重複送信を防ぐ仕組み｜「気をつける」では防げず、「一つの表」「送る前の照合」「送った当日の記録」「名義と媒体をまたぐ識別」の四つで止める

同じ候補者に、同じ会社から、二通のスカウトが届いた。片方は人事から、片方は代行の担当者から。あるいは、別の媒体から。あるいは、別の名義から。候補者から「同じ会社から二通来ています」と指摘されて気づき、「管理ができていない会社」と見られた。結論を先に書くと、重複送信は、「気をつける」では防げません。「送信の記録を一つの表に集める」「送る前に表と照合する」「送った当日に記録する」「名義と媒体をまたいで候補者を一意に識別する」の四つの仕組みで止めます。仕組みが一つでも欠けると、担当者が増えた時点、媒体が増えた時点、名義が増えた時点で必ずしも防げません。記録の表そのものは送信ログの残し方に、送ってはいけない相手の管理は送ってはいけない候補者の管理にまとめています。

重複が起きる構造

重複送信が起きるのは、次の構造で起きます。

構造の大半は、「記録が一つでない」ことと「送る前に見ない」ことです。この二つが揃えば、担当者・名義・媒体が増えても止まります。

重複の種類

重複には種類があり、それぞれ防ぎ方が少し違います。

種類の要点は、「別の役割で送る」と「時期をまたいで送る」は、意図してやるなら重複ではないことです。意図しているかどうかを、記録で区別します。「何通目か」と「意図した再送か」の列があれば、区別できます。時間を空けた再送の考え方は時間を空けて再送するときの書き方に書いています。

防ぐ四つの仕組み

重複を止める仕組みは、四つです。四つとも要ります。

四つの要点は、「一意の識別」です。他の三つが揃っていても、媒体AのIDと媒体BのIDが同じ人だと分からなければ、媒体をまたいだ重複は止まりません。媒体をまたいで完全に一意にするのは難しいので、媒体のIDに加えて、表示名、現職、経歴の特徴（職歴の年数や業種）で「同じ人の可能性」を拾う形にします。媒体ごとの識別の仕様は、公式の案内で確認してください。

送る前の照合の手順

「送る前の照合」を、手順にしたものです。

手順の要点は、「六」です。同じ週に、別の名義や担当者が同じ層に送る予定があるなら、送る前に一覧を交換します。複数の名義を使う運用では、名義ごとの対象の層を分けておくと、この照合が楽になります。名義の分け方は複数名義で送り分けるに書いています。

起きたときの対応

仕組みがあっても、起きることはあります。起きたときの対応です。

対応の要点は、「一人に統一する」ことです。二通送った後、両方の送り主が別々に対応すると、重複が続きます。誰が担当するかを決めて、その一人から、一度だけ謝ります。

エラベルの見解

相談で最も多い失敗は、「人事が自社の名義で、代行が責任者の名義で、それぞれ別の表で送っていて、同じ候補者に一週間で二通届き、候補者から『御社、連携できていますか』と返信が来た」というものです。二つの表はどちらも正しく書かれていましたが、突き合わせていませんでした。表を一つにし、送る前に照合する手順を入れ、名義ごとに対象の層を分けたら、重複は止まりました。仕組みは「気をつける」の代わりではなく、「気をつけなくても止まる」ためにあります。

見ていて差がつくのは、担当者が「送る前の照合」を面倒がらないかです。「検索して、良さそうな人に送る」を速さだと考える担当者と、「一覧を作って、表と突き合わせて、除いてから送る」を当たり前にする担当者がいます。後者は、送る通数は少し減りますが、重複と「連絡不要」の相手への送信がゼロになります。

発注側にできるのは、担当者に「送る前に、何と照合していますか」と聞くことです。答えが「表と、連絡不要の一覧と、今週の別の名義の予定」なら、仕組みは動いています。

代行との取り決め

重複を防ぐために、代行と決めておくことです。

取り決めの要点は、「社内の送信」です。代行に任せている一方で、責任者が「知り合いに近い人だから」と自分で送り、表に書かない。これが重複の原因になることが多い。社内の人が送る場合も、同じ表、同じ照合です。

外注する場合の範囲

重複防止の仕組みを、スカウト代行に出す場合の範囲です。

出せる工程。 一つの表の設計と既存の記録の統合、一意の識別の設計（媒体のIDと補助の項目）、送る前の照合の手順の作成と実施、当日の記録、名義ごとの対象の層の分担案、媒体をまたぐ照合、社内の送信を表に取り込む運用、起きたときの候補者への連絡の下書き、月次の重複の件数の報告。

社内に残す判断。 表の所在（自社の管理下）、社内の人が送る場合も同じ表と照合に従うことの徹底、名義の分担の承認、起きたときに誰が謝るかの決定、送ってはいけない相手の一覧の提供。

外注の効きどころ。 重複防止は、「一つの表を保ち、送る前に照合し、当日に書く」運用で、社内では「気をつける」で済ませて、担当者や名義や媒体が増えた時点で崩れる工程です。担当者が表と照合の手順を持ち込み、当日に書き、名義と媒体をまたいで見れば、重複は仕組みで止まります。担当者は複数の会社で重複の事故を見ているので、「ここが抜けると起きる」を最初から塞げます。ただし、社内の人が表に書かずに送る分は、社内でしか止められません。

外注しても動かない場合。 社内の人が表に書かずに送る、表を代行と社内で分けたままにする、送る前の照合を「遅い」と省かせる、起きたときに謝る担当を決めない。社内の判断で、代行を替えても直りません。

重複送信は、一つの表、送る前の照合、当日の記録、一意の識別の四つが揃えば、担当者・名義・媒体が増えても止まります。外注は、表と照合の手順と当日の記録を担う手段です。

エラベルの見解

担当する側から見ると、重複の相談で最も多いのは、「代行の側は仕組みがあるのに、社内の人が表の外で送っている」ことです。責任者が、媒体で見つけた候補者に自分で送る。人事が、紹介された人に直接送る。どちらも表に無いので、担当者は気づけず、翌週に同じ人へ送ります。候補者から見れば、どちらが送ったかは関係なく、「同じ会社から二通」です。

社内の人が送ること自体は問題ありません。表に書き、送る前に表を見る。それだけです。「自分で送るときも、表に書いてください」を、社内で決めます。

発注側にできるのは、社内で送る人全員に、表の場所と「送る前に見る・送ったら書く」を伝えることです。

まとめ

• 起きるのは記録が複数の場所・送る前に照合しない・記録が遅れる・一意に識別できない・名義が複数・媒体が複数・担当者の切り替え・再送と重複の区別が無い構造
• 種類は同じ担当者が二回・別の担当者・別の名義・別の媒体・別の役割・時期をまたいで。意図した再送は記録で区別する
• 仕組みは一つの表・送る前の照合・当日の記録・一意の識別の四つ。四つとも要る
• 照合の手順は一覧→表と突き合わせ→返信の列→段階の列→送ってはいけない一覧→別の名義と担当者の予定→送って当日に書く
• 起きたら当日に・一人から・短く謝り・一人に統一。何度も起きるなら仕組みの問題
• 代行とは表の所在・照合・タイミング・名義と媒体の分担・社内の送信・起きたときの対応・報告を決める
• 外注できるのは表の設計と統合・識別・照合の手順と実施・当日の記録・分担案・媒体をまたぐ照合・社内の取り込み・連絡の下書き・報告。社内に残るのは所在・社内の徹底・分担の承認・謝る担当・一覧の提供

よくある質問

媒体側に重複送信を防ぐ機能はありませんか

媒体によっては、同じ候補者への再送に制限や表示がある場合があります。ただし、それはその媒体の中だけで、別の媒体や別の名義、社内の人の直接の連絡には効きません。媒体の機能は補助として使い、自社の表と照合を本体にします。媒体ごとの機能や制限は、公式の案内で確認してください。

意図して二通目を送りたいのに、照合で除かれてしまいます

照合は「過去に送った人を機械的に除く」ではなく、「過去に送った人を見つけて、意図した再送かを判断する」ものです。表に「何通目か」と「意図した再送か」の列を持ち、二通目として送る人は「二通目」と記録して送ります。除くのは、意図していない重複と、断りや「連絡不要」の返信があった人です。二通目の書き方は2通目の文面をどう変えるかに書いています。

責任者が自分で送りたがり、表に書いてくれません

責任者が送ること自体は、名義の効果があるので良いことです。問題は表に無いことです。「送る前に担当者に一覧を渡し、担当者が照合して表に書き、責任者は送るだけ」の形にすると、責任者の手間は増えず、表には残ります。責任者が「送りたい人」を担当者に伝える、担当者が照合して返す、責任者が送る、担当者が書く。この分担で、重複は止まります。名義の人が返信と面談に関わる形は複数名義で送り分けるに書いています。