追客（フォローアップ）の設計｜「返信が無い人」と「返信の後に止まった人」を分け、それぞれに、いつ・誰が・何を送るかを決める

スカウトに返信が来て、やり取りが始まったのに、途中で止まる。面談をしたのに、その後の音沙汰が無い。「考えます」と言われたまま、連絡が無い。追いかけたいが、しつこくなるのが怖く、放置している。放置した候補者は、他社に決まる。結論を先に書くと、追客（フォローアップ）は、「返信が無い人」と「返信の後に止まった人」を分けて設計します。前者は再送の問題で、後者が追客の問題です。止まった段階（返信の後、日程の前、面談の後、応募の前、内定の後）ごとに、「いつ」「誰が」「何を」送るかを決め、回数と間隔と、やめる判断を先に決めておけば、しつこくならずに追えます。返信が無い人への再送は同じ候補者に何回送ってよいかに、面談の後の流れはスカウトのCTAは面談か応募かにまとめています。

追客が設計されていない構造

追客が設計されていないのは、次の構造で起きます。

構造の大半は、「段階ごとに、いつ・誰が・何を」が無いことです。設計すれば、追えます。

追客の対象の分け方

追客の対象を、止まった段階で分けます。「返信が無い人」は、追客ではなく再送の対象です。

分け方の要点は、「止まった段階で、送るものが違う」ことです。「日程の前」なら日程の候補を出し直し、「面談の後」なら面談の補足と応募の流れ、「内定の後」なら迷いを聞く。

段階ごとの追客の型

段階ごとに、「いつ」「誰が」「何を」を決めます。

型の要点は、「段階ごとに、回数は一〜二回、間隔は数日から一週間、送る人は段階に合った人」です。全段階を人事が追う形は、「事務的」に見えます。面談の後は面談の担当者から、内定の後は責任者から。

追客の文面

追客の文面の、書き方です。「その後いかがですか」だけにしません。

文面の要点は、「新しい材料」と「断りやすさ」です。「その後いかがですか」は、新しい材料が無く、相手に「返事を催促された」と受け取られます。「補足があります」なら、相手は「材料が増えた」と受け取ります。

エラベルの見解

相談で最も多い失敗は、「面談の後、応募の返事が無い候補者に、人事から一週間ごとに『その後いかがですか』を三回送り、返事が来ず、口コミに『催促された』と書かれた」というものです。誰が（人事）、何を（催促）、何回（三回）、が全部ずれていました。面談の担当者（役割の責任者）から、翌日に「感謝と補足と応募の流れ」、一週間後に「迷っている点があれば」の二回だけ、「ご縁が無くても、またご連絡を」を添えて、に変えたら、返事が来る率が上がり、断りの返事も丁寧に来るようになりました。追客は、催促ではなく、材料の追加でした。

見ていて差がつくのは、担当者が「段階ごとに、誰が送るか」を分けるかどうかです。「追客はこちらで一括で送ります」と人事や代行から全部送る担当者と、「面談の後は面談の担当者から、内定の後は責任者から送る形にします。文面は私が下書きします」と、段階に合った人から送る設計をする担当者がいます。後者の追客は、催促に見えません。

発注側にできるのは、面談の担当者と責任者に、「追客の一通を、自分の名前で送る」役割を渡すことです。

追客をやめる判断

追客は、やめる判断を先に決めます。決めないと、追い続けるか、途中で忘れます。

やめる判断の要点は、「回数を送り切ったらやめる」と「意思の表明に従う」です。「まだ返事が来ていないから」で追い続けることが、催促になります。

やめた候補者は、消えるのではなく、「三か月後に新しい理由があれば再送の対象」に戻ります。追客をやめることと、関係を切ることは、別です。

追客の記録と運用

追客を、記録して運用します。

運用の要点は、「候補者ごとに段階と追客の予定を持ち、毎朝確認する」ことです。「気づいたら送る」では、一週間後だったり忘れたりします。

追客の記録は、個人情報を含みます。規程と法令に沿って扱い、アクセスできる人を限定します。

外注する場合の範囲

追客の設計を、スカウト代行に出す場合の範囲です。

出せる工程。 追客の対象の分け方（再送と追客の区別、段階の定義）、段階ごとの型（いつ、誰が、何を）の作成、追客の文面の型（段階ごと）、やめる判断の基準、候補者の段階の記録の表と毎日の確認、担当者自身が送る段階の追客の実施（返信の後の日程、書類の停滞、選考の日程など）、面談の担当者や責任者が送る段階の下書きと依頼と確認、やめる判断の記録と再送の対象への戻し、効果の記録と週次の振り返り、三か月ごとの見直し。

社内に残す判断。 面談の担当者と責任者が追客を自分の名前で送ることの合意、内定の期限の扱い（延長の可否）、やめる判断の基準の承認、個人情報の扱いの方針（専門家との連携）。

外注の効きどころ。 追客は、「候補者ごとの段階を把握し、毎日確認し、段階に合った人から送る」運用が要り、社内では「気づいたら人事が催促」になりやすい工程です。担当者が段階を記録し、予定を管理し、自分で送る段階は送り、責任者が送る段階は下書きして依頼すれば、追客は催促にならず、止まった候補者が動きます。担当者は複数の会社の追客を見ているので、「この段階でこの材料を送ると動く」の型を持ち込めます。ただし、面談の後と内定の後は、社内の人の名前で送ることが要ります。

外注しても動かない場合。 面談の担当者や責任者が追客の一通を送らない、内定の期限を延ばさず催促だけする、意思の表明を無視して追い続けることを求める。社内の判断で、代行を替えても直りません。

追客は、段階ごとに、いつ・誰が・何を、とやめる判断を決めれば、しつこくならずに追えます。外注は、段階の記録と予定の管理と、自分で送る段階の実施を担う手段です。

エラベルの見解

担当する側から見ると、追客の相談で最も多いのは、「返信の後、日程の前で止まった候補者を、追っていない」ことです。「話を聞きたい」と返信が来た。日程の候補を送った。返事が無い。そこで、放置。最も惜しい段階です。候補者は「話を聞きたい」まで来ていて、日程の候補が合わなかったか、見落としたか、忙しかっただけかもしれません。

三日後に「まだ有効です。合わなければご都合を」と新しい候補を添えて一度、一週間後にもう一度。それだけで、この段階の候補者の一部は動きます。追客の中で、最も効く段階です。

発注側にできるのは、「返信の後、日程の前」で止まった候補者が、いま何人いるかを、担当者に聞くことです。

まとめ

• 設計されていないのは返信が無い人と止まった人を分けない・段階を見ない・タイミングが無い・誰が追うか無い・何を送るか無い・怖さで放置・やめる判断が無い・記録が無い構造
• 対象は返信が無い（再送）・返信の後日程の前・日程の後面談の前・面談の後応募の前・応募の後選考の途中・内定の後返事の前・今は動けない・考えますに分ける
• 型は段階ごとに、いつ（三日後・一週間後・翌日・前日・当日・期限の前）・誰が（担当者・面談の担当者・責任者・最初の送り主）・何を（新しい候補・感謝と補足と流れ・迷いを聞く・時期の確認・考える材料）。回数は一〜二回
• 文面は前回に触れ・新しい材料・迷いに触れ・次の一歩を軽く・断りやすさ・期限は事実として・段階に合った人の名前・短く・責めない。催促ではなく材料の追加
• やめるのは回数を送り切った・不要と言われた・他社に決まった・時期を言われた（待つ）・断りの返事・期限が過ぎた・関心が無い返事・記録で効果が無い。やめても三か月後に再送の対象に戻る
• 運用は段階の記録・予定・実施の記録・毎日の確認・送る人への依頼と確認・やめる記録・効果・週次・三か月ごと。気づいたら送るをやめる
• 外注できるのは分け方・型・文面・基準・表と確認・自分で送る段階の実施・下書きと依頼・やめる記録・効果と振り返り・見直し。社内に残るのは担当者と責任者が送る合意・期限の扱い・基準の承認・個人情報の方針

よくある質問

追客すると、しつこいと思われませんか

しつこく見えるのは、「回数が多い」「間隔が短い」「新しい材料が無い」「催促の言葉」「意思の表明を無視」のときです。段階ごとに一〜二回、数日から一週間の間隔で、前回に無かった材料（補足、新しい候補、一緒に働く人との接点）を添え、「ご興味が無ければ返信は不要」と断りやすさを付け、意思の表明があればやめる。この形なら、しつこいとは見えず、「丁寧に対応してくれる会社」と見えます。追わずに放置するほうが、候補者を失います。

面談の後、「考えます」と言われたまま連絡がありません

一週間後に、面談の担当者（役割の責任者など）から、「考える材料」を添えて一度送ります。「先日はありがとうございました。考える材料として、〇〇を補足します。一緒に働く△△と話す場も設けられます。迷っている点があれば、お聞かせください。ご縁が無くても、またご連絡させてください」。人事からの「その後いかがですか」は催促に見えます。一週間後の一回で返事が無ければ、追客はやめ、三か月後に新しい理由があれば再送の対象に戻します。

内定を出した後、返事が来ません

返事の期限の三日前に、責任者か面接官から「迷っている点があれば、お話しします。一緒に働く人と話す場も設けられます」と一度。期限の日に、「期限は本日ですが、延ばすことも相談できます」と一度。「決めてください」ではなく、「迷いを聞く」と「期限を相談できる」を伝えます。それでも返事が無ければ、期限の翌日に、内定を取り下げる旨を丁寧に伝えて終わります。内定後の辞退の構造は年収交渉で毎回折り合わないと候補者体験が悪いまま放置されているにも書いています。