総務採用を代行に出す判断基準｜任せられる工程と残す工程

総務の採用を代行に出すか迷う会社は、「求人票を作って媒体に出す工程はお願いしたいが、総務に何を求めているかが自分たちでも整理できていない」「総務は何でも屋なので、要件が書けない」で止まります。結論を先に書くと、求人票の作成・媒体の運用・スカウト・応募者への一次対応・内定後の対応は代行に任せられ、総務に含める中身の決定・兼務の範囲・最初の一人に求める役割・要件の決定・段取りと調整の力の評価・合否の判断は社内に残すのが線です。ただし、総務では「総務に何を含めるか」と「兼務の範囲」が決まっていないと、任せる範囲も要件も決まりません。この二つを先に決めることが、代行に出す前の要点です。他の職種と共通する分け方は人事採用を代行に出す判断基準に、総務が兼務しやすい労務の線は労務採用を代行に出す判断基準にまとめています。

総務採用が他の職種と違う点

一つ目は、「総務」の中身が会社ごとに全く違うことです。庶務と備品の管理が中心の会社、オフィスの移転や増床が中心の会社、株主総会や取締役会の運営（機関運営）が中心の会社、安全衛生や防災が中心の会社、契約書や許認可の管理が中心の会社、情報システムや人事労務を兼務する会社。「総務担当募集」だけでは、どれを求めているかが候補者に伝わりません。

二つ目は、「何でも屋」として募集しがちなことです。「総務業務全般。その他、会社の運営に関わる業務」と書くと、経験者は「範囲が決まっていない」「入ったら全部が自分に来る」と読みます。総務の経験者ほど、「何でも屋」の募集を避けます。

三つ目は、兼務の範囲で求める人がまったく変わることです。総務だけの会社、総務と人事労務を兼ねる会社、総務と経理を兼ねる会社、総務と情報システムを兼ねる会社。兼務の範囲が決まっていないと、要件が「全部」になります。

四つ目は、評価の軸が「段取り・調整・仕組み化」で、経歴から読みにくいことです。営業なら数字、エンジニアなら技術で読めますが、総務は「オフィス移転を回した」「総会の運営を整えた」のような経験を、どのくらいの規模で、どこまで自分で回したかで読む必要があり、肩書と年数では分かりません。

五つ目は、社内の全部門と関わることです。総務は、経営者、各部門、取引先、ビルの管理会社、行政と、社内外の全方向とやり取りします。「誰とでも調整できるか」が要り、これは経営者が面接で過去の場面を聞いて確かめます。

この五つから、代行に出せる工程が決まります。

工程ごとの「任せられる・残す」

線の要点は、「総務に含める中身と、兼務の範囲が、募集の前に社内で決まっているか」です。この二つが求人票とスカウトの中身になり、候補者が「自分の経験に合う総務か」を判断する材料になります。

エラベルの見解

相談で多いのは、「総務を募集しているが、応募が少ない。来ても、事務のアシスタントの経験だけで、自社が求めていることと違う」というご相談です。求人票を見ると、「総務担当募集。備品管理、来客対応、オフィス管理、株主総会運営、社内行事、人事労務サポート、その他総務業務全般」と書かれていて、総務の中身が全部並び、兼務の範囲も書かれていません。実際に困っているのを聞くと、「オフィスの移転が来年あり、それを回せる人がいない」「その後は、総会の運営と契約管理を整えてほしい」でした。

見ていて差がつくのは、「総務の中身と、最初の一人に求める役割を一文で言えるか」です。「当社の総務の中心は、来年のオフィス移転を回すことと、その後の総会運営と契約管理の整備。庶務と備品はアシスタントが担っていて、人事労務は社労士と別の担当」。一文で中身と役割が分かれば、庶務中心の経験の人は自分向けでないと分かり、移転を回した経験のある人は自分向けだと分かります。エラベルでは、総務の案件をお受けする前に、依頼側に「総務の中身」と「最初の一人に求める役割」を伺い、一文にしていただいています。

代行に出す前に社内で確認すること

代行に出す前に、四つを社内で確認します。

一つ目：総務に含める中身。 庶務と備品、オフィスの管理や移転、機関運営、安全衛生と防災、契約書と許認可の管理、社内行事、社内規程の管理。どれを総務に含め、どれを他（アシスタント、経営者、外部）が担うか。複数あるなら順番を付け、一番目を起点にします。

二つ目：兼務の範囲。 人事労務を兼ねるか、経理を兼ねるか、情報システムを兼ねるか。兼ねるなら、その領域の専門家（社労士、税理士、情報システムの委託先）との分担はどうか。兼務の範囲が決まると、要件と、面接で確かめる人が決まります。

三つ目：いまの総務の状態。 誰が何をしていて、何が属人化していて、何が止まっているか。経営者が総務を兼ねていて回らない、アシスタントが庶務を回しているが仕組みが無い、契約書がどこにあるか分からない。正直に把握します。

四つ目：最初の一人に、最初の一年で何をしてほしいか。 一人目の総務なら、「移転を回す」「総会の運営を整える」「契約管理の仕組みを作る」のように、一年の役割を決めます。「総務全般」ではなく、最初の一つを決めます。

四つのうち、一つ目と二つ目が代行に出す前提です。三つ目と四つ目は、代行と一緒に整理できます。

総務の分かる人が社内にいない会社の組み方

総務の分かる人が社内にいない会社（一人目の総務を採る会社）では、「段取りと仕組み化の力を誰が見るか」が問題です。法務や労務と違って、専門資格で担保されるものではないので、組み方が変わります。

一つ目は、経営者が過去の具体的な場面を聞くことです。「オフィス移転を回したとき、最初に何を決めましたか」「複数の部門から同時に頼まれたとき、どう順番を付けましたか」「属人化していた仕事を、どう仕組みにしましたか」。段取りと調整と仕組み化は、専門知識より経験の具体性で分かるので、経営者が聞けます。答えの中身より、具体的な場面が出てくるかを見ます。

二つ目は、総務の経験者を担当者に持つ代行に出すことです。代行の担当者が総務の経験者なら、書類の一次絞りで「庶務中心か、移転や総会を回した経験か」を読め、面接で段取りを聞く質問を用意できます。判断は残しますが、判断の材料を作れます。担当者の経歴の見方は担当者の経歴の見方に書いています。

三つ目は、兼務する専門領域は、その領域の分かる人が見ることです。人事労務を兼ねるなら社労士、経理を兼ねるなら税理士、情報システムを兼ねるなら委託先の担当に、面接の一部に入ってもらいます。総務の面接を経営者が回し、専門領域の確認だけを外に出す形です。

三つのどれを選んでも、「肩書と年数で段取りの力を判断しない」ことが要点です。

代行を選ぶときの確認項目

総務の採用を代行に出すとき、代行に確認する項目は五つです。

• 担当者に総務の経験があるか。 総務の採用を回した経験ではなく、総務そのものを担った経験。「庶務中心か、移転や総会を回したか」を読めるかが変わる
• 総務の中身と兼務の範囲を求人票にどう書くか、案を出せるか。 「全般」と書かずに、中身と役割を候補者に伝わる言葉にできるか
• 総務に届く媒体と経路の経験。 管理部門に強い媒体、営業事務やアシスタントからの転向層、秘書や施設管理からの転向層。経路ごとの経験
• 段取りと仕組み化を確かめる質問を用意できるか。 経営者が面接で聞く質問の案
• 兼務する専門領域の確認をどう組むか。 社労士や税理士など、専門領域の分かる人を面接に入れる段取り

五つのうち、一つ目が最も大きい。総務の経験の無い担当者は、「事務職の採用」として回し、庶務中心の応募者を集めます。

代行に出したあとに起きること

代行に出したあと、総務の採用で起きやすいことを三つ挙げます。

一つ目は、代行の担当者から「総務の中身が絞れていない」と指摘されることです。代行が求人票を作ろうとして、「庶務と移転と総会と契約管理、どれが中心ですか」と聞かれ、答えられない。これは代行に出したから起きる問題ではなく、出す前から絞れていなかったものが表に出ただけです。ここで中身を決めます。

二つ目は、応募者の転向元が分かれることです。事業会社の総務経験者、営業事務やアシスタントからの転向、秘書からの転向、施設管理や不動産からの転向、人事労務からの転向。それぞれ持っているものが違い、面接で確かめることも違います。代行の担当者に転向元の分類をしてもらい、面接の質問を変えます。

三つ目は、「庶務は得意だが仕組み化は苦手」「移転は回せるが庶務の細かさは苦手」のように、候補者の強みが分かれることです。ここで、最初の一人に求めるのはどちらかを決め直します。移転を回すことが最初の役割なら段取りを重く、庶務の仕組み化が最初なら細かさを重く。決め直しは経営者の判断で、代行はその材料を出します。

エラベルの見解

担当する側から見ると、総務の採用で最も効くのは、「全般」を消して、最初の一人に求める役割を一つ書くことです。「総務業務全般」と書かれた求人票は、総務の経験者に「何でも屋」と読まれて避けられ、事務のアシスタント経験の人が「自分にもできそう」と応募します。役割を一つ書くだけで、応募者の顔ぶれが変わります。

エラベルでは、総務の案件で担当者を紹介するとき、最初の一週間で経営者と総務の中身と兼務の範囲を確認し、最初の一年の役割を一文にするところまでをお願いしています。段取りと調整の力の評価は経営者が過去の場面を聞いて行い、兼務する専門領域の確認は、その領域の分かる人に面接の一部に入っていただくようお伝えしています。

まとめ

• 総務採用が他と違うのは中身が会社で全く違う・「何でも屋」として募集しがち・兼務の範囲で求める人が変わる・評価の軸が段取りと仕組み化で経歴から読みにくい・全部門と関わるの五つ
• 求人票・媒体・スカウト・一次対応・内定後は任せられ、中身・兼務の範囲・最初の役割・要件・段取りの評価・合否は残す
• 代行に出す前に総務に含める中身・兼務の範囲・いまの状態・最初の一年の役割を確認する
• 総務の分かる人がいない会社は経営者が過去の具体的な場面を聞く・総務経験者が担当者の代行・兼務の専門領域はその領域の分かる人が見る
• 代行を選ぶときは担当者の総務経験・中身と役割の書き方・経路の経験・段取りを確かめる質問・専門領域の確認の段取りを確認する
• 出したあとは中身が絞れていないことが表に出る・転向元が分かれる・候補者の強みが分かれる。決め直しは経営者、材料は代行

よくある質問

総務は本当に「何でも」やってほしいのですが、それでも中身を絞るのですか

何でもやってもらうとしても、「最初に何から」を決めます。「最初の一年は、オフィス移転を回すことと、契約書の管理の仕組みを作ること。庶務と社内行事はその後」。総務の経験者が避けるのは、何でもやることではなく、「何から手を付けるかが決まっていない状態で全部を渡される」ことです。順番が書かれていれば、何でもやる前提でも応募は来ます。「全般」と書くのと、順番を書くのでは、読まれ方がまったく違います。

人事労務も経理も兼ねてほしいのですが、要件はどう書けばよいですか

兼務の範囲と、それぞれの専門家との分担を書きます。「総務が中心で、人事労務は社労士との窓口と勤怠管理を、経理は税理士との窓口と請求書の処理を兼ねる。手続きと記帳は外部」。専門領域を「実務全部」で兼ねさせようとすると、該当者がいなくなります。専門家との分担があれば、総務の経験者に「窓口と日常の処理」を兼ねてもらう形で回ります。兼務する専門領域の確認は、その領域の分かる人に面接に入ってもらいます。

事務のアシスタント経験の人ばかり応募してきます。どうすればよいですか

求人票が「備品管理、来客対応、総務業務全般」と、庶務中心に読める書き方になっていることが多い。最初の一人に求める役割（移転、総会、契約管理の仕組み化）を一行目に書き、「庶務はアシスタントが担っている」と分担を書けば、庶務中心の応募は減り、役割に合う経験の人が応募します。アシスタント経験の人を採る場合は、「教える体制がある」「最初は庶務から」と別枠で書き、仕組み化を求める役割とは分けます。