Greenの運用代行とは｜任せられる範囲と自社で持つべき判断

Greenは、IT・Web業界を中心に、企業が求職者に直接アプローチできる転職サービスです。応募を待つだけでなく、「気になる」や「スカウト」で企業から声をかけられるため、うまく回せば採用の大きな経路になります。一方で、スカウトの送信、応募者への返信、選考の連絡と、日々の作業が多く、社内の採用担当だけでは回しきれないことがよくあります。結論から書くと、Greenの運用代行は、送信と連絡の作業は外に出しやすい一方、誰に声をかけるかの基準と、選考の判断は自社に残す形にすると、うまく回ります。

この記事では、Greenのヘルプに書かれている運用の決まりを踏まえて、工程ごとの任せ方と、社内に残す判断を整理します。Greenの料金や運用の決まりは変わることがあるため、契約や運用の前に、最新の内容をGreenに確かめてください。

Greenの運用は「声をかける」と「返す」の二つに分かれる

Greenの運用の作業は、大きく二つに分かれます。企業から求職者に声をかける作業と、応募や返信をくれた人に返す作業です。

声をかける作業には、「気になる」と「スカウト」があります。Greenのヘルプによれば、「気になる」はメッセージなしで企業からの興味と求人情報を伝える手段で、回数の制限はなく、同じ求職者への再送には6か月以上の間隔が要ります。「スカウト」はメッセージを送る手段で、月に1000通まで送付でき、件数は月初にリセットされて繰り越しはできず、同じ求職者への再送には14日間以上の間隔が要るとされています。

返す作業は、応募やスカウトへの返信に応え、面接の日程を調整し、選考の結果を伝えるまでの流れです。Greenのヘルプは、スカウトに対して返信があった場合には、基本的に面接か面談を実施するよう求めています。声をかける作業を増やすほど、返す作業も増えることを前提に、運用を組み立てる必要があります。

工程ごとに、外に出せるかを決める

Greenの運用の工程ごとに、外に出しやすいか、社内に残すべきかを整理します。

外に出しやすい工程は、手順が決まっていて、自社が決めた基準に沿って進められるものです。反対に、誰に声をかけるか、誰を採るかの判断は、自社にしか決められません。代行の担当者に判断まで任せると、採りたい人の像がずれたまま声をかけ続けることになります。

返信の速さは社内の体制で決まる

Greenでは、応募者への対応が遅れると不利になる仕組みがあります。Greenのヘルプによれば、前回の連絡から2週間以上経過した応募者がいる場合に「未対応アラート」が表示され、表示されている期間中は求人検索の順位が下がり、対応が完了するまで新たな応募者を含めほかの対象者を確認できなくなるとされています。応募者への未対応が続く場合は、一時的に掲載を停止する場合もあるとされています。

このため、運用代行に任せる場合も、選考の判断を社内でどれだけ速く出せるかが大切です。代行の担当者が一次連絡を速く返しても、社内の書類選考や面接の判断が止まれば、応募者への連絡が途切れ、アラートが出ます。代行に任せる前に、書類選考の判断を何日以内に返すか、面接官の枠をどう確保するかを社内で決めておいてください。

エラベルの見解

Greenの運用代行で多い思い込みは、スカウトの送信数を増やせば、採用は進むという考え方です。月に1000通まで送れるため、代行に送信数を約束させたくなります。けれども、送信を増やすほど返信と応募も増え、社内の判断が追いつかなければ、未対応アラートが出て検索順位が下がり、かえって応募が減ります。

同じ料金でも、結果が分かれるのは、送信の数を社内の判断の速さに合わせて調整できる担当者かどうかです。社内で週に何人の面接ができるかから逆算して、送信の数を決める。返信と応募を待たせない範囲で声をかける。この調整ができる担当者を選んでください。

契約と運用で決めておくこと

Greenの運用を代行に任せるときは、Greenの決まりに合わせて、次のことを決めておく必要があります。

まず、アカウントの扱いです。Greenのヘルプによれば、Greenでは法人単位で一つのアカウントを共有して利用し、利用者ごとのアカウントや管理者権限のあるアカウントの発行は受け付けていないとされています。同時に複数人がログインしても問題ない仕様で、セキュリティ対策としてログインIPアドレスの制限も設定できるとされています。代行の担当者に同じアカウントを使ってもらうことになるため、誰がいつログインするか、IPアドレスの制限をどうするかを決めてください。

次に、連絡の決まりです。Greenのヘルプは、応募者とGreen外での直接メールなどでの連絡のやり取り、応募者を自社ホームページや別の媒体に誘導する行為、最初に応募した求人以外の求人への応募を誘導する行為を禁止事項としており、日程調整ツールの案内を含めてGreen外部からの応募を誘導する行為は禁止しているとされています。代行の担当者が、ほかの媒体での慣れたやり方で外部の日程調整ツールを案内しないよう、契約と運用の手順に入れておいてください。

社内の体制で、任せ方の型を選ぶ

社内の体制によって、合う任せ方が変わります。

• 採用担当がいるが手が足りない：検索と「気になる」、一次連絡と日程調整を任せ、スカウトの文面と判断は社内に残す
• 採用担当がいない：検索から日程調整までを任せ、送る相手の基準と合否の判断だけを社内の責任者が担う
• スカウトの返信が少ない：文面の見直しと送る相手の絞り込みから任せ、運用は社内で回す

どの型でも、誰に声をかけるかの基準と、採用の判断は社内に残します。代行の担当者には、その基準に沿って作業を進め、月ごとに数字を報告してもらう形にすると、運用の状態が見えます。Greenを使った代行の契約に入れる条項はGreenのスカウト代行の契約で、立ち上げの時系列はGreenの運用設計で書いています。

エラベルの費用は、採用が決まったときに1名につき10万円（税別）です。採用が決まらなければ費用はかかりません。Greenの運用を任せる担当者を選ぶときの選択肢の一つとして、比べてみてください。

エラベルの見解

もう一つ見てほしいのは、Greenの運用代行は、応募の「種類」を見分けて返す担当者かどうかで成果が変わるということです。Greenには、正式な応募のほかに、「話を聞いてみたい」という形の反応もあり、求職者の転職への意欲は人によって違います。同じ文面で一律に返すと、意欲の高い人を待たせ、まだ情報を集めている段階の人には重く感じられます。

反応の種類に合わせて、面接の日程を急ぐ人と、まずは面談で話を聞く人を分けて返せる担当者は、少ない声かけでも面接につなげられます。代行の担当者を選ぶときは、反応の種類ごとの返し方を、どう決めているかを聞いてみてください。

まとめ

• Greenの運用は、声をかける作業と、返す作業の二つに分かれる
• 検索、「気になる」、一次連絡と日程調整は外に出しやすく、誰に声をかけるかの基準と採用の判断は社内に残す
• 2週間以上連絡がない応募者がいると未対応アラートが出て、検索順位が下がるため、社内の判断の速さを先に決める
• アカウントは法人で一つを共有するため、ログインとIPアドレスの制限の扱いを決める
• Green外での連絡や外部の日程調整ツールへの誘導は禁止されているため、手順に入れておく

よくある質問

Q. Greenのスカウトは月に何通まで送れますか

Greenのヘルプによれば、スカウトは月に1000通まで送付でき、件数は月初にリセットされて繰り越しはできないとされています。「気になる」は回数の制限がないとされています。最新の条件は、Greenに確かめてください。

Q. 代行の担当者専用のアカウントを発行できますか

Greenのヘルプによれば、法人単位で一つのアカウントを共有して利用し、利用者ごとのアカウントの発行は受け付けていないとされています。同時に複数人がログインできる仕様で、ログインIPアドレスの制限も設定できるため、代行の担当者の使い方を社内で決めておいてください。

Q. 面接の日程調整に外部のツールを使ってもよいですか

Greenのヘルプは、日程調整ツールの案内を含めてGreen外部からの応募を誘導する行為を禁止しているとしています。面接の日程調整や選考結果の連絡は、Greenのメッセージ機能を使ってください。