自社の元社員・在籍者に当たったとき｜「気まずいから無視」ではなく、在籍者は送らず人事に伝え、元社員は「戻ってきてほしい人」なら別の文面で、「そうでない人」なら送らない、と先に決めておく

スカウトの候補者を検索していたら、自社に今いる人が出てきた。あるいは、数年前に辞めた人が、別の会社の名前で出てきた。担当者は、送ってよいのか、見なかったことにするのか、人事に言うべきなのか迷い、止まっている。人事も、聞かれてどう答えるか決めていない。結論を先に書くと、在籍者と元社員は分けて、先に決めておきます。在籍者には送らず、人事に「在籍者が媒体で活動している」ことを伝えるかどうかは、社内で方針を決めておきます。元社員は、「戻ってきてほしい人」なら通常のスカウトとは別の文面で、本人の辞め方と関係に合わせて送り、「そうでない人」なら送りません。担当者が個別に判断する形にせず、当たったら人事に上げて、人事が方針に沿って判断します。送ってはいけない相手の一覧は送ってはいけない候補者の管理に、元社員に戻ってきてもらう設計は退職者を再雇用につなげたいにまとめています。

当たったときに迷う構造

在籍者や元社員に当たったとき、対応が止まるのは、次の構造で起きます。

構造の大半は、「先に決めていない」ことです。決めておけば、当たったときの動きは機械的になります。

在籍者と元社員の分け方

同じ「自社の人」でも、在籍者と元社員は扱いが違います。

分け方の要点は、「元社員を三つに分ける」ことです。「戻ってきてほしい人」の基準を人事が持ち、「そうでない人」は一覧に入れ、迷う人は決める人に上げます。基準が無いと、担当者が当たるたびに人事に聞き、人事がそのたびに悩みます。

在籍者に当たったときの対応

在籍者が媒体で活動しているのを見つけたときの対応です。スカウトは送りません。問題は、その事実を誰に伝えるかです。

対応の要点は、「担当者に判断させない」ことです。担当者は、送らないことと、取り決めに沿って伝えることまでで、それ以上に関わりません。人事は、在籍者の転職の活動をどう扱うかを、社内の方針として、法令に沿って決めておきます。この扱いは労務に関わるので、個別の判断は専門家に確認してください。

元社員に当たったときの対応

元社員が出てきたときの対応です。「戻ってきてほしい人」かどうかで分かれます。

対応の要点は、「送り主が本人を知っている人」であることです。元社員へのスカウトを、担当者や人事の名義で初対面の文面で送るのは、機会を失うだけでなく、「自分を覚えていない会社」と見られます。当時の上司の名前で、当時を知る文面で送ります。退職者へのスカウトの文面と送り方は退職者へのスカウトに書いています。

元社員向けの文面の考え方

元社員に送る文面は、通常のスカウトの型を使いません。要点だけ示します。

文面の要点は、「変わった点」です。辞めた理由が会社の側にあった場合、その点が変わっていなければ、戻る理由がありません。変わっていないのに送ると、「何も変わっていないのに、なぜ」と見られます。変わった点が無いなら、送らない判断も要ります。戻る形と受け入れの設計は退職者を再雇用につなげたいに書いています。

エラベルの見解

相談で最も多い失敗は、「代行の担当者が、三年前に辞めた元社員に、通常の文面で『〇〇のご経験を拝見し、ぜひ』と送ってしまい、本人から『私は御社にいました。覚えていないのですか』と返信が来た」というものです。担当者には元社員の名簿が渡されておらず、媒体の職歴に自社の名前があったのに、照合の手順が無かったので気づきませんでした。名簿を渡し、職歴に自社の名前があれば送らずに人事に上げる手順を入れ、「戻ってきてほしい人」には当時の上司の名前で別の文面を送る形にしたら、元社員の一人が戻りました。同じ「元社員に当たる」が、失態にも機会にもなります。

見ていて差がつくのは、担当者が「候補者の職歴」を見ているかです。経歴の要約だけを見て送る担当者と、職歴の会社名を一つずつ見て、自社の名前や取引先の名前を拾う担当者がいます。後者は、元社員にも取引先にも、送る前に気づきます。

発注側にできるのは、元社員の名簿（少なくとも直近数年分の氏名と在籍の期間）を担当者に渡し、「職歴に自社の名前があれば、送らずに上げる」を手順にすることです。名簿は個人情報なので、渡す範囲と扱いは社内の方針と法令に沿い、個別の判断は専門家に確認してください。

社内の取り決め

在籍者・元社員に当たったときのために、先に決めておくことです。

取り決めの要点は、「上げる窓口」です。担当者が迷わず上げられる先が一人決まっていれば、当たったときの動きは止まりません。窓口が無いと、担当者は「面倒だから見なかったことに」を選びます。

外注する場合の範囲

在籍者・元社員への対応を、スカウト代行に出す場合の範囲です。

出せる工程。 候補者の職歴での自社の名前の照合、名簿との照合、当たったときの人事への報告（取り決めに沿って）、元社員向けの文面の型の下書き（送り主に合わせて）、送り主への依頼と日程の調整の補助、送ってはいけない一覧への「在籍者」「元社員（送らない）」の追加、当たった件数と送った件数の記録、年次の振り返りの資料。

社内に残す判断。 名簿を渡す範囲と扱い（個人情報の方針）、在籍者の活動の扱いの方針（労務の観点、専門家との連携）、「戻ってきてほしい人」の基準と個別の判断、送り主（当時の上司など）の協力の取り付け、送らない人の決定、保留の人の判断。

外注の効きどころ。 この対応は、「職歴を見て気づき、送らずに上げ、方針に沿って動く」運用で、社内では「当たってから考えて止まる」か「担当者が気づかず送る」になりやすい工程です。担当者が職歴の照合を手順に持ち、上げる窓口が決まっていれば、失態は止まり、元社員の機会は拾えます。担当者は複数の会社で元社員への対応を見ているので、「当時の上司の名前で、変わった点を一つ、会話を提案」の型を持ち込めます。ただし、誰が戻ってきてほしい人かと、誰が送るかは、社内でしか決められません。

外注しても動かない場合。 名簿を渡さず、照合もさせない。上げる窓口を決めない。在籍者の活動の扱いを決めず、担当者に判断させる。「戻ってきてほしい人」の基準が無く、当たるたびに保留になる。当時の上司が送ることに協力しない。社内の判断で、代行を替えても直りません。

在籍者・元社員に当たったときは、先に分けて決めておけば、担当者は迷わず、失態は止まり、機会は拾えます。外注は、職歴の照合と上げる動きと文面の型を担う手段です。

エラベルの見解

担当する側から見ると、この相談で最も多いのは、「元社員が出てきたとき、人事が『気まずいので、そっとしておいてください』で終わる」ことです。辞めた人に声をかけるのが気まずい、という気持ちは分かります。ただ、元社員は、会社の仕事も文化も知っていて、一から説明が要らない候補者です。「戻ってきてほしい人」が出てきたのに、気まずさで機会を逃すのは、採用の側の損です。

気まずさを減らすのは、送り主と文面です。人事の名義で通常の文面を送るから気まずい。当時の上司が、「久しぶりです。お見かけしてご連絡しました。近況を聞かせてもらえませんか」と送れば、気まずさはほとんどありません。

発注側にできるのは、「戻ってきてほしい元社員が出てきたら、当時の上司に送ってもらう」を、上司に先に頼んでおくことです。

まとめ

• 迷うのは先に決めていない・在籍者と元社員を分けない・名簿が無い・伝える先が無い・基準が無い・通常の文面を送る・気まずさで無視構造
• 分け方は在籍者（送らない）・元社員で戻ってきてほしい人（別の文面）・そうでない人（送らない）・判断が要る人（保留）・辞退者（別の扱い）
• 在籍者は送らない・取り決めに沿って伝える・担当者に判断させない・本人を問い詰めない・一覧に入れる・労務は専門家に
• 元社員は通常の文面を送らない・人事に上げる・基準で分ける・送るなら本人を知っている人から・送らないなら一覧に・保留は期限を決める
• 文面は知っている人の名前・見つけた事実を正直に・辞めたことを責めない・変わった点・今に合う役割・会話の提案・強い断りやすさ・短く。変わった点が無いなら送らない
• 取り決めは名簿の範囲・上げる窓口・在籍者の活動の扱い・基準・送り主・送らない一覧・期限・記録
• 外注できるのは職歴の照合・名簿との照合・報告・文面の下書き・依頼と調整・一覧への追加・記録・振り返り。社内に残るのは名簿の方針・在籍者の扱い・基準と判断・送り主の協力・送らない決定・保留の判断

よくある質問

在籍者が転職活動をしていると分かりました。本人に聞いてよいですか

スカウトの運用の範囲を超える、労務の問題です。媒体での活動を理由に本人を問い詰めることは、扱いを誤ると別の問題になります。まず、人事が「在籍者の活動を把握したとき、誰に伝え、何をするか」を社内の方針として持ち、その方針は法令に沿って専門家に確認してください。担当者には、送らないことと、取り決めに沿って人事に伝えることだけを求め、それ以上を判断させません。

元社員に送るのは、媒体の規約上、問題ありませんか

媒体によって、自社の元社員や在籍者の情報の扱いに定めがある場合があります。送る前に、媒体ごとの規約を公式の案内で確認してください。規約上は送れる場合でも、本人との関係と辞め方によっては送らない判断があるので、規約の確認と社内の判断は別に行います。

「戻ってきてほしい人」の基準は、どう作ればよいですか

四つの軸で作ります。辞め方（円満か、揉めたか）、在籍時の評価（当時の上司の評価）、関係の続き方（辞めた後に接点があるか）、今の役割との適合（今の経歴が、今の役割に合うか）。四つとも良ければ送る、一つでも悪ければ保留か送らない、が出発点です。基準は人事が持ち、迷う人は当時の上司か経営に上げます。戻る形と受け入れの設計、辞め方の段階からの関係の続け方は退職者を再雇用につなげたいに書いています。