに使うようお伝えしています。総務の候補者は、役割が一つ書かれた会社を「総務を何でも屋と思っていない会社」と読みます。その印象を作るのが、母集団形成の最初の仕事です。

まとめ

• 総務の母集団の問題は応募が来ない・アシスタント経験だけの人が来る・面接で兼務と委ねる範囲の実態で辞退されるの三つ。総務の経験者は「全般」を何でも屋の印と読んで避ける
• 見直す順番は求人票の中身・役割・兼務・状態・庶務との分担→出し先→スカウトの中身分け→面接で過去の場面を聞く。前の段階が直る前に次に進まない
• 求人票には中身（一行目）・最初の一人に求める役割・兼務の範囲と専門家との分担・いまの状態（正直に）・庶務との分担・体制と相談相手の六つ
• 出し先は中身によって向く転向元が変わる。移転なら施設管理、調整なら秘書、兼務なら人事労務からの転向層
• スカウトは中身と転向元で検索を分け、一行目で回した移転や総会の規模の一点に触れる
• 面接は段取り・調整・仕組み化を過去の具体的な場面で経営者が確かめ、専門領域はその領域の分かる人が確かめ、最初の役割に沿ってどれを重く見るかを決めておく

よくある質問

応募が少ないので「総務・事務スタッフ」に広げたほうがよいですか

広げると応募は増えますが、アシスタント経験の人が増え、総務の経験者はむしろ「事務」を見て見送ります。総務の応募が来ない原因は、名前が狭いことではなく、最初の役割と兼務と状態が書かれていないか、出し先が総務の経験者のいる場所でないかのどちらかです。名前を広げる前に、求人票の六つと出し先を見直します。

庶務も仕組み化も一人にやってほしいのですが、書くと来ませんか

「庶務も」と書くこと自体は問題ではなく、「庶務に埋もれて仕組み化する時間が無い」と読まれることが問題です。「庶務は最初の三か月で仕組みにして、アシスタントか外部に渡し、その後は移転と契約管理に集中してほしい」のように、庶務の扱いと順番を書けば、仕組み化に動機のある人は「自分向け」と読みます。庶務を永久に総務が抱える前提で書くと、仕組み化の経験者は来ません。

正社員の総務を採る前に、副業の総務に回してもらう形はどうですか

総務の分かる人がいない会社では、有効なことが多い。副業や業務委託の総務経験者に、移転の計画や契約管理の仕組み化を一時的に担ってもらいながら、自社の総務の中身（何が最も困っていて、何を社内で持つべきか）を見極め、その上で正社員を採る。副業の総務に正社員の面接に入ってもらい、段取りと仕組み化を確かめる役を担ってもらうこともできます。委託で回してから正社員を採る考え方は人事の副業人材への委託と同じです。