AMBIの運用代行とは｜任せられる範囲と自社で持つべき判断

AMBIの運用代行を考えるとき、「スカウトの送信を任せる」とだけ考えると、仕事の半分を見落とします。AMBIでは、企業がスカウトを送る仕事のほかに、求職者が求人に「興味あり」を押したときに、合格可能性を三段階で返す仕事があるからです。送る仕事は外に出しやすく、返す仕事の中の判断は社内に残したほうがよい、というのが基本の線引きです。この記事では、AMBIの運用を工程に分け、どこまでを代行に任せられるか、社内の体制ごとにどう分担するかを整理します。

AMBIの運用は「送る」と「返す」の二つに分かれる

AMBIは「若手ハイキャリアのスカウト転職」をうたうサービスで、トップページでは年収500万円以上の案件が多数あると案内されています。求職者は職務経歴書を匿名で公開し、参画している企業やヘッドハンター（紹介会社）からのアプローチを受けます。ここまでは、ほかのスカウト媒体と似た仕組みです。

違いは、求職者の側から動く経路がはっきりしていることです。ヘルプによると、求職者が求人に「★興味あり」を押すと、企業やヘッドハンターがその人の履歴書を見て、合格可能性を大・中・小の三段階で返信します。マークは◎・◯・△で、◎はエントリーを歓迎する返信、◯は職務経歴書の更新を求める返信、△はほかに向いている求人があるという返信だと説明されています。返信前は「判定中」の状態になり、基本的には1週間以内に返信が来ると案内されています。

つまり企業側には、こちらから候補者を探して送る仕事と、候補者から来た「興味あり」に判定を返す仕事の二つがあります。運用代行を考えるときは、この二つを分けて、それぞれどこまで任せるかを決めます。

工程ごとに、外に出せるかを決める

二つの仕事を工程に分けると、外に出しやすいところと、社内に残したほうがよいところが見えてきます。下の表は、AMBIの運用の主な工程を並べ、代行に出すときの扱いを整理したものです。

表のうち「条件付き」にした二つが、社内に判断を残すかどうかの分かれ目です。プラチナスカウトは、ヘルプでは企業やヘッドハンターが職務経歴書を見て強く会ってみたいと思ったときに送るもので、登録したスキルのどこに注目したかが求職者に分かると説明されています。誰に「強く会いたい」と伝えるかは採用の判断そのものなので、代行会社には候補を挙げてもらい、最終判断を社内で行う形が無理のない分担です。

◎を付ける判断は社内に残す

合格可能性のマーク付けは、作業に見えて、実際には選考の入口の判断です。ヘルプでは、合格可能性は企業の場合「企業がどれくらい会いたいか」の度合いを表すと説明されています。◎はエントリーを歓迎する返信なので、◎を付けることは、その人を選考に迎え入れる意思表示に近い意味を持ちます。

一方で、◎でも選考の結果として不合格になることは起こりうる、とヘルプには書かれています。それでも、◎を付けたのに書類で落とす件数が多いと、求職者から見れば「歓迎すると言われたのに断られた」という経験になります。マークを付ける人と、書類選考をする人の基準がずれると、この食い違いが増えます。

そのため、◎・◯・△の基準は社内で文書にし、代行会社には「◯と△の下書きまで」「◎は候補として挙げるまで」と任せ方を分けるやり方がよく使われます。1週間以内の返信という目安があるので、社内の判断が滞ると判定中のまま期限が近づきます。社内で◎を確定させる担当と、確認の頻度を先に決めておくことが、任せ方と同じくらい大切です。

エラベルの見解

外に出してよいのは、◯と△の判定の下書きと、◎の候補を挙げるところまでです。◎の確定まで渡すと、選考の入口を他人が決めることになり、書類選考との基準のずれが表に出てきます。担当する側から見ると、この媒体の判定は、要件の文書が具体的かどうかで難易度が大きく変わります。「マネジメント経験」とだけ書かれた要件では、何人を何年見ていれば満たすのかを担当者が推測するしかありません。代行に出す前に、◎を付ける条件を三つ程度の具体的な文にしておくと、担当者が替わっても判定がぶれにくくなります。

社内の体制で、任せ方の型を選ぶ

どこまで任せるかは、社内に採用の担当者が何人いて、どれだけ時間を割けるかで変わります。体制ごとによく見る型を三つ挙げます。

一つ目は、社内に採用の専任がいない場合です。経営者や現場の責任者が採用を兼ねていることが多く、毎日の「興味あり」の確認が続きません。この場合は、確認と一次の読み込み、◯と△の下書き、日程調整までを代行に出し、社内は◎の確定と面接だけを持つ型が合います。社内の判断が週に一度しかできないなら、1週間以内の返信に間に合うよう、判断の曜日を決めておきます。

二つ目は、専任が一人いる場合です。専任が返す仕事を持ち、送る仕事を代行に出す型がよく使われます。返す仕事は社内の基準に近いところで判断が続くので、専任が持つと判定のぶれが少なくなります。送る仕事は量が多く、時間を取られやすいので外に出す効果が大きいところです。

三つ目は、ヘッドハンターと並行して使う場合です。AMBIにはヘッドハンターも参画しており、求職者から見ると、同じ求人に企業本人とヘッドハンターの両方から連絡が来ることがありえます。紹介会社にも求人を出している場合は、どの経路で誰に連絡したかを突き合わせておかないと、同じ候補者への連絡が重なります。代行会社には、紹介会社経由の候補者の一覧と突き合わせる作業まで任せておくと安全です。

契約に入れておく項目

任せ方の型が決まったら、契約や業務の取り決めに落とします。AMBIの運用で特に入れておきたいのは、次の項目です。

• 「興味あり」の確認の頻度と、判定を返すまでの期限
• ◎・◯・△それぞれについて、代行が確定できるか、下書きまでか
• プラチナスカウトの対象を誰が決めるか
• 紹介会社経由の候補者との突き合わせの方法
• 月次の報告で出す数字（判定までの日数、マークごとの件数、エントリーから面接に進んだ数）

報告の数字に送信数だけを置くと、返す仕事の質が見えなくなります。判定までの日数と、◎を付けた人がその後どこまで進んだかを並べると、マーク付けの基準が実際の選考と合っているかを確かめられます。契約条項の書き方はAMBIのスカウト代行で詳しく扱っています。

エラベルの見解

相談で多い思い込みは、スカウト媒体の代行は「送る量」で評価すればよい、というものです。AMBIでは、求職者から来る「興味あり」に返す仕事が別にあるので、送る量だけを見ていると、返す仕事が後回しになっていても気づけません。担当者によって差が出るのもこの部分で、送信の作業を優先する担当者と、判定中の件数を毎日ゼロに近づける担当者では、同じ契約でも求職者の体験が変わります。エラベルでは担当者を選んで直接契約していただく形なので、どちらの仕事を中心に引き受けるかを担当者と事前に決められます。エラベルへのお支払いは採用が1名決まったときの10万円（税別）だけで、担当者への業務委託費は別途です。

まとめ

• AMBIの運用は、スカウトを送る仕事と、「興味あり」に合格可能性を返す仕事の二つに分かれる
• 送信先の選定、文面、確認、日程調整は外に出しやすく、プラチナスカウトの対象と◎の確定は社内に残す
• ◎・◯・△の基準を具体的な文にし、1週間以内の返信に間に合う判断の曜日と担当を決める
• 体制ごとに、専任なし・専任一人・紹介会社と並行の三つの型から任せ方を選ぶ
• 報告には送信数だけでなく、判定までの日数とマークごとのその後を入れる

よくある質問

Q. AMBIの「興味あり」への返信はいつまでにすればよいですか

ヘルプでは、求職者向けに基本的には1週間以内に返信が来ると案内されています。社内の判断が週に一度しかできない場合は、その曜日に間に合うよう、代行会社に下書きを用意してもらう段取りにしておくと遅れにくくなります。

Q. 合格可能性のマーク付けを代行に任せても問題ありませんか

◯と△の下書きは任せやすい作業ですが、◎はエントリーを歓迎する返信なので、選考の入口の判断に近い意味を持ちます。◎の確定は社内に残し、代行会社には候補として挙げてもらう形にすると、書類選考との基準のずれが起きにくくなります。

Q. ヘッドハンターと同じ候補者に連絡してしまうことはありますか

AMBIにはヘッドハンターも参画しているので、紹介会社にも同じ求人を出していると、連絡が重なることがありえます。紹介会社経由の候補者の一覧と、AMBIで連絡した候補者を突き合わせる作業を、運用の手順に入れておくと防げます。