スカウトの送信の進め方｜自社でやる場合の手順

スカウトを自社で送ろうとして、媒体の検索で「営業経験」と入れて出てきた人に、同じ文面を上から順に送ると、返信はほとんど来ません。来ても、返信を見るのが数日後で、返す頃には他社に決まっています。「スカウトは返信が来ない」と結論づける前に、送り方を見ます。スカウトの送信で最初にやるべきは検索することではなく、「誰に送るか」の基準を具体にすることです。結論を先に書くと、進め方は、送る相手の基準を具体にする→検索条件を作って保存する→経歴を読んで選び、触れる一点を見つける→型に一点を差し込む→送る時間と数を決めて送る→返信を当日中に返す→送信と返信の記録を付ける→週に一度、層と文面を見直す、の八つの手順で、順番を守ると、送信数は減っても返信と面談が増えます。代行に出す場合の切り分けはスカウトの送信は代行に出せるかに、返信ゼロが続くときの疑う順番は返信ゼロが続くときに疑う順番に書いていますので、ここでは自社で進める手順に絞ります。

手順の全体

手順の要点は、一と二が「最初に一度作る」で、三から七が「送るたびに回す」、八が「見直す」であることです。一を飛ばして二から始めると、検索で出た人に数だけ送ることになります。

手順一：送る相手の基準を具体にする

要件から、「この経歴の人に送る」「この条件の人には送らない」を具体にします。

「送らない条件」を決めるのが要点です。送らない条件が無いと、検索で出た人全員が対象になり、選ぶ工程が無くなります。

止まりやすいのは、現場が「いい人なら誰でも」と言うときです。この場合は、「いまいる人で、続いている人の経歴はどうか」を聞きます。続いている人の経歴が基準になります。

手順二：検索条件を作って保存する

基準を、媒体の検索条件に翻訳して、保存します。「既存顧客の対応三年以上」は、媒体によって「職種：営業（既存）」「経験年数：三年以上」のように項目が違うので、媒体ごとに条件を作ります。

保存する理由は、担当者が変わっても同じ条件で検索できるようにするためと、新着の候補者を毎週同じ条件で拾うためです。検索条件の保存は検索条件の保存と使い回しに書いています。

止まりやすいのは、条件を絞りすぎて検索結果がほとんど出ないときです。この場合は、「送らない条件」以外を一つずつ外して、結果が数十件になるところで止めます。結果が数百件出るなら、絞りが足りず、選ぶ工程で時間が掛かります。

手順三：経歴を読んで選び、触れる一点を見つける

検索で出た人の経歴を、一人ずつ読みます。読むのは、「基準に合うか」と「文面で触れる一点があるか」の二つです。

一点は、「〇〇業界の顧客を五年担当されていた」「前任者から引き継いで対応されていた」「小さな会社で一人で対応されていた」のように、経歴の中の具体です。一点が見つからない人には送りません。送っても、一斉送信と読まれて返信が来ません。

止まりやすいのは、一人ずつ読むのに時間が掛かり、数が送れないときです。この場合は、「一日に読むのは二十人、送るのは十人」のように数を決めます。数を減らしても、一点を差し込んだ十通のほうが、同じ文面の百通より返信が来ます。

エラベルの見解

相談で多いのは、「スカウトを月に数百通送っているが、返信が数件」というご相談です。送り方を聞くと、検索で出た人に上から順に同じ文面を送っていて、経歴は読んでおらず、「送らない条件」も無く、返信は週に一度まとめて見ていました。手順一で基準と送らない条件を決め、手順三で一人ずつ読んで一点を見つけて送るように変えたところ、送信数は月に数十通に減りましたが、返信は増え、面談も増えました。

見ていて差がつくのは、「経歴を読んでいるか」です。返信が来ないスカウトの多くは、文面が悪いのではなく、送る相手を選んでおらず、一点が無いため一斉送信と読まれています。エラベルでは、自社でスカウトを送っている会社に、まず手順三の「一人ずつ読んで一点を見つける」だけを試してもらっています。

手順四：型に一点を差し込む

文面の型に、手順三で見つけた一点を差し込みます。型は、「一点に触れる→なぜ採るか→日々の中身の割合→条件の数字→返信の手間を下げる一文」の順で、一点の部分だけを相手ごとに変えます。

「〇〇業界の顧客を五年担当されていた点を拝見して」の一文が冒頭にあるだけで、相手は「自分を見て送っている」と読みます。それ以外の部分は型のままで構いません。文面の型の作り方はスカウト文面の構造に書いています。

止まりやすいのは、全文を相手ごとに書き換えようとして時間切れになるときです。変えるのは一点だけで、他は型のまま、が原則です。

手順五：送る時間と数を決めて送る

「毎週火曜と木曜の午前に、十通ずつ」のように、曜日と時間と数を決めます。決めないと、手が空いたときに送ることになり、送らない週ができます。

送る時間帯は、相手が媒体を見る時間に合わせます。媒体によって傾向が違うので、記録を見て調整します。送信の時間帯はスカウトの送信時間帯に書いています。

媒体には送信の上限があり、料金と上限は変わります。送る前に、その時点の条件を媒体で確認します。

手順六：返信を当日中に返す

返信が来たら、当日中に返します。返す内容は、「返信のお礼→面談の候補日を三つ→面談の形（オンラインか対面か、誰が出るか、何分か）」の三つです。

止まりやすいのは、返信を見るのが数日に一度になるときです。手順五の送る時間とは別に、「毎朝九時に返信を確認する」を予定表に入れます。十分で済みます。返信後の対応の分担は返信が来たあとの対応分担に書いています。

手順七：送信と返信の記録を付ける

送るたびに、記録の表に一行足します。

記録の要点は、「層」と「触れた一点」と「文面の型」を書くことです。これで、「この層には返信が来る」「この一点に触れると返信が来る」「型Aと型Bのどちらが返信が来るか」が見えます。また、同じ人に短い期間に二度送ることを防げます。同じ候補者への送信の頻度は同じ候補者に何回送ってよいかに書いています。

候補者の氏名と経歴を記録に残すので、個人情報の扱いの決まりに沿います。保存の期間と共有の範囲は、専門家にご確認ください。

手順八：週に一度、層と文面を見直す

週に一度、記録の表を見て、次を判断します。

一つ目は、層ごとの返信率です。「既存対応五年・中小」には返信が来るが、「既存対応三年・大手」には来ないなら、後者への送信を減らして前者に寄せます。

二つ目は、文面の型ごとの返信率です。型Aと型Bを並行して送っていれば、返信率で比べて、来るほうに寄せます。

三つ目は、返信は来るが面談に進まない場合です。返信後の対応が遅いか、面談の日程が遠いか、返信の内容で条件が合わないと分かったか。原因で直す場所が変わります。

止まりやすいのは、「送信数が少なくて比べられない」ときです。数週間分をまとめて見ます。数十通あれば傾向は見えます。

外の人に頼む場合の境目

八つの手順を自社でやるとき、止まりやすいのは手順三と六です。一人ずつ経歴を読む時間が取れない。返信を当日中に返せない。この場合は、手順二から七の「回す」部分を外の人に頼む選択があります。外の人は、基準に沿って経歴を読んで選び、一点を差し込んで送り、返信を当日中に返し、記録を付けます。

手順一の「基準の最終決定」と、条件の数字と、返信後の面談と、個人情報の扱いの決まりは、外に出せません。切り分けの詳細はスカウトの送信は代行に出せるかに書いています。

エラベルの見解

担当する側から見ると、スカウトの送信で最も効くのは、手順三の「一人ずつ読んで一点を見つける」と手順六の「返信を当日中に返す」の二つです。前者で返信率が変わり、後者で返信が面談につながります。送信数を増やすのは、この二つが回ってからで、回る前に増やすと、媒体の上限と費用を消費するだけです。

エラベルでは、自社でスカウトを送りたい会社には、手順一の「基準と送らない条件」と手順三の「一点を見つける」だけを先に試してもらい、回すところで止まったときに担当者が入る形をお勧めしています。媒体の上限と料金はその時点で確認し、個人情報の扱いは専門家にご確認いただくようお伝えしています。

まとめ

• スカウトの送信は検索から始めない。「誰に送るか」の基準と「送らない条件」を具体にすることから始める
• 手順は基準を具体に→検索条件を作って保存→経歴を読んで一点を見つける→型に一点を差し込む→時間と数を決めて送る→返信を当日中に→記録を付ける→週に一度見直すの八つ
• 一点が見つからない人には送らない。同じ文面の百通より、一点を差し込んだ十通
• 変えるのは一点だけ。他は型のまま
• 返信は当日中。「毎朝九時に確認」を予定表に入れる
• 記録は層・触れた一点・文面の型・返信・面談・内定・入社。層と型ごとの返信率で見直す
• 止まりやすいのは手順三と六。回す部分だけ外の人に頼む選択がある。基準の決定・条件・面談・個人情報の決まりは外に出せない
• 媒体の上限と料金は変わる。送る前にその時点で確認する

よくある質問

一人ずつ経歴を読んでいたら、月に数十通しか送れません

数十通で構いません。一点を差し込んだ数十通は、同じ文面の数百通より返信が来ます。送信数ではなく返信数と面談数を見ます。それでも数が要るなら、手順一の基準を少し広げて検索結果を増やすか、手順三の「読む」だけを外の人に頼みます。基準を広げずに同じ文面で数を増やすのは、上限と費用を消費するだけです。

返信が来ても、条件が合わないと分かって断られます

返信の段階で条件が合わないと分かるなら、文面に条件の数字が無いか、曖昧です。給与の範囲、勤務地、在宅の可否を文面に書くと、合わない人は返信せず、合う人だけが返信します。返信数は減りますが、面談に進む率が上がります。「条件を書くと返信が減る」のは、合わない人の返信が減るだけです。

同じ人に、時期を空けてもう一度送ってもよいですか

送れますが、記録を見て、前回いつ、どの文面で送ったかを確認してから送ります。前回と同じ文面をそのまま送ると、「一斉送信」と読まれます。前回から相手の経歴が変わっていれば、その点に触れます。変わっていなければ、自社側の変化（新しい事業、条件の見直し）を一点にします。頻度の考え方は同じ候補者に何回送ってよいかに書いています。