とりあえず募集を出しているだけになっている｜「出している」と「採っている」を分けて、止めるか動かすかを決める

求人を出している。半年前か、一年前か、いつからかは覚えていない。応募が来れば見るが、返信は遅れがち。来なくても、求人票を直してはいない。「募集はしている」と社内では言えるが、採用は動いていない。結論を先に書くと、「募集を出している」と「採用が動いている」は、別のことです。とりあえず募集は、候補者にも社内にも「本気ではない」と伝わり、応募も来ず、来ても対応できず、費用と信用を消費します。止まっている求人を見分けて、「止める」か「動かす」かを決めます。動かすなら、担当・返信・求人票の三つを直します。どちらも決められないなら、それが問題です。求人原稿が古い場合は求人原稿を何年も更新していないに、媒体が多すぎる場合は媒体を増やしすぎて管理できないにまとめています。

とりあえず募集で起きていること

とりあえず募集を出している会社では、次のことが起きています。

とりあえず募集は、「何もしていない」より悪いことがあります。費用が出て、信用が減り、本気の求人まで巻き込むからです。

止まっている求人の見分け方

出している求人のうち、止まっているものを見分けます。

兆候が三つ以上あれば、止まっています。全部の求人を、この表で見ます。

見分けると、「出している求人が十本、動いているのは二本」のような状態が見えます。見えれば、判断できます。

止めるか動かすかの判断

止まっている求人は、「止める」か「動かす」かを決めます。「とりあえず出しておく」は選択肢に入れません。

止める判断。 現場が「いれば」程度で、採れなくても困らず、期限も無い。止めます。掲載を取り下げ、媒体の費用を止め、溜まっている応募には丁寧にお断りの連絡をします。「将来また募集する」なら、求人票の型だけ残します。

動かす判断。 採れないと困ることが具体的にあり、期限がある。動かします。担当を付け、返信を当日に、求人票を直します（次の章）。

保留にしない。 「止めるか動かすか、来月決める」は、来月も決まりません。いま決めます。決められないなら、責任者に上げます。

止める求人の応募者への対応。 溜まっている応募には、「募集を終了しました」と、遅れたことを詫びる連絡をします。放置は、信用の問題と、個人情報の扱いの問題です。個人情報は、社内の規程と法令に沿って扱います。

止める求人の媒体の費用。 契約の期限と解約の条件を確認し、止めます。自動更新の有無を見ます。

動かす求人の数を、絞る。 動かす求人が五本あっても、一人の担当が動かせるのは二〜三本です。優先順位を付け、上から動かします。

判断の基準は、「採れないと困るか」と「期限があるか」の二つで足ります。

動かすなら最初に直す三つ

動かすと決めた求人で、最初に直す三つです。

担当を一人付ける。 「この求人の担当は〇〇」。応募の確認、返信、日程調整、進み具合の報告。担当がいなければ、動きません。人事か、採用代行の担当者か、兼務者なら固定の時間を決めます。

応募への返信を、当日にする。 応募が来たら、当日に受付の返信。書類の判断は三日以内。「来たら見る」から「来た日に返す」に変えます。自動の受付返信も併用します。

求人票を、いまの実態に直す。 役割（何を決める役割か、誰と働くか）、条件（制度の現在の内容）、組織（現在の人数と配属）、選考の流れと速さ。直し方は求人原稿を何年も更新していないに書いています。

三つが揃えば、「とりあえず」ではなく「動いている」求人になります。更新日が新しくなり、返信が速くなり、候補者から「本気の会社」に見えます。

三つの後に、媒体の見直し、経路の追加、面接の体制、と続きます。ただし、三つが無いまま媒体や経路を足しても、応募は放置されます。

エラベルの見解

相談で最も多い失敗は、「十本の求人を出したまま、『採れない』と相談に来て、話を聞くと、担当がいる求人はゼロ、最後の応募への返信は二週間後、求人票は一年前のまま」というものです。十本を全部動かそうとせず、まず「採れないと困る」二本に絞り、担当を付け、返信を当日にし、求人票を直したら、二本は動き始めました。残りの八本は、止めました。止めた八本の媒体の費用が、動かす二本の費用に回りました。

見ていて差がつくのは、担当者が「止める提案」をできるかどうかです。「全部の求人を動かしましょう」と言う担当者と、「十本のうち、採れないと困るのは二本です。八本は止めて、二本に集中しましょう」と、記録と現場の認識を根拠に絞る担当者がいます。後者は、動かす求人を本当に動かします。

発注側にできるのは、「出している求人を全部見てほしい」ではなく、「止める求人と動かす求人を分けてほしい」と依頼することです。

責任者に決めてもらうこと

とりあえず募集は、担当者だけでは解決できません。責任者に決めてもらうことがあります。

止める求人の決定。 「この求人は止める」は、現場の責任者と採用の責任者の判断です。担当者は、止める候補と根拠（応募の記録、現場の認識、費用）を出します。

動かす求人の優先順位。 動かす求人が複数あるとき、「まずこれから」を責任者が決めます。全部を同時には動かせません。

採用の担当の確保。 動かす求人に担当を付けるには、その人の時間が要ります。兼務者なら固定の時間、人事なら他の業務の調整。責任者の判断です。

媒体の費用の見直し。 止める求人の媒体の費用を止め、動かす求人に回す。契約の解約と新規は、責任者の判断です。

「募集はしている」を言い訳にしない合意。 「人が足りない」に対して、「募集はしている」で終わらせず、「採れているか」を問う。責任者が、この姿勢を持ちます。

期限の設定。 動かす求人に、「いつまでに」を責任者が置きます。期限が無い求人は、また「とりあえず」に戻ります。

責任者に持っていく材料は、「出している求人の一覧」「止まっている兆候」「止める候補と動かす候補」「動かすのに要る担当と費用」の四つです。

募集の棚卸しの型

とりあえず募集に戻らないよう、棚卸しを型にします。

型があれば、「いつの間にか十本出ていた」は起きにくくなります。新しく出すときの条件（担当・期限・理由）が、とりあえず募集を防ぎます。

外注する場合の範囲

とりあえず募集の問題を、採用代行に出す場合の範囲です。

出せる工程。 出している求人の一覧の作成、止まっている兆候の確認、止める候補と動かす候補の整理（根拠付き）、責任者向けの判断の材料、止める求人の手順（取り下げ、応募者への連絡文、費用の停止の確認）、動かす求人の担当（応募の確認、当日の返信、日程調整）、求人票の直し、期限の管理、月次の一覧の更新と報告、新しく出すときの条件の確認。

社内に残す判断。 止める・動かすの決定、優先順位、担当の確保、費用の見直し、期限の設定、新しく出すかどうかの決定。

外注の効きどころ。 とりあえず募集は、「担当がいない」ことが根本にあります。担当者が動かす求人の担当を担えば、返信が当日になり、求人票が直り、動き始めます。止める求人の整理と応募者への連絡も、担当者が行えます。一覧と月次の更新は、担当者の定例の仕事になります。

外注しても動かない場合。 責任者が止める判断をしない、全部の求人を「一応出しておいて」と言い続ける、期限を置かない。社内の判断で、代行を替えても直りません。

とりあえず募集は、判断の問題です。外注は、判断の材料を揃え、動かす求人を動かす手段です。

エラベルの見解

担当する側から見ると、とりあえず募集の相談で最も多いのは、「止める判断への抵抗」です。「止めたら、本当に人が必要になったときに困る」「出しておけば、いつか良い人が来るかもしれない」。ただ、止まっている求人に良い人は来ません。来ても、返信が遅くて逃します。

止めることは、諦めることではありません。「いま動かす求人に集中する」ことです。止めた求人は、必要になったときに、型から出し直せます。出し直すとき、担当と期限と理由が揃っていれば、今度は動きます。

発注側にできるのは、「止める」を「集中する」と読み替えることです。

まとめ

• とりあえず募集は返信が遅い・来なくても変えない・求人票が古い・費用だけ出る・本気ではないと見える・言い訳になる・本気の求人まで巻き込む・個人情報の放置
• 止まっている兆候は担当に即答できない・返信が三日超・更新が三か月超・応募ゼロか面接に進まない・現場が「いれば」・困る理由が無い・期限が無い・費用を見ていない。三つ以上で判断
• 判断は採れないと困るか・期限があるかの二つ。止めるなら取り下げと費用の停止と応募者への連絡、動かすなら三つを直す。保留にしない。動かす数は絞る
• 動かすなら担当を一人・返信を当日・求人票をいまの実態に。三つが無いまま媒体を足さない
• 責任者には止める決定・優先順位・担当の確保・費用の見直し・言い訳にしない合意・期限を決めてもらう。材料は一覧・兆候・候補・要る担当と費用
• 棚卸しの型は一覧・月次と三か月ごと・兆候の確認・新しく出す条件（担当・期限・理由）・止める手順・動かす手順・月次の報告
• 外注できるのは一覧・兆候・候補の整理・材料・止める手順・動かす担当・求人票・期限の管理・月次の更新。社内に残るのは決定・優先順位・担当の確保・費用・期限・出すかどうか

よくある質問

求人を止めると、本当に必要になったときに困りませんか

止まっている求人に、良い人は来ません。来ても、返信が遅くて逃します。「出しておけばいつか」は、起きにくいです。止めた求人は、求人票の型を残しておけば、必要になったときに出し直せます。出し直すときに、担当・期限・採れないと困る理由の三つを揃えれば、今度は動く求人になります。止めることは、諦めることではなく、いま動かす求人に集中することです。

全部の求人を動かすには、担当が足りません

全部を動かそうとしないことです。採れないと困り、期限がある求人に絞ります。一人の担当が動かせるのは、二〜三本です。残りは止めるか、期限を後ろに置いて、順番に動かします。担当が足りないなら、採用代行の担当者に動かす求人の担当を出す形もあります。「全部を薄く」より、「絞って動かす」ほうが、採れます。

応募が溜まったまま、返信していない人がいます

いまから、全員に連絡します。募集を続ける求人なら、遅れたことを詫びて、現在の状況（選考を進めるか、終了か）を伝えます。止める求人なら、「募集を終了しました」と、遅れたことを詫びます。放置は、信用の問題と、個人情報の扱いの問題です。履歴書などの個人情報は、社内の規程と法令に沿って扱い、不要になったものは規程に沿って処理します。扱いは専門家に確認します。