求人原稿を何年も更新していない｜「直す時間が無い」のではなく、直す型と担当と頻度が無い

媒体に出している求人原稿は、数年前に前任者が書いたもの。業務の中身も、条件も、組織も、当時と変わっている。直したいが、時間が無く、そのまま更新を押している。応募は年々減り、来ても「原稿と話が違う」と面接で言われる。結論を先に書くと、求人原稿が古いのは、「直す時間が無い」からではなく、「直す型と、直す担当と、直す頻度」が決まっていないからです。型があれば、一本を直すのに数時間で済みます。まず、いま動いている求人から優先順位を付けて直し、次に、更新が止まらない体制を作ります。採用サイトの効果が無い場合は採用サイトを作ったのに効果がないに、写真や素材が無い場合は使える写真・素材がないにまとめています。

古い原稿で起きていること

求人原稿が古いまま掲載されていると、次のことが起きます。

古い原稿は、応募を減らすだけでなく、合わない人を呼び、合う人を遠ざけます。

更新の優先順位の付け方

全部を一度に直すのは無理です。優先順位を付けます。

いま募集中で、応募が来ていない求人。 最優先。原稿が古いことが、応募が来ない原因である可能性が高い。

いま募集中で、実態とのずれで辞退が出ている求人。 面接で「話が違う」が出ている求人。原稿を直せば、ずれた応募が減り、面接の時間の無駄が減る。

いま募集中で、条件が変わった求人。 条件が良くなったのに反映されていない求人は、機会の損失。悪くなったのに反映されていない求人は、面接での不信。

近く募集する予定の求人。 募集の前に直しておけば、出した瞬間から新しい原稿。

募集していないが、媒体に残っている求人。 掲載を止めるか、直して残すか。止めるなら、止める。放置しない。

募集していない職種の原稿の型。 次に募集するときのために、型だけ整えておく。急がない。

優先順位を付ければ、「全部直さないと」の重さが消え、一本ずつ進められます。

原稿を直す手順

一本の原稿を直す手順です。型があれば、数時間で済みます。

いまの原稿を、現場の責任者と一緒に読む。 「ここは今も同じか」「ここは変わったか」を、一行ずつ。現場の責任者は、原稿を読んだことが無いことが多く、読めば「ここは違う」がすぐ出ます。三十分。

役割を、いまの言葉で書き直す。 「何を決める役割か」「誰と働くか」「どこまで担うか」。業務の箇条書きではなく、役割の記述に。現場の責任者の言葉を、そのまま使います。

「この会社で働く理由」を足す。 古い原稿には、業務と条件しか無いことが多い。「なぜこの役割が要るのか」「この役割で何が得られるか」を、現場の責任者と話して書きます。

条件を、制度の現在の内容に合わせる。 年収の幅、働き方、休日、手当。制度の担当（労務）に確認し、規程のとおりに正確に書きます。

組織の情報を、現在に合わせる。 チームの人数、配属先、一緒に働く人。数字は自社の記録から。

要件を、「必須」と「あれば良い」に分ける。 古い原稿は、要件が全部必須に見えることが多い。分ければ、応募の入口が広がります。

選考の流れと速さを書く。 「書類の判断は三日以内、面接は二回、内定まで三週間」。古い原稿には無いことが多い項目です。

現場の責任者に、最終の確認をしてもらう。 「これで、いまの実態と合っているか」。合っていれば、公開。

直した日を記録します。次の更新のときに、「いつ、何を直したか」が分かります。

直す型の作り方

一本を直したら、その手順を型にします。次からは、型に沿って直します。

型があれば、原稿を直すのは「型に沿って埋める作業」になり、誰がやっても同じ質になります。前任者が辞めても、型が残れば続けられます。

型の作り方は、採用のやり方が分かる人が社内にいないに書いた「六種類の書面」の一つです。

エラベルの見解

相談で最も多い失敗は、「求人原稿が古いと分かっていたが、直す時間が無く、二年間そのまま更新を押し続けた」というものです。二年の間に、条件は二回変わり、組織は変わり、役割も変わっていました。原稿を見て応募した人が面接で「話が違う」と離れ、面接の時間だけが消えていました。一本を直すのに、現場の責任者と三十分読み合わせて、二時間で書き直せました。「時間が無い」のではなく、「何をどう直せばよいかが分からない」ので着手できなかった、というのが実態でした。

見ていて差がつくのは、担当者が「現場の責任者と一緒に原稿を読む」かどうかです。原稿を机上で直す担当者と、現場の責任者に三十分もらって一行ずつ「ここは今も同じですか」と確認する担当者がいます。後者の原稿は、実態と合い、現場の言葉が入ります。

発注側にできるのは、担当者に「現場の責任者の三十分」を渡すことです。それが無いと、担当者は古い原稿を言い換えるだけになります。

更新を続ける体制

一度直しても、また古くなります。続ける体制です。

担当を決める。 求人原稿の更新の担当者を一人。人事か、採用代行の担当者。

頻度を決める。 募集の開始時、条件や組織の変更時、三か月ごとの定期。カレンダーに入れます。

変更の連絡が来る形にする。 条件が変わったら労務から、組織が変わったら現場から、原稿の担当者に連絡が来る形。連絡が無ければ、担当者は変更を知りません。

三か月ごとに、現場の責任者と読み合わせる。 募集中の求人について、三十分。「変わったところはあるか」。

最終更新日を、意識する。 媒体に表示される更新日が三か月以上前なら、直す。候補者は更新日を見ています。

直した記録を残す。 「いつ、何を、誰と」。次の担当者が、履歴を辿れます。

更新の状況を、月次の報告に入れる。 責任者への月次の報告に、「原稿の更新の状況」を一行。放置されにくくなります。

体制は、担当と頻度と連絡の形の三つで足ります。難しい仕組みは要りません。

媒体ごとの反映

複数の媒体に出している場合、直した原稿を全媒体に反映します。

原本を一つ持つ。 媒体ごとに別々に書かず、原本を一つ持ち、媒体の形式に合わせて調整します。原本を直したら、全媒体に反映します。

媒体ごとの形式の違いを、記録しておく。 文字数の上限、項目の構成、写真の扱い。媒体ごとの調整の仕方を型にしておけば、反映が速くなります。仕様は各媒体の公式の案内で確認します。

反映した日を、媒体ごとに記録する。 「原本を直した日」と「各媒体に反映した日」がずれていると、媒体ごとに内容が違う状態になります。

紹介会社に渡している求人票も、同じ日に直す。 媒体だけ直して、紹介会社に渡した求人票が古いままだと、紹介会社の推薦がずれます。

採用サイトの求人の一覧も、同じ日に直す。 サイトの求人が古いと、候補者が見比べて不信になります。

スカウトの文面も、原稿に合わせて直す。 スカウトで伝えている役割と条件が、原稿と違えば、返信した候補者が離れます。

反映の漏れは、媒体が増えるほど起きます。媒体が多すぎる場合は媒体を増やしすぎて管理できないに書いた棚卸しと合わせて進めます。

外注する場合の範囲

求人原稿の更新を、採用代行に出す場合の範囲です。

出せる工程。 原稿の棚卸しと優先順位の整理、現場の責任者との読み合わせの進行、役割と働く理由の聞き取りと書き直し、要件の分け方の案、条件と組織の確認の依頼（労務と現場への確認は担当者が取りまとめ）、原本の作成と媒体ごとの調整、全媒体・紹介会社・サイト・スカウト文面への反映、直した記録、型の作成、三か月ごとの定期の読み合わせの設定と進行、月次の報告への反映。

社内に残す判断。 役割と要件の決定、条件の決定、公開の承認、現場の責任者の三十分の確保。

外注の効きどころ。 原稿の更新は、「型に沿って埋める作業」と「現場と労務への確認」の手間の問題です。担当者が手順と反映を回し、社内の人は読み合わせの三十分と承認だけで済みます。担当者は複数の会社の原稿を見ているので、「候補者が読んで想像できる書き方」を持ち込めます。

外注しても動かない場合。 現場の責任者が読み合わせの三十分を出さない、条件の変更が担当者に伝わらない、承認が遅い。社内の判断で、代行を替えても直りません。

原稿の更新は、時間ではなく型の問題です。外注は、型を持ち込み、回す手段です。

エラベルの見解

担当する側から見ると、原稿が古い会社の相談で最も多いのは、「原稿を直す＝一から書き直す」と思っている」ことです。一から書き直すのは重いので、着手できません。実際は、現場の責任者と一行ずつ「ここは同じか、違うか」を確認し、違うところだけ直せば、大半は数時間で済みます。

もう一つ多いのは、「直す前に、まず良い原稿の例を見たい」という要望です。他社の原稿を真似ても、自社の実態にはなりません。良い例より、現場の責任者の言葉です。「この役割は何を決める役割ですか」と聞いて、返ってきた言葉を、そのまま原稿にします。

発注側にできるのは、担当者に「他社の例」ではなく「現場の責任者の三十分」を渡すことです。

まとめ

• 古い原稿は応募が減る・ずれた人が来る・条件が古い・組織が古い・媒体ごとに違う・更新日が古い・誰も読んでいない
• 優先順位は募集中で応募が無い・ずれで辞退が出ている・条件が変わった・近く募集する・募集していないが残っている・型だけ整えるの順
• 直す手順は現場と読み合わせ・役割をいまの言葉で・働く理由を足す・条件を規程のとおり・組織を現在に・要件を分ける・選考の流れを書く・現場の最終確認・直した日を記録
• 型は構成・各項目の書き方の例・確認する相手・確認の観点・頻度・記録・媒体ごとの調整
• 体制は担当・頻度・変更の連絡の形・三か月ごとの読み合わせ・更新日の意識・記録・月次の報告
• 反映は原本を一つ・媒体の形式を記録・反映日を記録・紹介会社とサイトとスカウト文面も同じ日に
• 外注できるのは棚卸し・読み合わせの進行・書き直し・確認の取りまとめ・反映・記録・型・定期の設定。社内に残るのは決定・承認・現場の三十分

よくある質問

原稿を直す時間が、本当にありません

一本を直すのに要るのは、現場の責任者との読み合わせ三十分と、書き直し二時間ほどです。「一から書き直す」のではなく、「いまの原稿を一行ずつ確認して、違うところだけ直す」形にすれば、重くありません。それでも時間が無いなら、書き直しの二時間を外部の担当者に出し、社内は読み合わせの三十分と承認だけにします。

直した原稿で、応募が増える保証はありますか

保証はありませんが、古い原稿は、応募を減らし、合わない人を呼び、合う人を遠ざけています。直せば、少なくとも「実態と違う」で離れる人と、面接での不信は減ります。応募が増えるかどうかは、媒体の選び方、返信の速さ、条件の水準も関わるので、原稿だけで決まりません。ただ、原稿が古いままでは、他を直しても効きにくいです。

媒体が多くて、全部に反映するのが大変です

原本を一つ持ち、媒体ごとの形式の調整の仕方を型にしておけば、反映は作業になります。それでも大変なら、媒体の数が多すぎます。過去半年で面接に進んだ人がいない媒体は、切る候補です。媒体を絞れば、反映の手間も減ります。棚卸しの手順は媒体を増やしすぎて管理できないに書いています。