2通目の文面をどう変えるか｜一通目の「再送」ではなく、「件名・一段落目・材料・長さ・次の一歩」の五つを変え、一度目に触れたうえで別の面を見せる

一通目のスカウトに返信が無い。二通目を送りたいが、同じ文面をそのまま再送するのは気が引ける。かといって、何をどう変えればよいか分からず、「もう一度お送りします」と添えて同じ文を送るか、結局送らないかのどちらかになっている。結論を先に書くと、二通目は、一通目の再送ではありません。「件名」「一段落目」「材料」「長さ」「次の一歩」の五つを変え、一度目に送ったことに一言触れたうえで、一通目に無かった別の面を短く見せる一通です。役割や会社の説明を繰り返す必要は無く、一通目より短く、次の一歩はより軽くします。何回まで送るかの判断は同じ候補者に何回送ってよいかに、一通目の構成はスカウト本文の構成にまとめています。

二通目が書けない構造

二通目が書けない、あるいは同じ文の再送になるのは、次の構造で起きます。

構造の大半は、「二通目の役割を決めていない」ことです。役割が決まれば、変える要素も決まります。

二通目の役割

二通目の役割は、一通目と分けて考えます。一通目は「自分宛てだと分かり、役割が見え、興味を持てば返せる」一通です。二通目は、次の三つのどれかです。

どの役割かは、相手の状態で決めます。媒体の開封の情報が見られるなら、開いていない相手は「見落としを拾う」、開いた相手は「別の面を見せる」か「ハードルを下げる」です。見られない場合は、三つを一通に薄く入れます。「先日の件」と触れ、別の面を一つ見せ、次の一歩を軽くする。それが二通目の基本の形です。

変える五つの要素

二通目で変える要素は、五つです。

要点は、「一通目に触れる」と「別の面を一つ」と「短く軽く」です。一通目に触れないと、相手は「同じものが二回来た」と受け取ります。別の面が無いと、「催促」に見えます。長いと、「押し売り」に見えます。件名の作り方はスカウトの件名の作り方に、一段落目の個別化はパーソナライズはどこまでやるべきかに書いています。

変えない要素

変えないものもあります。変えると、別の会社からのスカウトに見えます。

二通目は、一通目の続きです。同じ人から、同じ役割で、別の面を見せる。この連続性が崩れると、二通目は独立した別のスカウトになり、一通目の意味が消えます。

二通目の型と例

二通目の型を、役割別に示します。〇〇は、相手の経歴や役割の実際の内容に置き換えます。

三つとも、「一度目に触れる」「別の面か軽い一歩」「断りやすさ」の三つが入り、短い。役割の説明と会社の紹介は入っていません。一通目に書いたからです。

エラベルの見解

相談で最も多い失敗は、「二通目に、一通目の文面の頭に『先日お送りしましたが、ご覧いただけましたでしょうか』を足しただけのものを送っていた」というものです。一通目と同じ役割の説明、同じ会社の紹介、同じ「面談しませんか」が、催促の一文の後に続く。読んで動かなかった相手には「同じものがまた来た」で、開いていなかった相手にも「長い」で終わります。一通目を短く要約した一文と、一通目に書かなかった「一緒に働く人」の一段落と、「ご質問だけでも」の一歩に変えたら、二通目からの返信が来るようになりました。二通目は、再送ではなく、別の面を見せる一通でした。

見ていて差がつくのは、担当者が「一通目を書く時点で、二通目の材料を残しているか」です。一通目に役割も会社も条件も働き方も全部書く担当者と、「一通目は役割と『なぜあなたに』まで。働き方と一緒に働く人は二通目に取っておきます」と、最初から二通に分けて設計する担当者がいます。後者は、二通目に困りません。

発注側にできるのは、担当者に「一通目に書かなかった材料は何か」を聞くことです。答えられれば、二通目は書けます。

送らないほうがよい相手

二通目を送らないほうがよい相手もいます。

二通目は、「一通目が届いており、断られておらず、条件が合っている」相手に送ります。それ以外は、二通目の問題ではありません。

二通目の運用

二通目を、担当者が毎回ゼロから書かないための運用です。

運用の要点は、「材料の一覧」です。二通目に困るのは、材料が無いからです。一覧があれば、担当者は選ぶだけで書けます。

外注する場合の範囲

二通目の設計を、スカウト代行に出す場合の範囲です。

出せる工程。 一通目の文面の確認と「二通目に残す材料」の切り出し、役割ごとの二通目の型（三種類）の作成、材料の一覧の作成、送る相手と送らない相手の基準の作成、一段落目の個別化、送信の間隔の管理、記録、週次の振り返りと型の修正、三通目の判断。

社内に残す判断。 二通目で見せる材料の承認（一緒に働く人の情報、働き方の事実など、社内でないと出せないもの）、送り主の名前の扱い、断りの返信があった相手の扱いの方針。

外注の効きどころ。 二通目は、「一通目の文面を把握し、書かなかった材料を持ち、間隔を管理して送る」工程で、社内では「気づいたら再送」になりやすいところです。担当者が一通目を設計する時点で二通目の材料を残し、型を三種類用意し、間隔を管理して送れば、二通目は再送ではなくなります。担当者は複数の会社の二通目を見ているので、「この層には別の面、この層にはハードルを下げる」の型を持ち込めます。

外注しても動かない場合。 二通目で見せる材料（一緒に働く人、働き方の事実）を社内が出さない、送り主を毎回変える、断りの返信があった相手にも送ることを求める。社内の判断で、代行を替えても直りません。

二通目は、五つを変え、一度目に触れ、別の面を短く見せれば、再送ではなくなります。外注は、材料の切り出しと型と間隔の管理を担う手段です。

エラベルの見解

担当する側から見ると、二通目の相談で最も多いのは、「二通目の返信が、一通目より丁寧に来る」ことに驚かれる場面です。「先日ご連絡した件で、一点だけ補足します」と、一通目に触れたうえで短く別の面を見せると、相手は「一度目を覚えていて、押しつけずに、材料を足してくれた」と受け取ります。一通目は流し読みした相手が、二通目で「この人は自分を見ている」と思う。二通目は、一通目より返信率が高いことも珍しくありません。

逆に、二通目で一通目と同じ文を送ると、一通目で持たれた印象まで下がります。「一通目は個別に見えたが、二通目で機械的だと分かった」となるからです。二通目は、一通目の評価を上げも下げもする一通です。

発注側にできるのは、二通目の文面を、一通目と並べて読むことです。並べて、同じことを言っていないか、別の面が一つ入っているか、短いか。それだけで判断できます。

まとめ

• 書けないのは役割が無い・一通目に全部書いた・読まれなかったと決めつけ・一通目に触れない・二通目のほうが長い・次の一歩が同じ・型が無い構造
• 役割は見落としを拾う・動かなかった理由に別の面を見せる・ハードルを下げるの三つ。相手の状態で決め、分からなければ三つを薄く一通に
• 変えるのは件名・一段落目・材料・長さ・次の一歩の五つ。一度目に触れ、別の面を一つ、一通目より短く、次の一歩は軽く
• 変えないのは送り主・役割そのもの・相手を見た姿勢・断りやすさ・事実の正しさ。二通目は一通目の続き
• 型は見落とし型・別の面型・ハードルを下げる型の三種類。役割と会社の説明は繰り返さない
• 送らないのは断りの返信・今は考えていない・条件が合わない・間が空きすぎた・一通目が間違っていた相手
• 運用は間隔・型の用意・材料の一覧・開封の情報・記録・振り返り。材料の一覧があれば担当者は選ぶだけ
• 外注できるのは材料の切り出し・型・一覧・基準・個別化・間隔・記録・振り返り・三通目の判断。社内に残るのは材料の承認・送り主・断りの扱い

よくある質問

二通目は、一通目からどれくらい空けて送ればよいですか

一〜二週間が目安です。数日だと催促に見え、一か月を超えると一通目を覚えていません。媒体で開封の情報が見られるなら、開いていない相手は一週間ほどで「見落としを拾う」型、開いた相手は二週間ほどで「別の面を見せる」型、と分けられます。媒体ごとの再送の仕様や制限は、公式の案内で確認してください。間隔と回数の考え方は同じ候補者に何回送ってよいかに書いています。

二通目で、条件（年収など）を出したほうがよいですか

一通目で出していないなら、二通目の「別の面」の一つにはなります。ただし、条件を出すかどうかは役割と層で決めるもので、二通目だからという理由で出すものではありません。条件で動く層には効き、条件で判断されたくない役割には逆効果です。出すなら、一通目と矛盾しない事実として、短く。条件をスカウトの段階で出すかの判断はスカウト段階で条件を出すかに書いています。

二通目にも返信が無い場合、三通目は送りますか

原則は二通目までです。三通目は、「新しい理由」があるときだけ送ります。役割の内容が変わった、新しい事実が加わった、相手が言った時期が来た、など。理由が無い三通目は、催促にしか見えません。三通目を送らない相手は、記録に残し、三か月ほど空けて、新しい理由があれば新しい一通として送ります。空けた後の書き方は時間を空けて再送するときの書き方に書いています。