リファラル採用の設計は代行に出せるか｜任せる範囲の切り分け方

「リファラル採用を始めたが広がらない。設計から代行に出せますか」という相談は、制度を作って社内に案内したものの、数か月で紹介がゼロに近い会社から来ます。出せる部分はあります。ただ、リファラルは「社員が自分の知り合いを会社に勧める」行為で、社員が動くかどうかは、責任者がどう頼み、紹介した後に何が戻ってくるかで決まります。外の人が社員に頼んでも動きません。外の人が持てるのは、社員が動きやすい型を作り、紹介された後の流れを速く丁寧に回し、社員に結果を戻す部分です。結論を先に書くと、リファラル採用の設計は、「リファラルの方針と謝礼の決定」「責任者が社員に頼むこと」「評価に関係ないと明言すること」「合否の判定」「社員との関係そのもの」は会社が持ち、「社員が紹介しない理由の聞き取り・頼み方と渡す材料の型・紹介の受付窓口・紹介された人への最初の連絡とカジュアル面談の設定・社員への進捗と結果の戻し・不採用時の丁寧な連絡・記録」は代行に出せます。広がらない構造の詳しい話はリファラル採用が広がらないときに書いていますので、ここでは「リファラルを工程に分けて出す」観点に絞ります。謝礼の法令上の扱いは専門家にご確認ください。

「頼む・戻す」と「回す」を分ける

リファラル採用を工程に分けると、次のようになります。

一つ目は、方針と謝礼を決めることです。どの募集でリファラルを使うか、謝礼を出すか出さないか、出すなら条件と額、法令上の扱い。会社が決めます。案は外の人が出せますが、謝礼の扱いは専門家に確認します。

二つ目は、社員が紹介しない理由を聞き取ることです。「誰を紹介すればよいか分からない」「気まずい」「手間」「評価に響くのでは」「何も戻ってこない」。外の人が聞き取れます。社員は外の人にのほうが本音を言いやすいこともあります。

三つ目は、頼み方と渡す材料の型を作ることです。「こういう人を、この役割で、この理由で、いつまでに」を一枚にし、社員が知り合いに渡せる材料（求人の一枚、社員の記事）を用意する。外の人ができます。

四つ目は、責任者が社員に頼むことです。制度の案内ではなく、責任者が個別に、名前を挙げて頼む。会社が行います。「評価には関係ない」「名前と連絡先だけでよい」と明言するのも会社です。

五つ目は、紹介を受け付け、紹介された人に最初の連絡をし、カジュアル面談を設定することです。社員には名前と連絡先だけをもらい、最初の連絡は外の人が当日中に行い、面談を入口にする。外の人ができます。面談で話すのは社員か会社の人です。

六つ目は、進捗と結果を社員に戻すことです。受け取った当日に「連絡しました」、節目ごとに一行、結果が出たら結果を、感謝は責任者から。外の人が運用を持ち、感謝は会社が伝えます。

七つ目は、不採用時の連絡です。紹介された人には外の人が丁寧に、紹介した社員には結果だけを、関係を壊さない言い方で。外の人ができ、社員への「評価に関係ない」の再度の明言は会社です。

八つ目は、合否の判定と、記録です。判定は会社、記録（誰が誰を紹介し、どこまで進み、何が戻ったか）は外の人ができます。

八つのうち、一の決定、四、六の感謝、七の明言、八の判定は会社が持ち、それ以外は外に出せます。

代行に出せる工程と出せない工程

表の要点は、「社員に頼む」が責任者であることです。制度を作って全社に案内しても、社員は動きません。責任者が「〇〇さん、前職の同僚で既存営業が長い人を知りませんか。あなたのチームに入る人です」と個別に頼んで初めて動きます。代行ができるのは、その頼み方の一枚と、誰に頼むかの候補の整理までです。

もう一つの要点は、「進捗と結果を社員に戻す」です。社員が二度目の紹介をしない最大の理由は、一度目に何も戻ってこなかったことです。受け取った当日に「連絡しました」、面談が終わったら「話しました」、結果が出たら結果を、と戻す運用を代行が持つと、社員は「紹介したら動く」と分かり、続きます。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「リファラルは謝礼を上げれば増える」というものです。実際には、謝礼を上げても紹介は増えず、むしろ「金目当てと思われたくない」と社員が引くことがあります。ある会社では、謝礼を数回引き上げても紹介が増えず、担当者が社員に聞き取ると、理由は「紹介したが、その後どうなったか聞いていない」「不採用になったとき、知り合いに何と言えばよいか分からなかった」でした。担当者が、受け取った当日の連絡、節目の一行、結果の連絡、不採用時の丁寧な対応を型にして回し、責任者が個別に頼む形に変えたところ、謝礼はそのままで紹介が続くようになりました。リファラルで増やすべきは謝礼ではなく、社員に戻る情報の量と速さです。

代行に出したほうがよい状況

次の状況では、リファラルの設計と運用を代行に出したほうが進みます。

一つ目は、制度はあるが紹介がほぼ無く、社員が動かない理由が分からないときです。聞き取りを外に出します。社員は外の人にのほうが本音を言うことがあります。

二つ目は、紹介があっても、最初の連絡が遅く、社員に何も戻っていないときです。受付と最初の連絡と戻す運用を外に出します。

三つ目は、不採用になった紹介で社員との関係が気まずくなり、次の紹介が止まっているときです。不採用時の連絡の型を外に出します。

四つ目は、責任者が頼みたいが、「どう頼めばよいか」「誰に何を渡せばよいか」が無いときです。頼み方の一枚と材料を外に出します。

五つ目は、誰が誰を紹介し、どこまで進んだかの記録が無いときです。記録を外に出します。

代行に出さないほうがよい状況

逆に、次の状況では、リファラルを外に出しても進みません。

一つ目は、責任者が社員に個別に頼む時間を取らないときです。型と運用を外に出しても、頼む人がいなければ紹介は始まりません。先に責任者が頼むことを決めます。

二つ目は、社員が会社を勧められないと感じているときです。条件や職場に社員自身が不満を持っていれば、リファラルは動きません。先にそちらを直します。

三つ目は、謝礼の法令上の扱いを確認していないときです。謝礼の出し方によっては法令に関わる整理が要ります。専門家にご確認のうえで方針を決めます。

四つ目は、紹介された人と紹介した社員の情報を外の人に渡すことについて、決まりが無いときです。扱いの決まりと契約が先です。法令に関わる部分は専門家にご確認ください。

担当者の選び方

リファラルの設計と運用を任せる担当者は、次の点で選びます。

一つ目は、社員から「紹介しない理由」を聞き出せるかです。制度の説明をする人ではなく、社員の側に立って本音を聞ける人。

二つ目は、責任者が頼める一枚を作れるかです。「誰を、どの役割で、なぜ、いつまでに」を具体にできる人。

三つ目は、紹介された人への最初の連絡を当日中に、丁寧に、面談を入口にして回せるかです。

四つ目は、社員への戻しを、受け取った当日から結果まで、一行ずつ続けられるかです。

五つ目は、不採用時に紹介された人と紹介した社員の両方に、関係を壊さない連絡ができるかです。担当者の経歴の見方は担当者の経歴の見方に書いています。

出す前に用意しておくもの

リファラルの設計と運用を代行に出す前に、次を用意しておくと、最初の一週間が速くなります。

一つ目は、方針です。どの募集でリファラルを使うか、謝礼を出すか。出すなら条件と額と、法令上の扱いの確認。専門家にご確認ください。

二つ目は、責任者が個別に頼むことの合意です。「制度の案内で終わらせず、責任者が名前を挙げて頼む」を責任者と合意します。

三つ目は、「評価に関係ない」「名前と連絡先だけでよい」「不採用でも社員の責任ではない」を会社として明言する文面です。

四つ目は、紹介された人と紹介した社員の情報の扱いの決まりと、代行との契約です。法令に関わる部分は専門家にご確認ください。

五つ目は、カジュアル面談に出る社員か会社の人と、その枠です。紹介された人の入口は面談にするので、話す人が要ります。面談の設計はカジュアル面談の進め方に書いています。

六つ目は、これまでの紹介の記録です。あれば、担当者は「誰が紹介し、どこで止まり、何が戻っていなかったか」を最初に読めます。

エラベルの見解

担当する側から見ると、リファラルで最も効くのは、「社員には名前と連絡先だけをもらい、最初の連絡は担当者が当日中にする」ことと、「受け取った当日に『連絡しました』を社員に戻す」ことの二つです。前者で社員の手間と気まずさが消え、後者で社員は「紹介したら動く」と分かります。社員に「知り合いに声をかけて、応募してもらって」と頼む形は、社員の負担が大きく、続きません。エラベルでは、リファラルの設計と運用を任せる案件で担当者を紹介するとき、最初の一週間で方針と明言の文面を会社と確認し、社員数人に紹介しない理由を聞き取り、責任者が頼める一枚と渡せる材料を作り、受付と最初の連絡と戻しの型を決めるところまでをお願いしています。責任者が頼むこと、感謝を伝えること、判定は会社の役割であり、担当者はそれが起きるように型を作り、紹介の後を速く丁寧に回す役割に徹してもらっています。

まとめ

• リファラルは「頼む・戻す」と「回す」に分かれる。方針と謝礼・責任者が頼むこと・評価に関係ないと明言すること・判定・社員との関係は会社。聞き取り・頼み方と材料の型・受付・最初の連絡と面談・進捗と結果の戻し・不採用時の連絡・記録は代行に出せる
• 社員が動くのは制度の案内ではなく、責任者が個別に名前を挙げて頼んだとき
• 二度目の紹介が無い最大の理由は、一度目に何も戻ってこなかったこと。戻す運用を代行が持つ
• 謝礼を上げても増えない。増やすのは社員に戻る情報の量と速さ
• 出したほうがよいのは動かない理由が分からない・最初の連絡が遅い・不採用で気まずい・頼み方が無い・記録が無いとき
• 出さないほうがよいのは責任者が頼まない・社員が会社を勧められない・謝礼の法令上の扱いが未確認・情報の扱いの決まりが無いとき

よくある質問

代行の担当者が社員に直接「紹介してください」と頼んでもよいですか

社員に頼むのは責任者が行い、担当者は頼む場の段取りと一枚の準備までにします。外の人から頼まれても、社員は「会社の本気」を感じません。担当者が社員と話すのは、「紹介しない理由の聞き取り」と「紹介後の進捗の戻し」で、これは外の人のほうが社員が話しやすいこともあります。

紹介された人が不採用になったとき、社員にどう伝えればよいですか

紹介された人には担当者が先に丁寧に連絡し、紹介した社員には結果だけを伝え、「紹介してくれたこと自体に感謝している」「あなたの評価には関係ない」を責任者から伝えます。理由の詳細は社員に伝えません。社員が知り合いに何と言えばよいか困らないよう、「会社から本人に丁寧に連絡済み」と伝えておきます。不採用時の扱いを先に決めておくことが、次の紹介につながります。詳しくはリファラル採用が広がらないときに書いています。

謝礼は出したほうがよいですか

謝礼の有無より、頼み方と戻し方のほうが効きます。出す場合は、前面に出さず、条件を明確にし、法令上の扱いを専門家に確認してから決めます。謝礼を目的にした紹介は質が下がることがあり、社員のほうが「金目当てと思われたくない」と引くこともあります。個別の判断は専門家にご確認ください。