カジュアル面談の進め方｜自社でやる場合の手順

カジュアル面談を自社で進めようとして、「とりあえず現場に会わせる」から始めると、出る人によって話す内容が変わり、ある回は会社の説明で終わり、ある回は経歴を深掘りして選考のようになり、面談の後には何も届かず、候補者は他社の面談に進みます。カジュアル面談で最初にやるべきは、現場の予定を空けることではなく、「この面談は選考ではなく、何を話す場か」を会社として決めることです。目的が決まれば、出る人と話す内容と面談後に送るものが決まり、誰が出ても同じ流れになります。結論を先に書くと、進め方は、面談の目的を「選考ではない」と決めて何を話す場かを定める→面談に出る人と枠を決める→話す内容を一枚にまとめる→誘いの文面を作る→当日の流れと時間配分を決める→面談後に翌日までに送るものを決める→記録の表を作る→月に一度、誰が出た面談が応募に進んだかを見る、の八つの手順で、順番を守ると、面談の数を増やさなくても応募に進む数が増えます。代行に出す場合の切り分けはカジュアル面談は代行に出せるかに、面談が選考になってしまう構造はカジュアル面談が選考になってしまうときに書いていますので、ここでは自社で進める手順に絞ります。

手順の全体

手順の要点は、一が「選考ではない」と決めることから始まることです。ここが曖昧なまま二以降を進めると、出る人が経歴を聞き始め、記録が評価になり、候補者は「選考だった」と感じます。

手順一：目的を「選考ではない」と決め、何を話す場かを定める

カジュアル面談を、「候補者が会社を知る場」と「会社が候補者を見極める場」のどちらにするかを決めます。前者なら、面談で聞いたことを評価に使わない、面談の相手を面接官にしない、と決めます。後者なら、それは面談ではなく一次面接なので、面接として設計します。

止まりやすいのは、「せっかく会うのだから見極めもしたい」と両方を狙うときです。候補者はそれを感じ取り、警戒して本音を話さず、応募にも進みません。見極めたいなら一次面接に進んでもらい、面談は面談として分けます。

手順二：面談に出る人と枠を決める

面談に出る人を、職種ごとに一人か二人に固定します。出る人が毎回違うと、話す内容がばらつき、手順八で「誰が出た面談が応募に進むか」が見えません。出る人には、週に何回まで、どの時間帯なら出られるかを決めてもらい、二週間先まで枠を空けておきます。

止まりやすいのは、出る人が「候補者が来たら予定を見る」と言うときです。スカウトの返信から面談までの日数が延び、その間に候補者は他社に進みます。枠は候補者が現れる前に空けておきます。枠の考え方は日程調整が遅くて候補者が流れるときに書いています。

手順三：話す内容を一枚にまとめる

面談で会社として語ることを、一枚にまとめます。出る人が誰でも同じことを語れるようにするためで、出る人の言葉で語ってもらって構いませんが、外してはいけない項目を決めておきます。

止まりやすいのは、「大変なところ」を書かないときです。良いところだけの面談は候補者に見抜かれ、面談の後に応募に進みません。大変なところを先に言った面談のほうが、候補者は「正直な会社」と受け取ります。

エラベルの見解

これをやる前に、先に手順一の「選考ではない」と決めておかないと、手順三の一枚は効きません。相談で多いのは、「面談の内容を一枚にまとめたのに、応募に進む率が変わらない」というご相談です。聞くと、一枚には会社の話が並んでいるものの、出る人が面談の後半で経歴を深掘りしていて、候補者は「選考だった」と受け取っていました。一枚に「候補者に聞くこと＝関心と知りたいこと。経歴は聞かない」と書き、出る人と合意してからは、面談の空気が変わり、候補者が質問するようになりました。面談の質は、語る内容の良さより、「聞かないと決めたことを聞かない」ことで決まります。エラベルでカジュアル面談の設計を担当する人には、一枚を作る前に、出る人と「経歴は聞かない」を合意してもらうことから始めてもらっています。

手順四：誘いの文面を作る

スカウトの返信や応募前の問い合わせに対して、面談に誘う文面を一つ作ります。「気軽にお話ししましょう」だけでは、候補者は何をする場か分からず、警戒します。何を話す場か、誰と、何分、選考ではないこと、の四つを一文ずつ書きます。誘い方の詳しい話はカジュアル面談への誘い方に書いています。

止まりやすいのは、誘いの文面に「ぜひ選考に」と選考の言葉が混ざるときです。手順一で選考ではないと決めたなら、誘いの文面にも選考の言葉を入れません。

手順五：当日の流れと時間配分を決める

三十分なら、最初の五分で自己紹介と「選考ではない」の確認、次の十分で会社の話、次の十分で候補者の関心と質問、最後の五分で面談後に送るものと応募の入り口の案内、のように配分を決めます。会社の話が長くなると候補者の質問の時間が無くなり、説明会で終わります。

止まりやすいのは、出る人が会社の話で時間を使い切るときです。後半の候補者の質問の時間を先に確保し、会社の話はそこに収めます。

手順六：面談後に翌日までに送るものを決める

面談の当日か翌日に、話した内容の要点、候補者の質問への答え（面談で答えきれなかったもの）、応募の入り口、を送ります。送るものを決めておくと、出る人が違っても抜けません。面談後に何も届かない会社は、面談で関心が動いても応募に進みません。面談後の設計は面談から応募への転換率に書いています。

止まりやすいのは、面談後の連絡を出る人に任せて、忙しくて出ないときです。連絡は人事が出す形にし、出る人は要点を一行渡すだけにします。

手順七：記録の表を作る

面談ごとに、日付、出た人、候補者の経路、候補者の関心が動いた話題、候補者の質問、面談後の連絡日、応募に進んだか、を一行で残します。この表は選考の記録とは別に持ち、評価には使いません。

手順八：月に一度、誰が出た面談が応募に進んだかを見る

月に一度、表を見て、出た人ごとの応募に進んだ率と、関心が動いた話題と、答えきれなかった質問を確かめます。出た人で率が違うなら、率の高い人の話し方を一枚に反映します。答えきれなかった質問が続くなら、一枚にその答えを足します。

止まりやすいのは、記録を取っているのに見ていないときです。月に一度、責任者に「先月は面談何件、応募に進んだのは何件、誰が出た回が進んだ」を一行で伝える形にします。

外の人に頼む場合の境目

八つの手順のうち、一の目的の決定、二の出る人の決定、三の語る内容そのものは会社が持ちます。三の一枚にまとめる作業、四の誘いの文面、五の流れの設計、六の面談後の連絡、七の記録、八の見方の整理は、外の人に出せます。面談への同席と進行も外の人ができます。切り分けの詳しい話はカジュアル面談は代行に出せるかに書いています。

外に出す判断の目安は、「出る人は決まっているが、誘い・日程・面談後の連絡・記録が回っていない」ときです。出る人がいないまま外に出しても、面談そのものが成立しません。

エラベルの見解

担当する側から見ると、カジュアル面談で会社ごとに差がつくのは、手順六の「面談後に翌日までに送るもの」が決まっているかどうかです。面談の内容は出る人の話し方で良くも悪くもなりますが、面談後の連絡は型があれば誰でも同じ質で出せ、しかも応募に進むかどうかに直接効きます。担当者が面談に同席して関心が動いた話題を拾い、翌日までに要点と答えと応募の入り口を送る形にすると、出る人が話し下手でも応募に進む率は保てます。逆に、面談後の連絡が無い会社では、どれだけ良い面談をしても、候補者は翌週には他社の面談の内容で頭がいっぱいになります。エラベルでは、カジュアル面談を担当する人に、最初の一週間で手順一の「選考ではない」の合意と、手順六の送るものの型と、手順七の表を作るところまでをお願いしています。ここまでできると、二週目からは面談から応募への率が数字で見え、出る人と話題の見直しを会社の判断に戻せます。

まとめ

• カジュアル面談は「とりあえず現場に会わせる」ではなく、「選考ではない」と決めるところから始める
• 手順は目的を決める→出る人と枠→話す内容を一枚に→誘いの文面→流れと時間配分→面談後に送るもの→記録の表→月に一度見るの八つ
• 出る人は職種ごとに一人か二人に固定し、枠は二週間先まで空けておく
• 一枚には大変なところと「経歴は聞かない」を書く。良いところだけの面談は見抜かれる
• 面談後の連絡は翌日までに、要点・答え・応募の入り口。出る人でなく人事が出す
• 外に出せるのは一枚にまとめる作業・誘い・流れの設計・同席・面談後の連絡・記録・見方の整理。目的・出る人・語る内容は会社が持つ

よくある質問

面談で候補者の経歴をまったく聞かないのは、不自然ではありませんか

候補者が自分から話す分には構いません。聞かないのは、会社の側から経歴を深掘りすることです。「これまでどんな案件を」「なぜ転職を」と会社が聞き始めると、候補者は面接と受け取ります。候補者の側から「自分の経験は活きますか」と聞かれたときは、経歴を聞くのではなく、「この仕事ではこういう経験が活きます」と会社の側の話として答えます。

面談に出る人が、話すのが得意ではありません

話が上手い必要はありません。手順三の一枚に沿って項目を外さず話し、後半は候補者の質問に答える形なら、話し下手でも面談は成立します。むしろ、大変なところを正直に話す人のほうが候補者の信頼を得やすい傾向があります。話し方より、手順六の面談後の連絡が出ているかのほうが、応募に進むかどうかに効きます。

面談の数を増やせば応募も増えますか

面談から応募への率が低いまま数を増やしても、現場の時間が減るだけです。先に手順七の表で率を見て、出る人と話題と面談後の連絡を直してから、数を増やします。率が保てているなら、面談の誘いを増やす価値があります。率の見方は面談から応募への転換率に書いています。