カジュアル面談は代行に出せるか｜任せる範囲の切り分け方

「カジュアル面談が増えて現場の時間が持たないので、代行に出したい」という相談は、スカウトを始めた会社に多くあります。出せる部分はありますが、面談そのものを外の人に丸ごと任せると、期待した効果は出にくくなります。カジュアル面談に来る候補者が聞きたいのは、会社の人が語る「この会社で働くとどうなるか」であり、外の人はそれを本人の言葉では語れません。候補者の質問に「確認してご連絡します」が続くと、面談は説明会になり、応募には進みません。結論を先に書くと、カジュアル面談は、「面談に出る人の決定」「会社の話を語ること」「選考に進めるかどうかの判断」「面談を選考にしないという決まり」は会社が持ち、「目的と流れの設計・誘いの文面・日程の調整・同席と記録・面談後の連絡と応募への案内・面談から応募に進んだ率の記録」は代行に出せます。面談が選考になってしまう構造はカジュアル面談が選考になってしまうときに、誘い方はカジュアル面談への誘い方に書いていますので、ここでは「代行に出す」観点に絞ります。

「語る」と「回す」を分ける

カジュアル面談を工程に分けると、次のようになります。

一つ目は、面談の目的と流れを設計することです。何を話す場か、何分か、誰が出るか、選考ではないことをどう伝えるか、面談の後に何を送るか。案は外の人が出せ、決めるのは会社です。

二つ目は、候補者を面談に誘うことです。スカウトの返信や応募前の問い合わせに対して、面談の中身と相手と時間を伝えて誘う。外の人ができます。

三つ目は、日程の調整です。面談に出る人の枠から候補日を出し、確定と前日の確認を送る。外の人ができます。

四つ目は、面談で会社の話を語ることです。事業の中身、日々の仕事、チームの様子、良いところと大変なところ。会社の人が語ります。外の人が同席して、流れを進め、候補者の関心を拾い、記録を取ることはできます。

五つ目は、面談の後に連絡することです。当日か翌日に、話した内容の要点と、応募の入り口と、聞き残しがあれば答えを送る。外の人ができます。

六つ目は、面談から応募に進んだ率と、進まなかった理由を記録することです。「誰が出た面談は応募に進み、誰が出た面談は進まないか」「どの話題で候補者の関心が動いたか」を残す。外の人ができ、面談に出る人を変える判断は会社です。

七つ目は、面談を選考にしないという決まりを守ることです。面談で聞いたことを評価に使わない、面談の相手を面接官にしない、面談の記録を選考の記録と分ける。会社が決め、代行はそれに沿います。

七つのうち、一の決定、四の語る部分、六の判断、七の決まりは会社が持ち、それ以外は外に出せます。

代行に出せる工程と出せない工程

表の要点は、「面談で会社の話を語る」が会社の側にあることです。代行の担当者が単独で面談に出ると、候補者の「実際の一日はどんな感じですか」「チームの雰囲気は」という質問に、本人の経験として答えられません。候補者はそれを感じ取り、応募には進みません。出すなら、会社の人が語り、担当者が前後と記録を持つ形です。

もう一つの要点は、「面談後の連絡」です。面談で候補者の関心が動いても、その後に何も届かなければ、候補者は他社の面談に進みます。翌日までに要点と応募の入り口を送ることで、面談が応募につながります。ここは会社の人がやると遅れがちで、外の人に出すと速くなります。面談後の設計は面談から応募への転換率に書いています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「カジュアル面談は選考ではないから、外の人がやっても同じ」というものです。実際には、選考でないからこそ、候補者は会社の人の話を聞きに来ています。ある会社では、現場の負担を減らすために面談を代行の担当者に出したところ、面談の設定数は増えましたが、応募に進む人が減りました。記録を見ると、候補者の質問の多くが「日々の仕事」と「チームの人」についてで、担当者は会社から聞いた範囲でしか答えられていませんでした。面談を会社の人に戻し、担当者は誘い・日程・同席・面談後の連絡・記録に回したところ、現場の時間は面談の三十分だけになり、応募に進む率は戻りました。減らすべきは現場が語る時間ではなく、現場が誘いと日程と連絡に使っている時間です。そこを外に出すと、面談一回あたりの現場の負担は面談そのものだけになります。

代行に出したほうがよい状況

次の状況では、カジュアル面談の前後を代行に出したほうが進みます。

一つ目は、スカウトの返信が来ても、面談の設定までに日数がかかっているときです。誘いと日程の調整を外に出すと、返信から面談までが短くなります。

二つ目は、面談の後の連絡が出ていないか、遅れているときです。面談で関心が動いた候補者に、翌日までに要点と応募の入り口を送る型を外に出します。

三つ目は、面談に出る人が複数いて、話す内容がばらついているときです。目的と流れの設計を外に出し、誰が出ても同じ流れになる型を作ります。

四つ目は、面談の数が多く、現場が面談以外の工程で疲れているときです。誘い・日程・記録を外に出し、現場は面談だけにします。

五つ目は、面談が選考に変わっていて、候補者が警戒しているときです。面談を選考にしない決まりを会社が決め、代行が記録を選考と分けて持つ形にすると、決まりが守られやすくなります。

代行に出さないほうがよい状況

逆に、次の状況では、カジュアル面談を外に出しても進みません。

一つ目は、面談に出る人が社内にいないときです。会社の人が語れないなら、面談の前後を外に出しても、面談そのものが成立しません。先に出る人を決めます。

二つ目は、面談で何を話すか、会社として決まっていないときです。代行は流れの案を出せますが、事業の中身や日々の仕事は会社が言葉にする必要があります。

三つ目は、面談の相手が候補者の情報を扱う決まりが無いときです。候補者の氏名、経歴、面談の記録を代行が扱うことになるので、扱いの決まりと契約が先です。法令に関わる部分は専門家にご確認ください。

四つ目は、面談を代行の担当者に単独で出させることが前提になっているときです。上に書いたとおり、会社の話を外の人が語る形は応募につながりにくく、候補者に代行の利用を伝えるかどうかの問題も出ます。考え方は候補者に代行の利用を伝えるべきかに書いています。

担当者の選び方

カジュアル面談の前後を任せる担当者は、次の点で選びます。

一つ目は、「選考ではない場」の設計を経験しているかです。面談と面接の違いを、目的・担当・記録・その後の四つで説明できる人。

二つ目は、面談に同席して、流れを進めながら候補者の関心を拾えるかです。会社の人が話しすぎたときに候補者に話を戻し、候補者の関心が動いた話題を記録に残せる人。同席の考え方は面談への同席は必要かに書いています。

三つ目は、面談後の連絡を翌日までに回す型を持っているかです。

四つ目は、面談から応募に進んだ率を、面談に出た人と話題ごとに記録して、会社に戻せるかです。「この人が出た面談は応募に進む」「この話題で関心が動く」と示せる人。担当者の経歴の見方は担当者の経歴の見方に書いています。

出す前に用意しておくもの

カジュアル面談の前後を代行に出す前に、次を用意しておくと、最初の一週間が速くなります。

一つ目は、面談に出る人と、その人の枠です。現場の誰が出るか、週に何回まで出られるか。

二つ目は、会社として語ることの整理です。事業の中身、日々の仕事、チームの様子、良いところと大変なところ。これがあると、担当者は流れの案を作れ、面談後の連絡の要点も書けます。

三つ目は、面談を選考にしないという決まりです。面談で聞いたことを評価に使わない、面談の相手を面接官にしない。会社が決めます。

四つ目は、候補者の情報の扱いの決まりと、代行との契約です。閲覧の範囲、記録に残す範囲、保管と廃棄。法令に関わる部分は専門家にご確認ください。

五つ目は、応募の入り口です。面談の後に候補者が応募するとき、どこから何を送ればよいか。入り口が重いと、面談で関心が動いても応募に進みません。

六つ目は、これまでの面談の記録です。あれば、担当者は「誰が出た面談が応募に進んでいたか」「どの話題で関心が動いていたか」を最初に読めます。

エラベルの見解

担当する側から見ると、カジュアル面談で最も効くのは、「面談に出る人を固定して、担当者が同席する」ことと、「面談後の連絡を翌日までに出す」ことの二つです。前者で面談の質が揃い、後者で面談が応募につながります。担当者が面談を単独でやる形は、担当者にとっても難しく、候補者の質問に答えられない場面が続くと、担当者自身が「この面談は応募につながらない」と分かります。エラベルでは、カジュアル面談を任せる案件で担当者を紹介するとき、最初の一週間で面談に出る人と枠を確認し、会社として語ることを一緒に整理し、面談を選考にしない決まりを確認し、同席と面談後の連絡と記録の型を作るところまでをお願いしています。面談そのものを担当者に出したいというご相談には、上に書いた理由を先にお伝えして、前後の工程から始める形をお勧めしています。

まとめ

• カジュアル面談は「語る」と「回す」に分かれる。面談に出る人の決定・会社の話を語ること・選考に進める判断・面談を選考にしない決まりは会社。設計・誘い・日程・同席と記録・面談後の連絡・応募に進んだ率の記録は代行に出せる
• 面談そのものを外の人に単独で出すと、候補者の質問に本人の言葉で答えられず、応募に進みにくい
• 減らすべきは現場が語る時間ではなく、誘い・日程・連絡に使っている時間
• 出したほうがよいのは設定までが遅い・面談後の連絡が出ていない・出る人で内容がばらつく・面談以外で現場が疲れている・面談が選考に変わっているとき
• 出さないほうがよいのは出る人がいない・語ることが決まっていない・情報の扱いの決まりが無い・単独で出させる前提のとき
• 担当者は選考でない場の設計経験・同席して関心を拾える・翌日までの連絡の型・応募に進んだ率の記録で選ぶ

よくある質問

現場が本当に忙しいので、面談そのものも代行に出したいです

出せないわけではありませんが、応募に進む率は下がりやすくなります。先に、面談の前後（誘い・日程・面談後の連絡・記録）を外に出して、現場の負担を面談の三十分だけにしてみてください。それでも持たない場合は、面談に出る人を現場から人事に替える、面談の回数に上限を設ける、担当者が同席して現場の発言時間を短くする、の順で考えます。担当者が単独で出るのは、その後の選択肢です。

代行の担当者に同席してもらうと、候補者は警戒しませんか

同席する人の役割を最初に伝えれば、警戒はされにくくなります。「採用の事務局として、進行と記録を担当します」と名乗り、会社の話は会社の人が語る形にします。同席者が質問を始めると面接に見えるので、同席者は流れを進めることと記録に徹します。名乗り方は会社が決め、担当者はそれに沿います。

面談の記録は、選考に使ってはいけないのですか

面談を「選考ではない」と候補者に伝えているなら、面談で聞いたことを評価に使うのは、伝えたことと違う扱いになります。面談の記録は「候補者の関心がどこにあったか」「面談後に何を送ったか」を残すもので、選考の記録とは分けて持ちます。分け方と、面談が選考になってしまう構造はカジュアル面談が選考になってしまうときに書いています。