面談設定率をどう上げるか｜「返信が来た人が面談に至る率」を、「返答の速さ」「日程の出し方」「面談の位置づけ」「面談の相手」「止まった人への追客」の五つに分解し、落ちている箇所だけ直す

スカウトに返信は来る。「話を聞いてみたい」と書いてある。しかし、そこから面談の日程が決まらない。返答したまま止まる。日程の候補を出しても返事が無い。決まりかけて、消える。返信率は悪くないのに、面談の数が増えない。結論を先に書くと、面談設定率（返信が来た人が面談に至る率）は、「返答の速さ」「日程の出し方」「面談の位置づけ」「面談の相手」「止まった人への追客」の五つに分解して、落ちている箇所だけを直します。五つのどこで止まっているかは、返信から面談までの記録を段階で分ければ見えます。全部を一度に直す必要はなく、落ちている一箇所を直すだけで、設定率は動きます。日程の出し方は日程の提示のしかたに、止まった人への追客は追客（フォローアップ）の設計にまとめています。

設定率が上がらない構造

返信は来るのに面談が決まらないのは、次の構造で起きます。

構造の大半は、「返信から面談までの段階を分けていない」ことです。分ければ、落ちている箇所が見え、直す箇所が決まります。

設定率の定義と分解

面談設定率を定義し、段階に分解します。

分解の要点は、「返信から実施までの各段階の人数と日数を記録する」ことです。返信が百人で面談が二十人なら、八十人がどこで止まったかを、段階で見ます。返答の前で止まっているのか、日程の提示の後で止まっているのか、確定の後で消えたのか。落ちている段階が、直す箇所です。

五つの箇所と直し方

落ちている箇所ごとの、直し方です。

直し方の要点は、「落ちている箇所だけ直す」ことです。返答は速いのに日程の出し方で止まっているなら、返答の型を直しても変わりません。段階の記録で落ちている箇所を見つけてから、その箇所の直し方を使います。

落ちている箇所の見つけ方

段階の記録から、落ちている箇所を見つける手順です。

見つけ方の要点は、「三」の返事の内容を見ることです。日程を出した後の候補者の返事は、止まった理由をそのまま言っています。「考えます」は位置づけ、「誰と」は相手、無反応は追客。返事の内容を記録に残せば、直す箇所が読めます。

エラベルの見解

相談で最も多い失敗は、「面談設定率が低いので、日程の候補を増やし、予約リンクも入れたが変わらず、記録を見たら、返信から返答まで平均四日かかっていて、返答の前で半分が止まっていた」というものです。日程の出し方は問題無く、返答の速さが問題でした。返信の確認を毎営業日にし、返答の型を作り、承認を省いて翌営業日に返答する形にしたら、日程の出し方を変えずに設定率が上がりました。落ちている箇所を見ずに直すと、直した箇所が効きません。

見ていて差がつくのは、担当者が「日程を出した後の候補者の返事」を記録しているかです。「返事なし」で一括りにする担当者と、「『考えます』が三件、『誰と話すのか』が二件、無反応が五件」と分けて記録する担当者がいます。後者は、翌月に直す箇所が決まっています。

発注側にできるのは、月に一度、「日程を出した後、候補者は何と返事していますか」と担当者に聞くことです。

返信の種類ごとの動き

返信は「話を聞きたい」だけではありません。種類ごとに、返答と面談への動きを分けます。

種類ごとの要点は、「質問」と「条件」の返信に、答えを返すことです。「面談でお話しします」だけの返答は、質問に答えていないので、候補者は止まります。答えられることは答え、そのうえで面談を提案します。返信への対応の全体は返信が来たあとの対応分担に書いています。

面談設定の運用

面談設定率を保つための、日々の運用です。

運用の要点は、「面談の枠を先に空ける」ことです。返答と同時に日程の候補を出すには、候補が手元に無いとできません。枠が無ければ、「別途ご連絡します」になり、そこで止まります。候補者ごとの段階の管理は候補者CRMの作り方に書いています。

外注する場合の範囲

面談設定率の改善を、スカウト代行に出す場合の範囲です。

出せる工程。 返信から面談までの段階の記録の整備、段階ごとの人数と日数の集計、落ちている箇所の特定、返信の種類ごとの返答の型の作成、毎営業日の返信の確認と返答（型に沿ったもの）、日程の候補の提示（枠が空いていれば返答と同時に）、候補者の返事の内容の記録、止まった人への追客の実施、週次と月次の確認と報告、直す箇所の提案と実施。

社内に残す判断。 面談の相手の決定と枠の確保（責任者などの協力）、面談の位置づけの決定（選考ではない場にするか）、条件を返答で出す範囲の決定、質問への答えの元になる事実の提供、返答の承認を省くことの決定、直す箇所の承認。

外注の効きどころ。 面談設定率は、「段階を記録し、落ちている箇所を見つけ、その箇所だけ直す」運用で、社内では「返信率と面談数だけ見て、日程の候補を増やす」になりやすい工程です。担当者が段階を記録し、返信の種類ごとに型で返答し、枠から日程を出し、止まった人を追えば、設定率は落ちている箇所から動きます。担当者は複数の会社の設定率を見ているので、「この返事の内容はこの箇所」「この役割は相手を変えると動く」を持ち込めます。ただし、面談の相手と枠と位置づけは、社内でしか決められません。

外注しても動かない場合。 面談の枠を空けない、面談の相手を人事だけにして変えない、質問や条件への答えを渡さない、返答のたびに承認を求める、落ちている箇所の提案を承認しない。社内の判断で、代行を替えても直りません。

面談設定率は、五つに分解し、段階の記録で落ちている箇所を見つけ、その箇所だけ直せば動きます。外注は、記録と特定と型での返答と日程の提示と追客を担う手段です。

エラベルの見解

担当する側から見ると、面談設定率の相談で最も多いのは、「面談の相手が人事だけで、候補者が面談の意味を感じていない」ことです。「話を聞きたい」と返信した候補者が聞きたいのは、役割の中身と、一緒に働く人のことです。人事との面談では、それが聞けないと候補者は思います。返答に「面談の相手は、この役割の責任者の〇〇です」と書くだけで、日程の返事が変わります。

責任者の枠を取るのは、社内の調整が要ります。ただ、週に一枠か二枠で足ります。その一枠が、設定率を最も動かします。

発注側にできるのは、役割の責任者に、「週に一枠、候補者との面談の枠を空けてください」を頼むことです。

まとめ

• 上がらないのは間を見ていない・返答が遅い・ご都合はで聞く・位置づけが重い・相手がずれる・止まった人を追わない・返信の種類を分けない構造
• 分解は返信→返答→日程の提示→候補者の返事→確定→実施。段階ごとの人数と日数を記録
• 五つの箇所は返答の速さ・日程の出し方・面談の位置づけ・面談の相手・追客。落ちている箇所だけ直す
• 見つけ方は返答までの日数・提示していない数・提示後の返事の内容・確定後の未実施・種類ごとの設定率。返事の内容が理由を言っている
• 返信の種類は話を聞きたい・質問・条件・今は動けない・興味は無い・消極的。質問と条件には答えを返す
• 運用は毎営業日の確認・種類ごとの型・面談の枠・記録・追客の予定・週次・月次。枠を先に空ける
• 外注できるのは記録の整備・集計・特定・型・確認と返答・提示・返事の記録・追客・確認と報告・提案と実施。社内に残るのは相手と枠・位置づけ・条件の範囲・事実の提供・承認の省略・直す箇所の承認

よくある質問

面談設定率の目安はありますか

役割、層、媒体、面談の位置づけ、面談の相手で大きく変わるので、外の目安は当てはまりません。自社の前月と比べます。段階ごとに分けた記録があれば、「返答までの日数を短くしたら、返答の前で止まる人が減った」のように、直した箇所の効果として見えます。設定率の絶対値より、落ちている箇所が動いたかを見ます。指標の見方はスカウト運用で見るべき指標に書いています。

候補者から「まずはメールで質問したい」と言われ、面談に進みません

面談に進めなくて構いません。メールで質問に答え、答えの後に「詳しくは短い面談で」と一度だけ提案します。それでもメールを希望するなら、メールで進めます。メールでのやり取りが続けば、それは面談の代わりの接点で、応募に至ることもあります。「面談でないと話せない」と押すと、候補者は止まります。面談を飛ばす設計は面談なしで選考に進める設計に書いています。

日程が確定した後に、候補者から連絡が途絶えました

確定の後の消失は、面談設定率ではなく、ドタキャンの問題です。前日の確認、当日の連絡先、面談の相手からの一言、が無いと起きやすい。確定から面談までの間の接点を設計します。面談のドタキャンを減らすに書いています。