カジュアル面談を外注したときの費用と工数の目安｜外部が話せることと、社員にしか話せないことを分ける

カジュアル面談は、選考の前に、候補者と会社がお互いを知るための場です。スカウトへの返信のあと、いきなり面接ではなく、まずは話を聞いてみたいという候補者に向けて設けることが多くなっています。カジュアル面談を外部に頼むことはできますが、外部が話せることには限りがあります。候補者が知りたいのは、多くの場合、実際に働く人の話だからです。結論から書くと、カジュアル面談の外注は、面談の目的によって外部と社員の分担を決め、準備・実施・記録・引き継ぎの工程ごとに工数を見積もると、判断しやすくなります。

外部への費用は会社、料金の形、依頼する範囲によって大きく異なり、公的な統計もないため、この記事では金額の相場は扱いません。

目的によって分担が変わる

カジュアル面談の目的は、会社によって違います。目的によって、外部が担えるかどうかが変わります。

会社の説明や候補者の関心の確認は、外部の担当者でも担えます。一方、仕事の中身やチームの雰囲気は、実際に働く社員が話すほうが、候補者に伝わります。一つの方法として、最初の面談を外部が担い、関心が高い候補者には二回目に社員との面談を設ける、という分け方があります。詳しい切り分けはカジュアル面談は代行に出せるかで書いています。

工程ごとの工数

カジュアル面談の工数は、次の工程に分けて見積もってください。

1. 準備：候補者の経歴を読み、面談で何を聞き、何を伝えるかを決める
2. 実施：面談そのもの
3. 記録：面談で聞いたこと、候補者の関心の高さを記録する
4. 引き継ぎ：次の段階（面接や社員との面談）に進む場合、記録を社内に引き継ぐ

外部に頼むときに見落としやすいのは、四つ目の「引き継ぎ」です。外部が面談で聞いたことが社内に伝わらないと、次の面接で同じことを聞くことになり、候補者に同じ話を繰り返させてしまいます。記録の項目と引き継ぎの方法を、最初に決めておいてください。

エラベルの見解

カジュアル面談の外注で多いのは、外部の担当者が会社の説明をうまくできても、候補者の「この会社で働きたい」という気持ちが高まらないケースです。会社の説明は外部でもできますが、候補者の気持ちを動かすのは、多くの場合、一緒に働くことになる人の話です。

外部に最初の面談を任せるなら、候補者が社員と話せる機会を早めに用意してください。外部が候補者の関心を聞き、その関心に合う社員につなぐ、という役割分担にすると、外部の面談が社員との面談の準備になります。同じ料金・同じ業務範囲でも、こうしたつなぎ方まで考えてくれる担当者かどうかで、面談から選考に進む割合が変わります。

伝える内容で気をつけること

カジュアル面談は選考ではないとしても、候補者に求人の条件を伝える場になることがあります。職業安定法第5条の3は、労働者の募集を行う者などは、募集に当たり、業務の内容や賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならないと定めています。外部の担当者が面談で条件に触れる場合は、求人の条件と食い違わないよう、伝えてよい内容と伝え方を事前に共有してください。

また、面談で聞いてよいことにも気をつける必要があります。本人の適性や能力に関係のない事項を尋ねることは、就職差別につながるおそれがあると、労働局から案内されています。カジュアルな雰囲気であっても、家族や出身地などを尋ねないよう、外部の担当者にも共有してください。カジュアル面談の進め方はカジュアル面談の進め方で書いています。

料金の形と品質の見方

カジュアル面談を外部に頼むときの料金の形は、面談の件数ごと、月額固定、スカウトの運用とまとめて頼む形などがあります。スカウトの返信から面談までを同じ担当者が担うと、候補者とのやりとりが途切れず、効率もよくなります。

品質は、次の点で確かめられます。

• 次の段階に進んだ割合：カジュアル面談のあと、面接や社員との面談に進んだ候補者の割合
• 記録の質：面談の記録が、次の面接で使える形になっているか
• 候補者の印象：面談のあとの候補者の反応

料金の形は、上で挙げたほかに、採用が決まったときに支払う形もあります。エラベルでは、採用決定時に1名10万円（税別）という形で、担当者を選んで採用の実務を任せられる仕組みを用意しています。

エラベルの見解

カジュアル面談で、もう一つ考えてほしいのは、「選考ではない」という約束を守ることです。カジュアル面談と言いながら、実際には面接のように候補者を評価していると、候補者は身構え、本音を話さなくなります。また、カジュアル面談のはずが選考の結果として見送られると、候補者の会社への印象が悪くなります。

カジュアル面談の位置づけを社内で決め、外部の担当者にも共有してください。お互いを知る場として運用すれば、候補者は安心して関心を話し、その後の選考にも前向きに進んでくれます。

まとめ

• カジュアル面談は、会社の説明と関心の確認は外部、仕事の中身の説明と見極めは社員が担うほうが伝わる
• 工数は準備・実施・記録・引き継ぎの工程ごとに見積もる。とくに引き継ぎを決めておく
• 外部が最初の面談を担うなら、社員と話せる機会を早めに用意する
• 条件の伝え方と、聞いてはいけない事項を外部の担当者にも共有する
• 選考ではないという位置づけを社内で決め、守る

よくある質問

カジュアル面談を外注したときの費用の相場はいくらですか

会社や料金の形、依頼する範囲によって大きく異なり、公的な統計もないため、一律の相場はお伝えできません。月の面談の件数と、記録や引き継ぎの範囲を伝えたうえで見積もりを取り、範囲をそろえて比べてください。

外部の担当者でも候補者の関心を高められますか

会社の説明や候補者の関心の確認は外部でも担えますが、仕事の中身やチームの雰囲気は、実際に働く社員が話すほうが伝わりやすい傾向があります。外部と社員の役割を分け、外部の面談を社員との面談の準備として使う形がおすすめです。

カジュアル面談の記録はどこまで残せばよいですか

候補者の関心のある仕事、転職の考え、希望の条件、質問された内容など、次の面接で使える項目を残してください。記録の項目は最初に決めておき、外部と社内で同じ形で残すと引き継ぎがしやすくなります。