採用KPIの設計を外注したときの費用と工数の目安｜目標の数字を逆算し、「誰が見て何を変えるか」まで決める

採用KPIは、採用の目標に向けて、途中の段階でどれだけの数字が必要かを示す物差しです。たとえば、この時期までに何人採用したいなら、何人に面接し、何人の応募を集める必要があるか、という形で、目標から途中の数字を逆算します。KPIがあれば、採用が順調に進んでいるか、どこで手を打つべきかを早く判断できます。KPIの設計を外部に頼むとき、見落としやすいのは、数字を決めることより、その数字を誰が見て、何を変えるのかを決めることです。結論から書くと、採用KPIの設計の外注は、目標から段階ごとの数字を逆算する工程と、KPIを使う仕組みの両方を含めて見積もると、判断しやすくなります。

外部への費用は会社、料金の形、依頼する範囲によって大きく異なり、公的な統計もないため、この記事では金額の相場は扱いません。

目標から段階ごとの数字を逆算する

採用KPIの設計は、次の工程で進みます。

この表のうち、工数を左右するのは二つ目の「過去の実績の確認」です。過去の通過率が分かっていれば、逆算は短い時間でできます。分からない場合は、仮の数字を置いて始め、実績がたまってから見直すことになります。詳しい切り分けは採用KPIの設計は代行に出せるかで書いています。

過去の実績の有無で工数が変わる

採用KPIの設計の工数は、過去の実績がどれだけあるかで変わります。

1. 段階ごとの実績が記録されている：通過率を使ってすぐに逆算できる
2. 一部の数字だけが残っている：残っている数字から推し量り、足りない部分を仮に置く
3. 実績がほとんどない：仮の数字で始め、数か月の実績をもとに見直す

三つ目の場合、最初に置いた数字は当たらないことが多いため、早い時期に見直す前提で進めてください。仮の数字を最初から正しいものとして扱うと、届かない数字を追い続けて、現場が疲れてしまいます。

エラベルの見解

採用KPIの設計で多いのは、数字は決めたのに、誰も見ていないケースです。KPIを表にまとめて共有したものの、毎週の打ち合わせで確認されることもなく、数か月後に目標に届かないことが分かる。これでは、KPIを決めた意味がありません。

外部にKPIの設計を頼むなら、数字と一緒に、誰がどの頻度で見て、届かないときに何を変えるのかを決めてもらってください。たとえば、毎週の採用の打ち合わせで応募数と面接数を確認し、応募数が足りなければスカウトの送信を増やす、といった形です。同じ料金・同じ業務範囲でも、KPIを使う仕組みまで設計してくれる担当者かどうかで、KPIが採用に役立つかが変わります。

数字を追うことで起きやすい失敗

採用KPIは便利な物差しですが、数字を追うことで起きやすい失敗もあります。

• 応募数だけを追う：応募数を増やすために対象を広げ、合わない人の応募が増えて、書類選考の手間が増える
• 面接の数だけを追う：面接の数を増やすために書類選考を甘くし、面接官の時間が増える
• 採用数だけを追う：目標の人数を採るために合格の基準を下げ、入社後の定着が悪くなる

こうした失敗を防ぐには、数の物差しと一緒に、質の物差し（書類通過率、面接の合格率、入社後の定着など）も見ることが大切です。外部にKPIの設計を頼むときも、数の目標だけを並べた案になっていないかを確かめ、質の物差しをどう組み合わせるかを一緒に決めてください。現場の担当者が数の目標だけを課されると、目標に届かせることが目的になり、採用の質が下がりやすくなります。採用KPIの進め方は採用KPIの設計の進め方で書いています。

料金の形と品質の見方

採用KPIの設計を外部に頼むときの料金の形は、設計を成果物で頼む形、運用と見直しを月額で頼む形、採用計画の設計とまとめて頼む形などがあります。エラベルでは、採用決定時に1名10万円（税別）という形で、担当者を選んで採用の実務を任せられる仕組みを用意しています。

品質は、次の点で確かめられます。

• 目標と結びついているか：段階ごとの数字が、採用の目標から説明できるか
• 使われているか：決めた頻度でKPIが確認され、打ち手につながっているか
• 見直されているか：実績がたまるにつれて、数字が見直されているか

エラベルの見解

採用KPIで、もう一つ考えてほしいのは、KPIの数を増やしすぎないことです。細かな数字をたくさん並べると、どれを見ればよいか分からなくなり、結局どの数字も見られなくなります。

まずは、応募数、面接数、内定数、承諾数など、採用の段階ごとの主な数字に絞ってください。それぞれに目標と実績を並べれば、どこで人が足りていないかが一目で分かります。必要に応じて、経路ごとや職種ごとに分けて見ていけば十分です。

まとめ

• 採用KPIは、採用の目標から段階ごとの数字を逆算して決める
• 工数は過去の実績がどれだけあるかで変わる。実績がなければ仮の数字で始め、早めに見直す
• 数字と一緒に、誰がどの頻度で見て、届かないときに何を変えるかを決める
• 数の物差しと質の物差しを一緒に見て、数字を追うことによる失敗を防ぐ
• KPIの数を増やしすぎない。採用の段階ごとの主な数字に絞る

よくある質問

採用KPIの設計を外注したときの費用の相場はいくらですか

会社や料金の形、依頼する範囲によって大きく異なり、公的な統計もないため、一律の相場はお伝えできません。過去の実績の有無と、運用や見直しまで頼むかをそろえて見積もりを取り、比べてください。

過去の採用の実績がなくてもKPIは決められますか

決められますが、最初の数字は仮のものになります。数か月の実績がたまった時点で見直す前提で進めてください。仮の数字を正しいものとして扱わないことが大切です。

KPIはどのくらいの頻度で見ればよいですか

採用の進み具合によりますが、応募や面接の数は週ごと、内定や承諾の数は月ごとに見る会社が多いです。採用の打ち合わせの頻度に合わせて、無理なく続けられる頻度で決めてください。