Green運用でよくある失敗｜代行に出す前に潰しておく落とし穴

Greenは、企業から求職者に直接声をかけられる便利な仕組みですが、Green独自の決まりを知らないまま運用すると、思わぬところでつまずきます。とくに、ほかの媒体で慣れたやり方をそのまま持ち込むと、Greenの決まりに触れたり、検索の順位が下がったりすることがあります。結論から書くと、Greenの運用でよくある失敗は、連絡の決まり・返す速さ・スカウトの書き方・費用の決まり・過去の応募者の扱いの五つに集まっており、どれも代行に出す前に手順として潰しておけます。

この記事では、Greenのヘルプに書かれている運用の決まりと照らして、よくある失敗を時間の順に整理します。Greenの決まりは変わることがあるため、運用の前に最新の内容をGreenに確かめてください。

失敗一：外部の日程調整ツールで面接を案内する

ほかの媒体では、面接の日程調整に外部のツールのURLを送ることがよくあります。Greenで同じことをすると、決まりに触れます。Greenのヘルプによれば、応募者とのGreen外での直接メールなどでの連絡、応募者を自社ホームページや別の媒体に誘導する行為は禁止事項で、悪質な場合には掲載停止措置の対象になるとされています。日程調整ツールの案内を含めて、Green外部からの応募を誘導する行為も禁止されており、掲載記事やスカウトの文面にはメールアドレスやURLを記載できないとされています。

代行の担当者がほかの媒体での手順のまま動くと、この失敗が起きます。面接の日程調整や選考結果の連絡はGreenのメッセージ機能で行うことを、運用の手順に書いておいてください。

失敗二：応募者への連絡が止まり、検索順位が下がる

二つ目は、返す速さです。Greenのヘルプによれば、前回の連絡から2週間以上経過した応募者がいる場合に未対応アラートが表示され、その期間中は求人検索の順位が下がり、対応が完了するまで新たな応募者を含めほかの対象者を確認できなくなるとされています。応募者への未対応が続く場合は、一時的に掲載を停止する場合もあるとされています。

この失敗は、社内の書類選考や面接の判断が止まったときに起きます。代行の担当者が一次連絡を速く返しても、社内の判断が出なければ、次の連絡ができません。選考が長引いているときは、選考ステップの「変更なし」を押すなど、Greenの手順に沿って対応を記録することも必要です。社内の判断の期限と、選考が長引いたときの対応を、運用を始める前に決めておいてください。

エラベルの見解

Greenの運用で多い思い込みは、連絡を返さなくても、求職者が待ってくれるだけという考え方です。Greenでは、連絡の止まりが求職者の不満にとどまらず、検索の順位の低下として自社に返ってきます。順位が下がれば、新しい求職者の目に触れる機会が減り、採用全体が細ります。

同じ料金の代行でも、結果が分かれるのは、応募者ごとの最後の連絡の日を毎日確かめ、2週間が近づく前に社内に判断を促す担当者かどうかです。代行に任せる前に、この確認を誰がいつ行うかを決めてください。

失敗三：書類選考の有無を書かずにスカウトを送る

三つ目は、スカウトの書き方です。Greenのヘルプによれば、スカウトは求職者によっては面接や面談の確約と捉える可能性があるため、応募時に書類選考をする場合はその旨をスカウト内で案内することが推奨されています。書かずに送ると、返信した求職者は面談の機会があると思い、書類で見送られたときに不信感を持ちます。

スカウトの文面のひな形に、書類選考の有無を書く一文をあらかじめ入れておいてください。文面の組み立て方はGreenのスカウト文面の作り方で書いています。

失敗四：費用の決まりを知らずに総額が上がる

四つ目は、費用の決まりです。Greenのヘルプによれば、成功報酬は募集求人の「職種分類」によって金額が決まり、複数の職種分類を選択した場合には一番高い金額が適用されるとされています。求人の中身に合わない職種分類まで選ぶと、成功報酬が上がることがあります。

早期退職の返金にも条件があります。Greenのヘルプによれば、入社後30日以内に退職した場合は成功報酬費用の50%を返金するとされていますが、入社予定日を入社予定日までに報告していることや、退職の日から7日以内に連絡することが条件とされています。代行に運用を任せていると、入社予定日の報告を誰も行わず、返金の条件を満たせなくなることがあります。入社予定日の報告と退職の連絡を誰が行うかを決めておいてください。費用の見方はGreenの運用代行の費用で書いています。

失敗五：過去の応募者にスカウトを送ってしまう

五つ目は、過去の応募者の扱いです。Greenのヘルプによれば、過去の応募者に対してはスカウトを送信できない仕様で、一度でも応募したことがある求職者は求職者検索の結果に表示されないとされています。ただし、候補者がアカウントを作り直している場合には通常どおり表示され、防ぐことが難しいとされています。気づかずに送ってしまった場合には、丁重にお詫びしたうえでステータスを「お見送り」に変更するよう求められています。

過去に選考した人の記録を社内に残し、スカウトを送る前に照らし合わせる手順を入れておくと、気まずいやり取りを防げます。

エラベルの見解

もう一つ見てほしいのは、五つの失敗のほとんどは、代行の担当者ではなく、手順の不在から起きるということです。外部ツールへの誘導も、連絡の止まりも、書類選考の書き忘れも、入社予定日の報告漏れも、誰が何をするかが決まっていれば防げます。

代行に出す前に、Greenの決まりを一枚の手順にまとめ、代行の担当者と社内の担当の分担を書いておいてください。手順があれば、担当者が替わっても同じ失敗を繰り返しません。エラベルの費用は、採用が決まったときに1名につき10万円（税別）です。

まとめ

• 面接の日程調整に外部ツールのURLを送らない。連絡はGreenのメッセージ機能で行う
• 2週間以上の未対応で未対応アラートが出て検索順位が下がるため、社内の判断の期限を決める
• 書類選考をする場合は、その旨をスカウト内で案内する
• 職種分類は求人の中身に合うものに絞り、入社予定日の報告と退職の連絡の担当を決める
• 過去に選考した人の記録を残し、アカウントを作り直した人へのスカウトを防ぐ

よくある質問

Q. Greenで外部の日程調整ツールを使ってはいけないのですか

Greenのヘルプによれば、日程調整ツールの案内を含めてGreen外部からの応募を誘導する行為は禁止されているとされています。面接の日程調整はGreenのメッセージ機能で行ってください。

Q. 選考に時間がかかっているときはどうすればよいですか

Greenのヘルプによれば、選考に時間がかかっている場合は、選考ステップの「変更なし」を選ぶことで対応できるとされています。「変更なし」は更新日から10日以上経過すると表示されるとされています。

Q. 過去に見送った人にスカウトを送ってしまったらどうすればよいですか

Greenのヘルプによれば、丁重にお詫びしたうえでステータスを「お見送り」に変更するよう求められています。過去の選考の記録を社内に残し、送る前に照らし合わせる手順を入れておくと防げます。