タレントプールの育て方｜「溜める」ではなく「動かす」。誰を入れ、何を送り、いつ動かし、いつ出すかを決め、同意と記録の上で、半年ごとに接点を作る

今は採らないが、いずれ声をかけたい候補者がいる。スカウトに返信が来たが、時期が合わなかった人。面談まで進んだが、役割が合わずに見送った人。内定を出したが、辞退した人。「タレントプール」として溜めてはいる。ただ、溜めたまま、誰にも何も送っていない。半年後に見ると、連絡先も状況も古くなっている。結論を先に書くと、タレントプールは、「溜める」ものではなく「動かす」ものです。誰を入れるか、入れた人に何を送るか、いつ動かすか、いつ出すかを決め、候補者の同意と記録の上で、半年ごとに接点を作ります。接点の無いプールは、一年で連絡先の一覧に戻ります。過去の応募者の動かし方は過去の応募者を活かせていないに、候補者ごとの状態の管理は候補者CRMの作り方にまとめています。

プールが育たない構造

タレントプールが、溜めるだけで育たないのは、次の構造で起きます。

構造の大半は、「入れた後の動き」が設計されていないことです。動きを設計すれば、プールは候補者の一覧として使えます。

入れる人の四つの区分

プールに入れる人を、四つの区分で決めます。区分ごとに、送るものと動かすタイミングが違います。

区分の要点は、「要件と関係の無い人は入れない」ことです。接点があった全員を入れると、プールは動かせない大きさになります。入れるのは、「いずれ合う」と社内が判断した人だけです。また、「連絡不要」の意思を表明した人は、どの区分でも入れません。

育てるための接点の型

プールに入れた人に、何を送るかです。「役割が空きました」だけでは、接点になりません。

接点の要点は、「役割の案内以外の接点を持つ」ことです。役割の案内だけだと、「空いたときだけ連絡が来る会社」になります。半年に一度、会社の変化を短く送るだけで、候補者は「覚えられている」と受け取ります。全員に同じ内容を送る形で構いません。個別にするのは、役割の案内と、相手の状況の確認だけです。

動かすタイミング

プールの候補者を、いつ動かす（役割の案内を送る）かです。

タイミングの要点は、「役割が空いたときだけ動かさない」ことです。空いてから動かすと、プールは古く、相手は他社に決まっています。半年に一度の接点で「生きている」プールにしておき、空いたときにすぐ案内できる状態を保ちます。

エラベルの見解

相談で最も多い失敗は、「三年分の『いずれ声をかけたい人』の一覧が百人以上あったが、一度も連絡しておらず、役割が空いて一斉に送ったら、半数は連絡先が変わっているか反応が無く、残りの多くから『どなたでしたか』と返信が来た」というものです。溜めていただけで、育てていませんでした。一覧を四つの区分で見直して要件と関係の無い人を出し、残りに半年に一度、会社の変化を短く送る運用を入れたら、次に役割が空いたとき、案内への返信が来て、一人は面談から入社に至りました。プールは、接点の回数で育ちます。

見ていて差がつくのは、担当者が「プールの接点を、送信の予定に入れているか」です。役割が空いたときだけプールを開く担当者と、「半年に一度、プールの全員に会社の変化を送る日を、年の予定に入れています」と言う担当者がいます。後者のプールは、開いたときに生きています。

発注側にできるのは、半年に一度、「候補者に伝えられる会社の変化」を担当者に渡すことです。それがプールを育てる材料になります。

出す判断

プールから出す（動かす対象から外す）判断です。出さないと、プールは膨らみ、動かせなくなります。

出す判断の要点は、「反応の無い人を残さない」ことです。反応が無い人にも送り続けると、送信の数だけが増え、生きている人の割合が下がります。二回反応が無ければ、頻度を下げるか出す。プールは、生きている人だけの一覧にします。

同意と個人情報

プールは、候補者の情報を長く保管し、繰り返し連絡することです。同意と扱いを決めます。

同意の要点は、「入れるときに本人に確認し、記録する」ことです。同意の記録が無いプールは、送るたびに不安が残り、結局送れません。同意があれば、半年に一度の接点は、候補者にとっても「頼んだ連絡」になります。個人情報の扱いはスカウトで得た個人情報の扱いに書いています。

代行に持たせる場合の注意

プールを代行の担当者が管理する場合の注意です。

注意の要点は、「プールは自社の資産で、代行は動かす手」ということです。所在と同意の主体と名義を自社にしておけば、代行が替わってもプールは残ります。詳しくはタレントプールを代行に持たせるリスクに書いています。

外注する場合の範囲

タレントプールの構築と運用を、スカウト代行に出す場合の範囲です。

出せる工程。 四つの区分の基準の下書き、既存の一覧の区分での見直しと要件と関係の無い人の抽出、同意の確認の文面と記録の設計、接点の型の作成（会社の変化の共有、状況の確認、更新への反応、役割の案内）、半年ごとの接点の予定の管理と送信、相手の時期の管理と時期の前の確認、経歴の更新の確認、反応の記録と出す判断の材料の整理、役割が空いたときの案内、送信ログとCRMとの識別の統一。

社内に残す判断。 入れる人の決定（いずれ合うと判断するのは社内）、同意の取得（面談や辞退の場面は社内の人が接している）、会社の変化の提供、役割の案内の承認、出す判断の承認、所在と同意の主体と名義を自社にすること、保管の期間と個人情報の方針（法令は専門家に）、本人からの照会への対応。

外注の効きどころ。 タレントプールは、「区分で入れ、同意を記録し、半年ごとに接点を作り、時期と更新を見て動かし、反応の無い人を出す」運用で、社内では「溜めるだけ」になりやすい工程です。担当者が区分と接点の型を持ち、予定を管理し、時期と更新を見て動かせば、プールは生きた候補者の一覧になります。担当者は複数の会社のプールを見ているので、「この接点は反応が来る」「この頻度は多い」を持ち込めます。ただし、入れる判断と、同意の取得と、会社の変化は、社内からしか出ません。

外注しても動かない場合。 入れる人を決めない（全員を入れる）、同意を取らない、会社の変化を渡さない、プールを代行の手元に置く、出す判断を承認しない。社内の判断で、代行を替えても直りません。

タレントプールは、区分で入れ、同意の上で半年ごとに接点を作り、時期と更新で動かし、反応の無い人を出せば、役割が空いたときに生きた候補者の一覧になります。外注は、区分と接点の型と予定の管理と動かす実務を担う手段です。

エラベルの見解

担当する側から見ると、プールの相談で最も多いのは、「同意が記録されていない」ことです。面談で「またご連絡してもよいですか」と口頭で聞いた気がする。辞退の連絡に「今後もよろしくお願いします」と書いてあった気がする。どちらも記録に無く、半年後に送ってよいか分からず、送らない。プールは、同意の記録が無いだけで動かなくなります。

面談の最後に一言聞いて、CRMの履歴に「〇月〇日、今後の連絡に同意」と書く。それだけで、半年後に迷わず送れます。同意の形式として何が要るかは法令に関わるので、手順を作る段階で専門家に確認しておきます。

発注側にできるのは、面談の担当者に、「面談の最後に、今後の連絡の可否を一言聞いて、記録してください」を頼むことです。

まとめ

• 育たないのは溜めるが目的・誰を入れるか無い・何を送るか無い・いつ動かすか無い・出す判断が無い・同意が曖昧・代行の手元・送信ログと分かれている構造
• 入れるのは時期が合わなかった人・役割が合わなかった人・辞退した人・見送ったが関係を保ちたい人。要件と関係の無い人と連絡不要の人は入れない
• 接点は会社の変化（半年に一度）・役割の変化・状況の確認・一緒に働く人・更新への反応・役割の案内。案内以外の接点を持つ
• 動かすのは時期が来た・役割が空いた・半年〜一年・更新・大きな変化・半年の定期。空いたときだけ動かさない
• 出すのは連絡不要・二回反応が無い・連絡先が使えない・要件と関係が無くなった・期間・本人の求め。生きている人だけの一覧に
• 同意は入れるときに本人に確認し記録・無い人は入れない・保管する情報を絞る・自社の管理下・期間・規約・照会・法令は専門家に
• 代行には所在・同意の主体・名義・交代・終了時・他社との混同を契約で。プールは自社の資産
• 外注できるのは区分の下書き・見直し・同意の設計・接点の型・予定と送信・時期の管理・更新の確認・反応の記録・案内・識別の統一。社内に残るのは入れる決定・同意の取得・会社の変化・案内の承認・出す承認・所在と主体と名義・期間と個人情報・照会

よくある質問

プールに何人くらい入れておくのがよいですか

数より、「半年に一度の接点を、全員に送れる数」です。接点は全員に同じ内容でよいので、数が多くても送れますが、相手の時期の管理と更新の確認は一人ずつ見るので、担当者の稼働で上限が決まります。数十人から始め、反応の無い人を出しながら、生きている人の割合を保ちます。百人いて半分が反応しないプールより、三十人全員が生きているプールのほうが、役割が空いたときに役に立ちます。

辞退した人に、また連絡してよいものですか

辞退の理由と、辞退のときのやり取りによります。「他社に決まった」「時期が合わなかった」で、関係が保てる辞退なら、同意を確認したうえで入れます。辞退の連絡への返信で、「今後もご連絡してよろしいでしょうか」と一言添えて、答えを記録します。「合わないと感じた」など、会社への評価が理由の辞退は、無理に入れません。辞退の理由の記録と対応は内定辞退が続くときに見直す三点にも書いています。

会社の変化の共有は、メールマガジンのような一斉送信でよいですか

同意の範囲と、媒体の規約と、法令によります。プールの候補者への連絡が、一斉の配信として扱われる場合、配信に関する法令の定めが関わることがあるので、形式を決める前に専門家に確認してください。運用としては、一斉の配信でも、送り主が社内の人の名前で、内容が候補者に関係のある変化だけに絞られていれば、「頼んだ連絡」として受け取られます。全員に同じ内容でも、送り主と内容の絞り方で、受け取られ方は変わります。