外国人採用の実務は代行に出せるか｜任せる範囲の切り分け方

「外国人の採用を始めたいが、在留資格も受け入れも分からないので、実務ごと代行に出したい」という相談は、国内の経験者が採れず、選択肢を広げたい会社から来ます。出せる部分はあります。ただ、外国人採用で最も重要な「在留資格に関する判断」は、代行にも会社にも独自に判断できるものではなく、専門家（行政書士・弁護士など）と公的機関に確認するものです。代行が持てるのは、その確認への橋渡しと、言語の要件・経路・面接の観点・受け入れの型といった、日本人の採用と同じ型に「足す部分」を設計して回すことです。結論を先に書くと、外国人採用の実務は、「採る決定」「要件と支援の範囲の決定」「在留資格に関する判断そのもの」「判定と内定」「受け入れ部署の指名」「法令に関わる判断」は会社が持ち（在留資格と法令は専門家に確認し）、「役割の記述を専門家に確認してもらう段取り・言語の要件を場面で書く作業・特化した媒体や紹介会社の整理と求人票・面接で言語の水準と就労の意向を確かめる観点・受け入れの型と受け入れ部署への説明資料・在留資格の更新期限の管理と記録」は代行に出せます。踏み出せないときの整理の仕方は外国人採用に踏み出せないときに、スカウトの送り方は外国人候補者へのスカウトに書いていますので、ここでは「外国人採用の実務を工程に分けて出す」観点に絞ります。この記事は一般的な整理で、在留資格・雇用・面接で聞いてはいけない事項など法令に関わる部分は、個別に専門家にご確認ください。

「決める・確認する」と「型を作り回す」を分ける

外国人採用の実務を工程に分けると、次のようになります。

一つ目は、採るかどうか、どの役割で採るかを決めることです。会社が決めます。

二つ目は、役割の記述を専門家に確認してもらうことです。役割の中身によって該当する在留資格が変わるため、役割を書いた一枚を専門家に渡し、確認を受ける。確認そのものは専門家、段取りと一枚の準備は外の人ができます。会社も代行も独自に判断しません。

三つ目は、言語の要件を決めることです。誰と、どの言語で、読む・書く・話す・聞くのどれを、どの場面で使うか。「日本語が完璧」ではなく、場面で書く。会社が決め、場面で書く作業は外の人ができます。

四つ目は、経路と求人票です。特化した媒体や紹介会社、留学生向けの経路、一般の媒体とスカウト（国籍で絞らない）。整理と求人票は外の人ができます。

五つ目は、面接の観点の追加です。日本人と同じ観点に、言語の水準（場面を再現して確かめる）、就労の意向（どのくらいの期間を考えているか）、文化への対応を足す。観点の設計は外の人ができ、聞いてはいけない事項は専門家に確認します。判定は会社です。

六つ目は、受け入れの型です。日本人と同じオンボーディングの型に、言語の支援、生活の支援（住居、銀行、役所の手続きの案内）、社内の理解、相談の窓口を足す。型と受け入れ部署への説明資料は外の人が作り、支援の範囲の決定と部署の指名は会社です。

七つ目は、在留資格の更新期限の管理です。入社後、在留資格の期限を記録し、更新の時期に本人と会社が動けるように前もって知らせる。管理は外の人ができ、更新の手続きは本人と専門家です。

八つ目は、記録です。経路、言語の要件、面接の観点、受け入れの支援、期限。外の人ができます。

八つのうち、一の決定、二と五の専門家への確認、三と六の決定、五の判定、六の部署の指名は会社が持ち、それ以外は外に出せます。

代行に出せる工程と出せない工程

表の要点は、「在留資格の確認」が専門家の側にあることです。代行が「この役割ならこの在留資格で大丈夫」と言う形は避けます。会社も同じです。代行が持つのは、役割を一枚に書いて専門家に渡し、確認結果を記録し、採用の期間に手続きの期間を織り込む段取りです。

もう一つの要点は、「受け入れの型」です。外国人採用が続かない会社の多くは、採用までは頑張るが、入社後の生活の支援と社内の理解が無く、本人が孤立して辞めます。日本人と同じオンボーディングの型に「足す部分」を設計し、受け入れ部署に事前に説明する。ここは外の人が持つと、採用のたびに同じ型で回ります。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「外国人採用は特別な採用で、全部を専門の業者に任せるもの」というものです。実際には、役割の定義、要件、経路、面接、受け入れの大半は日本人の採用と同じ型で、違うのは「在留資格の確認を専門家に入れる」「言語の要件を場面で書く」「受け入れに生活の支援と社内の理解を足す」の三つです。ある会社では、外国人採用を専門の業者に丸ごと任せていましたが、業者は紹介までで、入社後の受け入れは会社に丸投げされ、本人は住居と役所の手続きで困り、部署は「どう接すればよいか分からない」で距離を置き、半年で辞めていました。担当者が入って、在留資格は専門家に確認する段取りを作り、言語の要件を「顧客とはメール、社内は口頭の日本語」と場面で書き直し、受け入れの型に生活の支援の案内と部署への説明を足したところ、次に採用した人は続きました。外国人採用で差がつくのは、採用の入口ではなく、受け入れです。

代行に出したほうがよい状況

次の状況では、外国人採用の実務を代行に出したほうが進みます。

一つ目は、採る決定はしたが、在留資格の確認をどこに頼めばよいか分からず止まっているときです。専門家への段取りと役割の一枚の準備を外に出します。

二つ目は、言語の要件が「日本語ができる人」のように曖昧で、面接で確かめられていないときです。場面で書く作業と面接の観点を外に出します。

三つ目は、経路を知らず、一般の媒体だけで応募が無いときです。特化した媒体・紹介会社・留学生向けの経路の整理を外に出します。

四つ目は、採用したが受け入れがうまくいかず、早く辞めたことがあるときです。受け入れの型と部署への説明資料を外に出します。

五つ目は、在留資格の更新期限を誰も管理しておらず、直前に慌てたことがあるときです。期限の管理を外に出します。

代行に出さないほうがよい状況

逆に、次の状況では、外国人採用の実務を外に出しても進みません。

一つ目は、在留資格の判断を代行に委ねようとしているときです。判断は専門家と公的機関に確認するもので、代行も会社も独自に判断しません。専門家に相談する先を先に決めます。

二つ目は、役割が決まっておらず、「外国人なら誰でも」になっているときです。役割が無いと在留資格の確認も言語の要件も作れません。先に役割を決めます。

三つ目は、受け入れの支援の範囲を会社が決めたくないときです。生活の支援と社内の理解に会社の時間と費用を使う意思が無いと、採用しても続きません。

四つ目は、候補者の国籍や在留資格の情報を外の人に渡すことについて、決まりが無いときです。扱いの決まりと契約が先です。法令に関わる部分は専門家にご確認ください。

担当者の選び方

外国人採用の実務を任せる担当者は、次の点で選びます。

一つ目は、在留資格について「自分で判断せず、専門家に確認する」線引きを持っているかです。「この資格で大丈夫です」と言う担当者は避けます。

二つ目は、言語の要件を「完璧な日本語」ではなく、場面で書けるかです。現場に「誰と、どの言語で、何を」を聞いて要件にできる人。

三つ目は、外国人採用の経路（特化した媒体、紹介会社、留学生向け）を知っているか、調べて整理できるかです。

四つ目は、受け入れの型を日本人の型に「足す」形で設計できるかです。特別な制度を作る人ではなく、既存の型に生活の支援と社内の理解を足せる人。

五つ目は、国籍や在留資格の情報を慎重に扱えるかです。担当者の経歴の見方は担当者の経歴の見方に書いています。

出す前に用意しておくもの

外国人採用の実務を代行に出す前に、次を用意しておくと、最初の一週間が速くなります。

一つ目は、採る役割です。ジョブディスクリプションの一枚があれば、在留資格の確認にそのまま使えます。作り方はジョブディスクリプション作成の進め方に書いています。

二つ目は、在留資格について相談する専門家です。行政書士や弁護士など、決まっていなければ、担当者が候補を整理して会社が決めます。

三つ目は、言語の要件を決めるための現場の情報です。誰と、どの言語で、何を、どのくらい。

四つ目は、受け入れの支援の範囲と、受け入れ部署です。住居、銀行、役所の手続きの案内をどこまで会社がするか。相談の窓口を誰にするか。

五つ目は、候補者の情報の扱いの決まりと、代行との契約です。国籍、在留資格、経歴の閲覧の範囲。法令に関わる部分は専門家にご確認ください。

六つ目は、これまでに外国人を採用した記録があれば、その経路・要件・受け入れ・結果です。

エラベルの見解

担当する側から見ると、外国人採用の実務で最も効くのは、「役割の一枚を先に作って専門家に渡す」ことと、「受け入れの型を採用の前に作る」ことの二つです。前者で在留資格の確認が速く正確になり、後者で採用した人が続きます。役割が曖昧なまま専門家に相談すると「役割による」で終わり、受け入れを採用後に考えると本人が孤立します。エラベルでは、外国人採用の実務を任せる案件で担当者を紹介するとき、最初の一週間で役割の一枚を会社と作り、専門家への相談の段取りを決め、言語の要件を現場に聞いて場面で書き、受け入れの型と支援の範囲を会社と決めるところまでをお願いしています。在留資格と法令に関わる判断は専門家、採る決定・要件・支援の範囲・判定・部署の指名は会社の役割であり、担当者は型を作り、段取りし、記録する役割に徹してもらっています。

まとめ

• 外国人採用の実務は「決める・確認する」と「型を作り回す」に分かれる。採る決定・要件と支援の範囲・判定と内定・部署の指名は会社、在留資格と法令に関わる判断は専門家。役割の一枚の準備・言語の要件の設計・経路と求人票・面接の観点・受け入れの型・期限の管理・記録は代行に出せる
• 在留資格は代行も会社も独自に判断しない。専門家と公的機関に確認する段取りを代行が持つ
• 日本人の採用と同じ型に「在留資格の確認」「言語の要件を場面で」「受け入れに生活の支援と社内の理解」の三つを足す
• 差がつくのは採用の入口ではなく受け入れ
• 出したほうがよいのは在留資格の相談先が分からない・言語の要件が曖昧・経路を知らない・受け入れで辞めた・期限を管理していないとき
• 出さないほうがよいのは在留資格の判断を委ねようとしている・役割が無い・支援の範囲を決めたくない・情報の扱いの決まりが無いとき

よくある質問

代行に在留資格の手続きまで頼めますか

在留資格の申請や更新の手続きは、本人と、行政書士や弁護士などの専門家が行うもので、採用代行の担当者が行うものではありません。担当者が持てるのは、役割の一枚を専門家に渡す段取り、確認結果の記録、手続きの期間を採用の期間に織り込むこと、更新期限の管理と前もっての通知です。個別の判断と手続きは専門家にご確認ください。

面接で在留資格や国籍について聞いてよいですか

就労に関わる在留資格の確認は採用の前提として必要な一方、聞き方や聞いてよい範囲には法令に関わる整理があります。何を、どの段階で、どう確認するかは、専門家に確認したうえで型にし、面接官に一覧で渡します。国籍や出身を理由に判断することは避け、観点は役割に対する能力と意向に絞ります。個別の判断は専門家にご確認ください。

日本語の要件はどのくらいにすればよいですか

一つの水準で決まるものではなく、役割の場面で決まります。「顧客と日本語で商談する」「社内の口頭のやり取りが日本語」「文書は英語でよい」のように、誰と・どの言語で・読む書く話す聞くのどれを・どの場面で、を書き、面接ではその場面を再現して確かめます。「完璧な日本語」を要件にすると、役割に必要な水準を超えて候補者を絞ってしまいます。入社後に伸ばせる部分は要件から外します。