スカウトで得た個人情報の扱い｜「何を・どこに・誰が・いつまで」を先に決め、媒体の外に出す範囲と代行との取り決めを、法令と媒体の規約に沿って専門家に確認したうえで運用する

スカウトでは、候補者の経歴、現職、連絡先、やり取りの内容を扱います。媒体の中で見るだけなら媒体の規約の範囲ですが、送信ログに書き写し、代行の担当者に渡し、面談の記録を残し、社内で共有した時点で、自社が個人情報を持つことになります。どこまで持ち出してよいか、誰が見てよいか、いつ消すかが決まっておらず、担当者の手元に散らばり、契約が終わっても残っている。結論を先に書くと、スカウトで得た個人情報は、「何を」「どこに」「誰が」「いつまで」の四つを先に決め、媒体の外に出す範囲と代行との取り決めを、法令と媒体の規約に沿って専門家に確認したうえで運用します。この記事は運用の型を示すもので、法令の解釈は書きません。個別の判断は専門家に確認してください。送信ログの列と場所は送信ログの残し方に、契約終了時の削除は候補者データの削除にまとめています。

扱いが決まらない構造

個人情報の扱いが決まらないまま運用が進むのは、次の構造で起きます。

構造の大半は、「持っていることに気づいていない」ことです。持っていると認めれば、四つの項目を決めることになります。

扱う情報の四つの区分

スカウトで扱う個人情報を、四つに分けます。区分ごとに、持ち出す必要と扱いの重さが違います。

区分の要点は、「持ち出す必要が低いものは、持ち出さない」ことです。スカウトの段階で連絡先は要りません。経歴の全文も要りません。送信ログには、識別と送信の記録と、経歴の要約（層の区分）だけを持ち、連絡先と評価は面談以降に、権限を絞った場所に置きます。持っていなければ、漏れません。

決めておく四つの項目

区分ごとに、四つを決めます。

四つの項目の要点は、「区分ごとに違う」ことです。全部を同じ期間、同じ権限で扱うと、要らないものを長く持ち、要るものを早く消します。区分ごとに決め、一覧にして、社内と代行で共有します。期間と権限の具体的な線は、法令と社内の規程に沿って、専門家に確認してください。

媒体の外に出す範囲

媒体の中の情報を、媒体の外（自社の表、代行の手元、社内の共有）に出す範囲です。

範囲の要点は、「出さなくてよいものを出さない」ことです。出すのは、再送の判断と効果の検証と候補者への対応に要るものだけです。媒体によっては、候補者の情報を媒体の外に保存すること自体に規約の定めがあります。範囲を決める前に、媒体ごとの規約を公式の案内で確認し、必要なら専門家に確認してください。

代行との取り決め

代行の担当者が扱う個人情報について、契約で決めておくことです。

取り決めの要点は、「置く場所を自社の管理下にする」ことです。代行の手元に複製があると、契約が終わった後に残っているかを自社が確認できません。自社の表に書いてもらい、代行は複製を持たない形にすれば、終了時の削除は権限の停止で済みます。契約の形と責任の分担は、法令に関わるので、専門家に確認してください。

エラベルの見解

相談で最も多い失敗は、「代行の担当者が、候補者の経歴の全文と連絡先を自分の端末の表に写して管理しており、契約が終わった半年後に、その表がまだ担当者の端末に残っていると分かった」というものです。自社は何を渡したか把握しておらず、削除の取り決めも無く、確認する手段もありませんでした。送信ログを自社の管理下に置き、代行が書き込む形にし、経歴の全文と連絡先は渡さず、契約に返却と削除と確認の方法を入れたら、次の契約では終了時に権限を止めるだけで済みました。渡さなければ、残りません。

見ていて差がつくのは、担当者が「要らない情報を欲しがらない」かです。「候補者の情報は全部もらえると助かります」と言う担当者と、「送信の判断に要るのは、IDと経歴の要約と、過去の送信の記録だけです。連絡先は面談が決まってからで結構です」と言う担当者がいます。後者は、事故が起きにくく、終了時も軽い。

発注側にできるのは、代行に渡す情報を、「要るものだけ」に絞って、契約の前に一覧にすることです。

消す運用

保管の期間が来たとき、契約が終わったとき、本人から求められたときに、消す運用です。

運用の要点は、「消せない場所に置かない」ことです。メールやチャットで候補者の経歴をやり取りすると、消す作業が事実上できません。共有は、権限付きの一つの場所のリンクで行い、本文に個人情報を書かない運用にします。

本人からの照会

候補者本人から、情報について問い合わせが来たときの備えです。

照会の要点は、「窓口を一つにする」ことです。担当者が個別に答えると、答えが揃わず、消したはずのものが残ります。人事の一人を窓口にし、代行にも「照会は窓口へ」を徹底します。

外注する場合の範囲

個人情報の扱いの整備を、スカウト代行に出す場合の範囲です。

出せる工程。 扱う情報の四つの区分での棚卸し、送信ログの列の設計（持たない項目の明確化）、自社の管理下の場所への記録の一本化、代行の側での複製を作らない運用、権限の設定の実務、定期的な削除の実施の補助、消した記録の作成、契約終了時の返却と削除の実施と確認の資料、本人からの照会を窓口に回す運用、担当者の交代時の権限の引き継ぎ。

社内に残す判断。 何を・どこに・誰が・いつまでの決定（法令と規程に沿って、専門家との連携）、媒体の規約の確認、代行との契約の形と責任の分担（専門家との連携）、本人からの照会への対応の決定、社内の権限の付与、消せない場所に置かない運用の社内への徹底。

外注の効きどころ。 個人情報の扱いは、「要るものだけ持ち、一つの場所に置き、権限を絞り、期間で消す」運用で、社内では「気づかないうちに散らばる」工程です。担当者が棚卸しと一本化と削除の実務を担い、自分の手元に複製を持たない形で動けば、扱いは軽くなり、終了時も権限の停止で済みます。担当者は複数の会社で扱いの事故を見ているので、「ここに残る」「これは渡さなくてよい」を持ち込めます。ただし、四つの項目の決定と法令の確認は、社内と専門家でしか行えません。

外注しても動かない場合。 社内が四つの項目を決めない、媒体の規約と法令を確認しない、メールやチャットで経歴をやり取りする、契約に返却と削除を入れない、照会の窓口を決めない。社内の判断で、代行を替えても直りません。

スカウトで得た個人情報は、要るものだけを、一つの場所に、権限を絞って、期間で消す、と決めておけば、散らばらず、終了時にも残りません。決める内容は法令と規約に沿って専門家に確認し、外注は棚卸しと一本化と削除の実務を担う手段です。

エラベルの見解

担当する側から見ると、個人情報の相談で最も多いのは、「メールとチャットに、候補者の経歴が貼られている」ことです。「この人どうですか」と経歴の全文をチャットに貼り、責任者が「いいね」と返す。便利ですが、チャットの履歴は消せず、参加者全員に残ります。契約が終わっても、担当者を外しても、履歴は残ります。

経歴を貼らず、媒体の画面へのリンクか、権限付きの場所のリンクを貼る。「この人どうですか」のやり取りは同じで、残るものが変わります。運用の変更は、それだけです。

発注側にできるのは、社内のチャットとメールに候補者の経歴を貼らない、を今日から決めることです。

まとめ

• 決まらないのは媒体の中の情報だと思う・何を持っているか把握していない・誰が見られるか無い・いつ消すか無い・代行との取り決めが無い・規約を見ていない・法令を確認していない・照会に備えていない構造
• 区分は識別と送信の記録・経歴と現職・連絡先と本人の特定・やり取りと評価の四つ。持ち出す必要が低いものは持ち出さない
• 決めるのは何を・どこに・誰が・いつまでを区分ごとに。線は法令と規程に沿って専門家に
• 媒体の外に出すのはID・最小限の表示名・経歴の要約・面談以降の連絡先・連絡不要の意思。全文と写真とやり取りの全文は出さない。媒体の規約を確認
• 代行とは渡す情報・置く場所・権限・代行の側の管理・秘密保持・再委託・終了時・事故・法令上の位置づけを契約で。置く場所は自社の管理下
• 消すのは期間・選考の終了・契約の終了・本人の求めで、記録を残し、消せない場所に置かない
• 照会は窓口を一つに。文面と手順を用意し、代行は窓口に回す
• 外注できるのは棚卸し・列の設計・一本化・複製を作らない運用・権限の実務・削除の補助・記録・終了時の実施・照会の運用・引き継ぎ。社内に残るのは四つの決定・規約と法令・契約の形・照会の対応・権限の付与・徹底

よくある質問

媒体に登録している候補者の情報なら、自由に使ってよいのではないですか

媒体の中で見ることと、媒体の外に持ち出して自社が保管することは別です。媒体の規約で、持ち出しの範囲や目的に定めがある場合があります。また、自社が保管した時点で、自社が持つ個人情報として法令の対象になります。媒体の規約は公式の案内で、法令上の扱いは専門家に確認してください。運用としては、「出さなくてよいものは出さない」が最も安全です。

代行との契約で、個人情報の扱いはどう書けばよいですか

渡す情報の範囲、置く場所、権限、秘密保持、再委託の可否、契約終了時の返却と削除と確認の方法、事故のときの報告、を項目として入れます。加えて、自社と代行の間で、個人情報の扱いにおける役割と責任がどうなるか（契約の形）は法令に関わるので、契約の文言は専門家に確認してください。この記事の表は、確認のときに項目として使えます。

候補者から「自分の情報を消してほしい」と言われました

窓口（人事の一人）が受け、決めておいた手順で対応します。何を消し、何を残すか（「今後連絡しないでほしい」の意思は、再送を防ぐために残す場合があります）、期限はどうするか、代行の手元にある分はどうするか。対応の要否と範囲は法令によるので、手順を作る段階で専門家に確認しておきます。対応したら、消した記録を残し、本人に短く伝えます。